Табличный процессор microsoft excel. Тема: «Табличный процессор Excel. Форматирование и изменение диаграмм
Довольно часто обрабатываемую информацию нам приходится представлять в виде таблиц. При этом часть ячеек таблицы содержит исходную или первичную информацию, а часть - производную. Производная информация является результатом различных арифметических и иных операций, совершаемых над первичными данными.
Представление данных в виде таблицы существенно упрощает анализ информации. Например, большое количество первичных и производных данных приходится обрабатывать при различных учетных операциях, - при обработке статистических данных, при проведении банковских операций с различными счетами и т. д. Поэтому автоматизация такого рода операций значительно повышает качество и эффективность расчетов.
Для решения задач, которые можно представить в виде таблиц, разработаны специальные пакеты программ, называемые электронными таблицами или табличными процессорами.
Электронные таблицы ориентированы, прежде всего, на решение экономических задач. Таблицы используются при решении различных финансовых и бухгалтерских задач, например, при расчете заработной платы небольшой организации. Однако заложенные в них, инструментальные средства позволяют успешно решать инженерные задачи, например, выполнять расчеты по формулам, строить графические зависимости и т. п. Наконец, электронные таблицы можно использовать в повседневной жизни для учета и анализа расходования средств: при ежедневной покупке продуктов и хозяйственных товаров, при оплате счетов и т. п.
Освоение работы с электронными таблицами позволят Вам самостоятельно решать различные задачи, не прибегая к услугам программиста. Создавая ту или иную таблицу, пользователь выполняет одновременно функции алгоритмиста, программиста и конечного пользователя. Это обеспечивает высокую эффективность эксплуатации программ, так как в них оперативно могут вноситься любые изменения, связанные с модернизацией алгоритма, перекомпоновкой таблицы и т. д.
Наиболее полно, этим требованиям соответствует табличный процессор Microsoft Excel – это компьютерная программа обработки электронной таблицы, предназначенная для выполнения сложных расчетов, представления данных таблицы в виде диаграмм, проведения сортировки данных и манипулирования большими объемами информации.
Программа Excel обладает мощным математическим аппаратом, позволяющим решать задачи линейного программирования, оптимизации, заниматься статистическим моделированием. При этом используются стандартные программные средства фирмы Microsoft : работа с файлами, форматирование и редактирование текста, работа с окнами, использование буфера обмена и т.д.
Программа Excel входит в офисный пакет Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц под управлением операционной оболочки Windows .
Запуск программы
Для запуска программы Excel из операционной среды Windows необходимо:
· Щелкнуть мышью по кнопке Пуск на Панели задач. Появляется Главное меню;
· В Главном меню переместить указатель мыши на команду Программы и щелкнуть по ней мышью;
· В появившемся подменю переместить указатель мыши на программу Excel и щелкнуть по ней мышью, что означает активизировать командуMicrosoft Excel.
Существует более быстрый способ запуска программыMicrosoft Excel , но для его реализации необходимо наличие на экране панели пиктограммы. В этом случае, если щелкнуть мышью по пиктограмме произойдет запуск программыMicrosoft Excel.
Элементы окна
При запуске открывается окно программыMicrosoft Excel , которое состоитиз рабочейКниги1 и «вложенных в нее» рабочих листов (Лист1, Лист2 и т.д. их может до 255 ). Как видно из (рис. 2.24.), Назначение заголовка окна и строки меню подробно рассматривалось в главе, посвященной Windows и Word .
Перечислим основные элементы окна.
Строка заголовка . Это верхняя строка экрана, в ней находится имя приложения Microsoft Excel, а за ним – имя рабочей книги – Книга1 . Новая рабочая книга всегда называется Книга1 . Число 1 указывает на то, чтоMicrosoft Excel может работать с несколькими рабочими книгами.
Строка меню . Она находится под строкой заголовка. В строке меню перечислены команды. Каждая команда объединяет набор подкоманд, имеющих общую функциональную направленность.
Под строкой меню находятся так называемые панели инструментов . Кнопки на них предназначены для более быстрого выполнения команд по сравнению с выбором из меню. Если их нет, то при первом запуске, желательно установить только две панели инструментов под названиями Стандартная и Форматирование , на самом деле их гораздо больше.
Чуть ниже панелей инструментов находится строка формул , предназначенная для ввода текста, чисел и формул в ячейки таблицы.
В центре окна находится рабочее поле таблицы, разбитое на ячейки. Обозначение каждой ячейки таблицы строится с помощью заголовков столбцов и строк, например. А1 - столбец А , строка 1 . и называется относительным адресом или просто адресом. При некоторых операциях копирования, вставки, удаления Excel автоматически изменяет этот адрес в формулах. Иногда это служит источником ошибок. Чтобы отменить автоматическое изменение адреса данной ячейки, Вы можете назначить ей абсолютный адрес . Для этого необходимо поставить перед номером столбца и (или) перед номером строки знак доллара «$» . Например, в адресе $А5 не будет меняться номер столбца, в адресе В$7 - номер строки, а в адресе $С$12 - ни тот, ни другой номер. Текущая ячейка таблицы выделена темной рамкой, которую Вы можете перемещать по ячейкам с помощью клавиш управления курсором или с помощью мыши. Таблица в Excel называется рабочим листом, один файл Excel может содержать несколько рабочих листов и называется рабочей книгой. Таким образом, электронная таблица представляет собой пересечение строк и столбцов. Строки обозначены цифрами (1, 2, … ), столбцы – буквами (A, B, C, D,… ). На пересечении строки и столбца находится ячейка, которая имеет имя, складываемое из обозначения столбца и номера строки, например: А1, С7,… Нужную ячейку выбирают, щелкая по ней мышью. Выбранная ячейка, в этом случае называется активной (текущей) , выделяется более жирной, по сравнению с другими ячейками, рамкой.
Ячейка называется активной, когда в нее вводится информация (текст, число, формула). Чтобы сделать ячейку активной, необходимо передвинуть указатель мыши в нужную ячейку и щелкнуть по ней левой кнопкой мыши. Это можно сделать также клавишами со стрелками на клавиатуре.
Для выбора нужного рабочего листа в нижней части окна находятся ярлычки рабочих листов. На этих ярлычках написаны названия рабочих листов Лист1 , Лист2 и т д., которые можно легко изменять. Щелкнув мышью на нужном ярлычке, Вы вызовете на экран соответствующий рабочий лист. Когда рабочих листов в книге много, все ярлычки не помещаются на экране. С помощью кнопок в левом нижнем углу экрана Вы можете прокручивать ярлычки горизонтально, чтобы найти нужный.
Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки предназначены, для просмотра той части рабочего листа, которая в данный момент не видна. То есть, с помощью указанных полос, информация на листе может прокручиваться в окне в вертикальном или горизонