Основными субъектами субд ms access являются. База данных субд access

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя. В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

1. Таблица. Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками).

2. Запрос. Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать.

4. Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие.

6. Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

31. Понятие SQL-запроса .

SQL (Structured Query Language – структурированный язык запросов) с 1986г. является стандартным языком реляционных баз данных. В частности, он используется в приложениях Access и Excel.

Запросы в MS Access сохраняются и реализуются с помощью языка SQL. Хотя большинство запросов можно создать графическими средствами (запросы по образцу), однако хранятся они в виде инструкций SQL. В ряде случаев (например в подчиненных запросах) можно использовать только язык SQL.

Запрос на языке SQL состоит из инструкций. Каждая инструкция может содержать несколько предложений.

32. Алгоритм. Основные алгоритмические конструкции

Алгоритм – это последовательность математических, логических или вместе взятых операций, отличающихся детерминированностью, массовостью, направленностью и приводящая к решению всех задач данного класса за конечное число шагов.

Различные определения алгоритма в явной или неявной форме содержат следующий ряд общих требований:

Дискретность - алгоритм должен представлять процесс решения задачи как последовательное выполнение некоторых простых шагов. При этом для выполнения каждого шага алгоритма требуется конечный отрезок времени, то есть преобразование исходных данных в результат осуществляется во времени дискретно.

Детерминированность (определённость). В каждый момент времени следующий шаг работы однозначно определяется состоянием системы. Таким образом, алгоритм выдаёт один и тот же результат (ответ) для одних и тех же исходных данных. В современной трактовке у разных реализаций одного и того же алгоритма должен быть изоморфный граф. С другой стороны, существуют вероятностные алгоритмы, в которых следующий шаг работы зависит от текущего состояния системы и генерируемого случайного числа. Однако при включении метода генерации случайных чисел в список «исходных данных» вероятностный алгоритм становится подвидом обычного.

Понятность - алгоритм должен включать только те команды, которые доступны исполнителю и входят в его систему команд.

Завершаемость (конечность) - при корректно заданных исходных данных алгоритм должен завершать работу и выдавать результат за конечное число шагов. С другой стороны, вероятностный алгоритм может и никогда не выдать результат, но вероятность этого равна 0.

Массовость (универсальность). Алгоритм должен быть применим к разным наборам исходных данных.

Результативность - завершение алгоритма определёнными результатами.

Алгоритм содержит ошибки, если приводит к получению неправильных результатов либо не даёт результатов вовсе.

Алгоритм не содержит ошибок, если он даёт правильные результаты для любых допустимых исходных данных.

Наиболее понятно структуру алгоритма можно представить с помощью блок-схемы, в которой используются геометрические фигуры (блоки), соединенные между собой стрелками, указывающими последовательность выполнения действий. Приняты определенные стандарты графических изображений блоков. Например, команду обработки информации помещают в блок, имеющий вид прямоугольника, проверку условий ― в ромб, команды ввода или вывода ― в параллелограмм, а овалом обозначают начало и конец алгоритма.

Структурной элементарной единицей алгоритма является простая команда, обозначающая один элементарный шаг переработки или отображения информации. Простая команда на языке схем изображается в виде функционального блока

33. Язык программирования Visual Basic for Application (VBA ). Разработка пользовательских функций средствами VBA .

Visual Basic for Applications, VBA - визуальная объектно-ориентированная система программирования, предназначенная для создания программ - объектов, встраиваемых в различные иные программные системы и интерфейсы, поддерживаюшие технологию связывания и внедрения объектов (OLE), объекты которой исполняются внутри офисных приложений Microsoft Office и программных продуктов других производителей, поддерживающих технологию OLE. Языковой основой VBA является классический язык BASIC.

Достоинствам языка можно отнести сравнительную лёгкость освоения, благодаря которой приложения могут создавать даже пользователи, не программирующие профессионально. К особенностям VBA можно отнести выполнение скрипта именно в среде офисных приложений.

Недостатком являются проблемы с обратной совместимостью разных версий. Эти проблемы в основном связаны только с тем, что код программы обращается к функциональным возможностям, появившимся в новой версии программного продукта, которые отсутствуют в старой. Также к недостаткам часто относят и слишком высокую открытость кода для случайного изменения, тем не менее, многие программные продукты (например, Microsoft Office и IBM Lotus Symphony) позволяют пользователю использовать шифрование исходного кода и установку пароля на его просмотр..

СУБД (система управления базами данных) является универсальным программным инструментом создания и обслуживания баз данных и приложений пользователя в самых разных предметных областях. СУБД обеспечивает создание, многоаспектный доступ к данным и использование одних и тех же данных различными задачами и приложениями пользователей.

СУБД поддерживаются различные модели данных. Модель данных - это метод (принцип) логической организации данных, используемый СУБД. Наиболее известными являются иерархическая, сетевая и реляционная модели. В СУБД для персональных компьютеров (настольных СУБД) поддерживается преимущественно реляционная модель, которую отличает простота и единообразие представления данных простейшими двумерными таблицами. Реляционная модель обеспечивает возможность использования в разных.

СУБД Access включают разнообразные и многочисленные относительно автономные инструментальные средства, ориентированные на создание объектов базы данных и приложений пользователя.

СУБД операций обработки данных, имеющих единую основу - алгебру отношений (реляционную алгебру), и универсального языка структурированных запросов - SQL (Structured Query Language).

Основной логической структурной единицей манипулирования данными является строка таблицы - запись. Структура записи определяется составом входящих в нее полей. Совокупность полей записи соответствует логически связанным реквизитам, характеризующим некоторую сущность предметной области. Типовыми функциями СУБД по манипулированию данными являются

1. выборка,

2. добавление,

3. удаление,

4. изменение данных.

Выборка данных - выборка записей из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц в соответствии с заданными условиями.

Добавление и удаление данных - добавление новых записей в таблицы и удаление существующих.

Изменение данных - изменение значений данных в полях существующих записей.

Данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц могут подвергаться обработке. К операциям обработки относятся, например, расчеты в пределах каждой записи, группировка записей в соответствии с заданным критерием группировки и обработка записей выделенных групп с помощью статистических функций, таких как суммирование, определение максимального, подсчет числа записей в группе и т. п.

СУБД Microsoft Access является системой управления реляционной базой данных, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или базы данных на SQL-сервере, а также для создания приложения пользователя, работающего с этими базами данных. База данных Access, создаваемая на локальном компьютере, хранит в файле не только все таблицы с данными, но и объекты приложения - формы, отчеты, а также программный код. Благодаря этому можно создать приложение, целиком хранящееся в одном accdb-файле, что существенно упрощает как создание, так и распространение приложений баз данных.

СУБД Access включают разнообразные и многочисленные относительно автономные инструментальные средства, ориентированные на создание объектов базы данных и приложений пользователя. Средства графического конструирования позволяют создавать объекты базы данных и объекты приложения с помощью многочисленных графических элементов, не прибегая к программированию. Разнообразные мастера в режиме ведения диалога с пользователем позволяют создавать объекты и выполнять разнообразные функции по реорганизации и преобразованию баз данных.

Среди многочисленных средств графического конструирования и диалоговых средств Access следует выделить средства для создания:

1. таблиц и схем баз данных, отображающих их связи;

2. запросов выборки, отбирающих и объединяющих данные нескольких таблиц в виртуальную таблицу, которая может использоваться во многих задачах приложения;

4. экранных форм, предназначенных для ввода, просмотра и обработки данных в диалоговом режиме;

5. отчетов, предназначенных для просмотра и вывода на печать данных из базы и результатов их обработки в удобном для пользователя виде.

Средства программирования СУБД включают язык структурированных запросов SQL, язык макрокоманд и язык объектно-ориентированного программирования для приложений Microsoft Visual Basic for Applications (VBA).

VBA является частью семейства Microsoft Visual Basic, которое входит в состав Visual Studio. VBA является базовым компонентом Microsoft Office: он интегрирован в Access, Excel, FrontPage, Outlook, PowerPoint и Word. Все эти приложения, в том числе и локализованные на русском языке, используют англоязычный вариант VBA (включая справочную систему). VBA входит во все варианты поставок Microsoft Office.

VBA представляет собой базовую платформу программирования не только в среде Microsoft Office, но и многих других приложений. VBA содержит средства доступа не только к базам данных Access, но и к базам данных клиент-серверной архитектуры, таким как Microsoft SQL Server, Oracle и др.

Access 2010 входит в состав Microsoft Office 2010 (в наборы приложений выпусков Профессиональный, Профессиональный Плюс и Корпоративный). Для работы Access 2010 рекомендуется использовать компьютер с частотой процессора не ниже 500 МГц и RAM не менее 256 Мб. Компьютер должен работать под управлением одной из операционных систем:

1. Windows ХР с пакетом обновления 3 (SP3) (32-разрядная);

2. Windows Vista с пакетом обновления 1;

4. для ряда дополнительных возможностей по совместной работе требуется Windows Server 2003 R2 с установленным MSXML 6.0 с выполняемыми службами Microsoft Windows SharePoint Services или Windows Server 2008 (32- или 64-разрядная).

Для сбора данных с использованием электронной почты требуется Microsoft Outlook. Более насыщенные функциональными возможностями новые системы семейства Windows в сочетании с пакетом Office 2010 дают пользователю возможность наиболее эффективно применять компьютер, но их установка не является обязательным условием для работы с пакетом Office 2010.

При переходе с Microsoft Office 2007 на версию 2010 оборудование обновлять не нужно, хотя может потребоваться выполнить обновление операционной системы. Практический минимум, предъявляемый Access 2010 к персональному компьютеру (процессор с частотой 233 МГц и 128 Мб оперативной памяти), возрастает при одновременном выполнении нескольких приложений Office 2010, так как для каждого приложения требуются дополнительные ресурсы.

При стандартной установке Access 2010 профессиональных выпусков требуется примерно 2 Гб свободного дискового пространства. Часть места на диске будет освобождена после установки при удалении с него исходного загрузочного пакета. В процессе установки на диске необходимо иметь дополнительное пространство примерно такого же объема.

Рекомендуется монитор с разрешением не менее 1024 768 или с более высоким разрешением с поддержкой 256 цветов. При установке приложений Office 2010 на локальном компьютере требуется дисковод CD-ROM или DVD-дисков.

Преимущества СУБД Microsorf Access:

Простой и понятный интерфейс. Приступить к работе с данной СУБД можно, не имея никаких особых навыков. Кроме того, на помощь новичку приходят многочисленные справочные пособия, онлайн- и офлайн-курсы.

СУБД MS Access общеизвестна и очень популярна в настольных ПК. Это значит, что вы всегда можете обратиться за помощью к знакомому, уже давно использующему данную СУБД, за советом, а также вместе работать с одной базой данных по сети.

Практически безграничные возможности экспорта данных: данные из таблиц щелчком одной клавиши мыши можно перенести в Excel, Word, экспортировать в XML, опубликовать в PDF, не говоря уже о том, чтобы без проблем перенести выбранные объекты в другую базу данных.

Невысокая цена. Если покупать MS Access в составе полного пакета Microsoft Office, то, по сравнению с другими платными СУБД, цена окажется очень заманчивой.

Широкий выбор конструкторов для построения форм, отчетов и запросов, с помощью которых можно отфильтровать данные и вывести их в удобном виде.

Широкие возможности импорта данных: если у вас есть табличные данные, созданные при помощи текстового процессора MS Word или табличного процессора MS Excel, вы с помощью мастера без труда перенесете их в свою базу. Импорт, кроме того, можно выполнить из простого текстового документа, из документа XML, а также из файлов баз данных, созданных в других СУБД (таких как dBASE, PARADOX).

Возможность создания пароля на своей базе данных.

Встроенный язык VBA высокого уровня.

Возможность записи макросов. Редактор SQL.

Для программистов можно выделить еще один значительный плюс: ядро Access JET 4 встроено в операционные системы Microsoft, начиная с Windows-98. Это значит, что разработанное приложение, использующее в работе базу данных, созданную в Access, можно без проблем переносить на любой компьютер с ОС Windows. Оно будет работать, не требуя установки самой СУБД. В крайнем случае потребуется лишь установка RUNTIME - версии, которую можно абсолютно бесплатно скачать с сайта Microsoft.

Как видим, достоинства СУБД MS Access налицо. Но все плюсы могут перекрыться вполне существенными минусами.

Недостатки СУБД Microsoft Access:

MS Access относится к файл-серверным СУБД. Это означает, что вся обработка данных происходит непосредственно на компьютере клиента, пользователя. Серверная часть лишь извлекает данные и передает их по требованию. Это приводит к тому, что по локальной сети курсируют большие потоки данных, и при большом количестве пользователей, работающих с базой данных, может случиться перегрузка сети. Классическая файл-серверная архитектура всегда влечет за собой низкую производительность при большом количестве пользователей. В версии MS Access 2010 этот вопрос частично решен.

Отсутствие надежных средств защиты данных. По сути, используется только пароль на базе данных и пароль пользователя. Для опытного специалиста не представляет никакой сложности снять такую защиту.

Многопользовательский режим возможен только в одноранговой сети или в сети с файловым сервером.

Для разработки нестандартного интерфейса требуется привлекать программистов.

Редактор запросов SQL примитивен, использовать его неудобно.

Данная СУБД не бесплатная.

MS Access заточен под операционные системы Windows. Чтобы попытаться использовать данные, созданные в этой СУБД в других ОС (например, LINUX), придется изрядно повозиться. Проще перенести данные в другую СУБД.

Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase. Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы(Word), электронные таблицы(Excel), презентации(PowerPoint).С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

Несмотря на то, что Access является мощной и сложной системой, его использование не сложно для непрофессиональных пользователей.

Описание СУБД MySQL

MySQL – это свободно распространяемая СУБД, разработанная компанией MySQL AB. MySQL имеет клиент-серверную архитектуру: к серверу MySQL могут обращаться различные клиентские приложения, в том числе с удаленных компьютеров. Рассмотрим важнейшие особенности MySQL, благодаря которым эта программа приобрела популярность.

MySQL – это СУБД с открытым кодом. Любой желающий может бесплатно скачать программу на сайте разработчика и при необходимости доработать ее. Существует множество приложений MySQL, созданных и свободно распространяемых сторонними разработчиками. Однако для применения MySQL в коммерческом приложении необходимо приобрести коммерческую лицензированную версию программы у компании MySQL AB.

MySQL – кроссплатформенная система. Ее можно использовать практически во всех современных операционных системах, в том числе Windows, Linux, Mac OS, Solaris, HP-UX и др.

MySQL имеет множество программных интерфейсов (API), благодаря которым к базе данных MySQL могут подключаться приложения, созданные с помощью C/C++, Eiffel, Java, Perl, PHP, Python, Tcl, ODBC, NET и Visual Studio.

MySQL имеет отличные технические характеристики: многопоточность, многопользовательский доступ, быстродействие, масштабируемость.

MySQL имеет развитую систему обеспечения безопасности и разграничения доступа на основе системы привилегий. MySQL представляет собой реляционную СУБД, то есть систему управления реляционными базами данных.

Описание SQLite

SQLite - это встраиваемая реляционная база данных, поставляемая с исходными кодами. Впервые выпущена в 2000 году, предназначена для предоставления привычных возможностей реляционных баз данных без присущих им накладных расходов. За время эксплуатации успела заслужить репутацию как переносимая, легкая в использовании, компактная, производительная и надежная база данных.

Встраиваемость базы данных означает, что она существует не как процесс, отдельный от обслуживаемого процесса, а является его частью - частью некоторого прикладного приложения. Внешний наблюдатель не заметит, что прикладное приложение пользуется РСУБД.

Тем не менее, приложение таки использует РСУБД. Это избавляет от необходимости сетевых настроек, никаких файерволов, никаких сетевых адресов, никаких пользователей и конфликтов их прав доступа. И клиент, и сервер работают в одном процессе. Это избавляет от проблем конфигурирования. Все, в чем нуждается программист уже скомпилировано в его приложении.

На текущем рынке встроенных баз данных представлено много продук- тов от различных производителей, но только один из них поставляется с открытыми исходниками, не требует лицензионных сборов и спроектиро- ван ислючительно как встраиваемая БД - это SQLite.

SQLite имеет элегантную модульную архитектуру, отображающую уникальные подходы к управлению реляционными базами данных. Восемь отдельных модулей сгруппированы в три главных подсистемы. Они разделяют обработку запроса на отдельные задачи, которые работают подобно конвееру. Верхние модули компилируют запросы, средние выполняют их, а нижние управляются с диском и взаимодействуют с операционной системой.

Инрерфейс является верхним модулем и состоит из м C API. Общение с SQLite производится через него.

Несмотря на маленький размер, SQLite предоставляет обескураживающий спектр особенностей и возможностей. Он поддерживает весьма полный набор стандарта ANSI SQL92 для особенностей языка SQL, а так-же такие особенности как триггера, индексы, столбцы с автоинкрементом, LIMIT/OFFSET особенности. Так же поддерживаются такие редкие свойства, как динамическая типизация и разрешение конфликтов.

УРОК №1

Тема. Понятие о базах данных и системы управления базами данных (СУБД). Характеристика СУБД MS Access. Типы данных и свойства полей.

База данных (БД) – это систематизированное хранилище информации определённой предметной области, к которому могут иметь доступ различные пользователи для решения своих задач. Предметной областью называется часть реальной системы, представляющая интерес для данного исследования.

Основным назначением БД является быстрый поиск содержащейся в них информации.

Базы данных бывают фактографические и документальные . Фактографические БД содержат короткие сведения об объектах, поданные в точно определенном формате (например, Автор, название, год издания). В документальных БД содержится информация разного типа: текстовая, звуковая, графическая, мультимедийная. Например, БД современной музыки может содержать тексты и ноты песен, фотографии авторов, звуковые записи, видеоклипы.

Сама по себе БД содержит только информацию и не может обслуживать запросы пользователя на поиск и обработку информации. Обслуживание базы данных осуществляет система управления базой данных.

Система управления базой данных (СУБД) – это программное обеспечение, позволяющее создавать БД, обновлять хранимую в ней информацию и обеспечивающее удобный доступ к ней с целью просмотра и поиска.

Требования к СУБД:

Возможность манипулирования данными;

Возможность поиска и формирование запросов;

Обеспечение целостности (согласованности) данных;

Обеспечение защиты и секретность.

Основные возможности СУБД:

Обновление, пополнение и расширение БД;

Высокая надежность хранения информации;

Вывод полной и достоверной информации на запросы;

Средства защиты информации в БД.

Существуют такие СУБД как Microsoft Access, FoxPro, Paradox, Oracle, Sybase, dBase. Наиболее популярной СУБД является Access, представляющая собой простое, но мощное средство обработки и хранения данных.

Основные объекты СУБД MS ACCESS

Объект	Описание
Таблицы	Содержат данные в виде двумерной таблицы. Таблицы – основа БД, от них зависят все другие объекты.
Запросы	Создаются для поиска и отбора данных из таблицы, удовлетворяющих определенным условиям. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления.
Формы	Применяются для просмотра, ввода или изменения данных в таблицах. Форма также позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.
Отчеты	Отображают определенным образом и печатают данные из таблицы или запроса. В отчете данные не редактируются.
Страницы	Представляют собой специальный тип Web-страниц, предназначены для работы с БД через локальную или глобальную сеть.
Макросы	Специальные команды для автоматизации работы с БД.
Модули	Программы на языке VBA для выполнения более сложных операций, которые не могут выполнить макросы.

Запись БД – это строка таблицы, конкретная реализация (значение) понятия предметной области.

Поле БД – это столбец в таблице данных, свойство (атрибут) данного понятия предметной области.

Ключевое поле БД – поле, которое однозначно определяет (идентифицирует) запись. Например, табельный номер сотрудника, код изделия, номер автомобиля.

Для каждого поля задается тип данных , которые могут находиться в нем:

текстовый – может содержать строку символов длиной до 255 символов;

поле МЕМО – текстовое поле, используемое для ввода больших текстов, состоящих из нескольких строк (до 65 535 символов);

числовой – число любого типа (целое, вещественное и т.д.). Свойство – размер (байт, целое, длинное целое, с плавающей точкой, число десятичных знаков);

дата/время – содержит дату и время в диапазоне от 100 до 9999 года;

денежный – применяется для значений валют. Предотвращает округления при проведении вычислений. Может иметь до 15 цифр в целой части и до 4 в дробной;

счетчик – обеспечивает автоматическую вставку последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Гарантируется, что значения счетчика не будут повторяться;

логический – содержит только одно из двух значений: «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл»;

поле объекта OLE – содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т.д. Для отображения объекта OLE на форме или в отчёте необходимо использовать присоединённую рамку объекта;

мастер подстановок – этот режим не является самостоятельным типом. Его выбор запускает мастер, который позволяет создать список или назначить таблицу или запрос, из которого можно будет выбирать значения для поля. Тип данных устанавливается по значениям, выбранным в процессе работы мастера.

Все типы полей (кроме счетчика) имеют следующие свойства :

размер поля – задает максимальное число символов для ввода в данное поле. Для текстового поля это максимальное число символов (до 255). При выборе размера надо учитывать, что в поле размером 20 символов нельзя будет ввести текст длиной 30 символов. С другой стороны, установка слишком большой длины может привести к бесполезному увеличению размера файла базы данных, если значения, хранимые в поле будут существенно меньше его установленной длины. Для числовых полей размер выбирается из списка возможных числовых типов данных;

новые значения – определяет способ изменения значения счетчика при добавлении новых записей;

формат поля – определяет, как должно отображаться содержимое поля, например, для типа Дата/Время можно выбрать представление даты вида 30 июня 1999 г. или 6/30/99;

число десятичных знаков определяет количество цифр после десятичной точки для дробных чисел. Это значение влияет только на вид представления числовых величин, а не их способ хранения в памяти;

маска ввода – позволяет задать шаблон для ввода, который дает некоторую гарантию правильности ввода данных, она применяется для полей типа Дата/Время и текстовых. Маска ввода выводит на экран символы – местозаменители, показывает, сколько символов нужно ввести, включает разделительные символы (дефис, скобки). Например, для даты маска ввода может выглядеть так: --.--.--. Данная маска кодируется набором символов 99/99/00. Заполнитель 9 означает, что разрешается вводить только цифры, причём её ввод не является обязательным, заполнитель 0 требует обязательного ввода цифры. При выборе свойства Маска ввода справа появляется кнопка, по которой запускается мастер, помогающий создать маску. Например, шифр студента образован из двузначного номера факультета, трехзначного номера студента и последних 2 цифр года поступления: 00-000-«01»;0; #. «01» - значение, стоящее в кавычках добавляется в поле автоматически; 0 – символы маски сохраняются в таблице вместе с введенными символами (иначе 1); # – указывает какой знак должен стоять на месте вводимых символов. При вводе данных пользователь увидит следующую маску: ## –### ––01;

подпись используется в качестве заголовка столбца в режиме таблицы;

значение по умолчанию позволяет автоматически вводить в поле какое–либо значение;

условие на значение – определяет область или диапазон значение данных вводимых в поле;

сообщение об ошибке – позволяет указать текст сообщения, выводимого на экран, если введенные данные нарушают условие на значение;

обязательное поле – имеет два значения Да и Нет. Если установить значение Да, Ассеss потребует обязательного ввода какого-либо значения в данное поле.;

пустые строки – определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк;

индексированное поле – определяет, будет или нет проводиться индексация по данному полю. Индексация состоит в создании списка номеров записей, упорядоченных в соответствии со значениями поля. Наличие индекса ускоряет операции поиска и сортировки, но требует дополнительного места на диске.

Одной из наиболее простых и доступных СУБД является Microsoft Access. Рассмотрим типичные элементы базы данных на примере этой СУБД. При этом многие важные элементы, используемые в более развитых базах данных, окажутся опущенными (в частности, администрирование, работа в сети, безопасность и т.д.), но тем не менее, приведенных данных достаточно для того, чтобы познакомиться с деятельностью обычного пользователя СУБД.

Общая характеристика СУБД MS Access

Система управления базами данных Microsoft Access входит в состав Microsoft Office и работает в среде Windows.

Access всех версий для хранения и работы с данными использует реляционную модель данных. Основными элементами Access являются: таблицы баз данных, запросы, формы, отчеты, модули и макросы.

При открытии или создании базы данных Microsoft Access открывается окно базы данных с набором закладок, каждая из которых содержит один из шести объектов, указанных в списке.

Таблицы баз данных создаются пользователем для хранения данных, относящихся к объектам предметной области. Таблицыпредставляют собойосновной объект хранения данных.Например, одна таблица может содержать данные о товарах, другая - о производителях, третья – о поставщиках этих товаров и т.д. Эти отдельные таблицы связываются воедино. Комбинация всех таблиц и их взаимных связей составляет«фундамент» базы данных.

Запросы создаются пользователем для выборки необходимых данных из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц.

Формы предназначены для введения, просмотра и редактирования взаимосвязанных данных в базе в удобном виде.

Отчеты предназначены для формирования выходного документа. Как правило, этот документ выводится на печать.

Макросы – это небольшие программы, созданные пользователем с использованием встроенных в Access средств, и позволяющие быстро выполнять стандартные наборы действий.

Модули – это более сложные чем макросы программы, созданные на языке программирования Visual BASIC. Обычно они используются как самостоятельные приложения, предназначенные для:

Автоматизации многих стандартных задач управления базами данных;

Разработки пользовательских приложений, например, для бухгалтерского учета, налоговой отчетности и т.д.;

Обработки данных, расположенных на других компьютерах;

Реализации функций, не доступных стандартной среде Access.

Таблицы базы данных

Таблицы предназначены для ввода, хранения и редактирования данных. Однако, таблицы в Access больше, чем просто хранилище записей данных. Помимо собственно данных, таблицы Access содержат:

Информацию о внешнем виде таблицы (шрифте для отображения текстовых данных, ширине столбцов, цвете и фоне и др.);

Информацию о свойствах таблицы как целого (связях между полями таблиц, ключевых полях и т.д.);

Информацию о свойствах полей.

Под структурой таблицы понимают ее состав (количество, порядок следования, типы и свойства полей).

Поля как объекты базы данных, к которым в процессе работы происходит обращение и над которыми могут выполняться различные операции, обладают определенными свойствами. К свойствам полей относят:

Имя, которое в пределах базы должно быть уникальным;

Тип данных. В зависимости от значения свойства поля «тип данных» Microsoft Access выделяет для хранения информации различное место, по-разному эти данные интерпретирует, допускает над данными различных типов разные операции;

Размер поля - максимальное число символов, которое может в нем поместиться. Для числовых полей и полей некоторых других данных размер поля (длина) определяется их типом.

Режимы работы с базой данных Access

С организационной точки зрения в работе с любой базой данных выделяют два различных режима: проектировочный и эксплуатационный.

Первый режим предназначен для разработчика (проектировщика) базы данных, который имеет право создавать в ней новые объекты (например, новые таблицы), задавать их структуру, определять и менять свойства полей, устанавливать связи. Такой специалист как разработчик базы имеет к ней полный доступ. У одной базы может быть один, два или несколько разработчиков.

Второй режим предназначен для пользователей. Пользователь базы - это лицо, которое наполняет базу информацией, обрабатывает данные с помощью запросов, получает результаты работы с базой в виде результирующих таблиц и отчетов.У одной базы могут быть миллионы пользователей, и, конечно, доступ к структуре базы данных для них закрыт.

Важно отметить, что при одновременной работе с базой данных никакой монополизации базы не происходит. Пользователь, работающий с базой, блокирует только ту запись, с которой он в данный момент работает. Как только он завершает работу с записью, она становится доступной для использования другими пользователями.

Технология создания баз данных

Объекты базы, а именно: таблицы, запросы, формы и отчеты, - можно создавать разными способами: автоматически, вручную, с помощью Мастера.

Эти способы отличаются друг от друга уровнем «автоматизации», и, естественно, первый способ - это автоматизация высшего уровня, которая достигается либо «Импортом таблиц», либо «Связью с таблицами».

Импорт таблицможет осуществляться как из другой базы СУБД Access, так и из базы, созданной в другой системе. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура: поля, их названия, свойства, а может быть и содержимое базы. Если что-либо импортировалось не так, как надо, то необходимые изменения (например, в свойства) могут быть внесены вручную.

Вручнуюможно создавать базу данных, используя режимы «Таблицы» и «Конструктор».

Более универсальный «ручной» метод предоставляет режим «Конструктор». В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип, настроить свойства.

Опытные разработчики чаще пользуются «полуавтоматическим» способом, предполагающим работу с «Мастером таблиц». Мастер таблицускоряет создание базы данных. Он задает вопросы и, руководствуясь полученными ответами, создает автоматически структуру таблицы. Этот режим могут использовать и начинающие пользователи, если они овладели терминологией СУБД.

Запросы - специальные объекты, предназначенные для выборки данных из таблиц базы, а также для выполнения вычислений и других операций с базовыми таблицами, включая их преобразование. В результате запроса образуется результирующая таблица.

Важным условием реализации запросов, является установление связей между таблицами, точнее, полями различных таблиц. С помощью таких связей и реализуются запросы, обращенные сразу к нескольким таблицам базы данных.

Существует несколько типов запросов: запросы на выборку, запросы по образцу, запросы с параметром, запросы с вычисляемым полем, запросы на изменения, итоговые запросы.

Для создания запросов к базам данных существует специальный язык запросов SQL (Strutured Qvery Langauge - структурированный язык запросов). В Access нет особой необходимости его изучать, поскольку существует Мастер создания запросов. Тем не менее, для создания сложных запросов необходимо знание SQL.

Формы - это объекты, с помощью которых в базу вносят новые данные, отыскивают, просматривают и редактируют имеющиеся. Формы представляют собой некоторые специальные электронные бланки, в которых имеются четко выделенные поля, составляющие запись базы данных.

Данные в таблицу можно вносить и без помощи каких-либо форм. Однако есть несколько достаточно веских причин, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу, а именно:

Ввод данных при использовании форм можно поручить неквалифицированному специалисту, не опасаясь, что он нарушит что-либо в таблицах базы данных;

Разные пользователи имеют разные права доступа к информации, хранящейся в таблице. Для исключения элементарного «взаимодействия» между этими пользователями, каждому из них предоставляют свои (разные) формы, хотя данные из этих форм могут поступать и в одну таблицу;

Ввод данных в таблицу с помощью формы прост и потому позволяет сократить число ошибок при вводе. К тому же с помощью элементов управления форм можно настроить на автоматическую первичную проверку вводимых данных;

Форма может точно повторять форму бумажного документа, с которого вводят данные в базу, что позволяет снизить утомляемость пользователя и сократить число ошибок при вводе;

Наконец, в одной форме можно отображать данные из нескольких таблиц.

Отчеты - это формы «наоборот». С их помощью данные из базы выводятся на печать в «регламентированном», четко определенном, удобном для пользователя виде. Кроме привлекательного вида отчеты позволяют комбинировать данные из нескольких таблиц, а также упорядочивать записи таблицы на основании данных других таблиц.

Отчеты позволяют получить результаты запросов в наглядной форме в виде распечатки на принтере. Таким образом, целью получения отчета является получение бумажного документа.

Всем привет. Тема данной статьи — основное назначение Access. Но прежде чем освоить основное назначение Access, давайте разберем понятие базы данных.
База данных (БД) — совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимая от прикладных программ.
Наиболее распространенным типом модели представления данных является реляционный (relational) тип. Название «реляционный» объясняется тем, что каждая запись в базе данных содержит информацию, относящуюся (related) к одному конкретному объекту. Кроме того, с информацией, принадлежащей разным объектам, можно работать как с единым целым, основанным на значениях связанных между собой (related) данных. В реляционных СУБД все обрабатываемые данные представляются в виде таблиц.

Одной из самых популярных сегодня настольных систем управления базами данных, включенных в богатое окружение продуктов семейства Microsoft Office, является Microsoft Office (далее — Access). Она предназначена, как на начинающего, так и на квалифицированного пользователя. База данных Access представляет набор данных и объектов (таких как таблицы, запросы и формы), относящихся к определенной задаче.

Основными функциями Access являются:
определение данных, то есть определение структуры и типа данных, а также указание, как эти данные связаны между собой:
обработка данных, включающая поиск, фильтрацию, сортировку, вычисление; обработка предусматривает также объединение данных с другой связанной с ними информацией;
управление данными, то есть указание, кому разрешено пользоваться данными и актуализировать базу данных, а также определение правил коллективного пользования данными.

Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных — текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы. Имеется возможность задавать форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты времени) и представления этих данных при выводе на экран или печать.
Access является современным приложением Windows и позволяет использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange) — динамический обмен данными и OLE (Object Linking and Embedding) — связь и внедрение объектов. DDE обеспечивает обмен данными между MS Access и любым другим приложением Windows. OLE устанавливает связь с объектами другого приложения или внедряет какой-либо объект в базу данных Access; в качестве объектов могут выступать рисунки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других приложений Windows. Access может работать с большим числом разнообразных форматов данных, позволяя осуществлять импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов и электронных таблиц. Access способна непосредственно обрабатывать файлы Paradox, dBase III, dBase IV, FoxPro и другие.

СУБД Access для работы с данными использует процессор баз данных Microsoft Jet, объекты доступа к данным и средство быстрого построения интерфейса — конструктор форм. Для получения распечаток используется конструктор отчётов. Автоматизация рутинных операций может выполняться с помощью макрокоманд. Несмотря на свою ориентированность на конечного пользователя, в Access присутствует язык программирования Visual Basic for Application, который позволяет создавать массивы, свои типы данных, контролировать работу приложений.

Access имеет три основных режима работы:
режим запуска, позволяющий осуществлять сжатие и восстановление базы данных без ее открытия;
режим конструктора, в котором можно создавать и модифицировать структуру таблиц и запросов, разрабатывать формы для отображения и изменения данных, а также производить формирование отчётов перед печатью;
режим выполнения, при котором в главном окне выводятся окна объектов баз данных.

В состав любой базы данных Access входят следующие элементы:
таблицы, которые состоят из записей, содержащих данные о конкретном предмете;
формы , используемые для ввода и просмотра таблиц в окне формы и позволяющие ограничить объем информации, отображаемой на экране в требуемом виде;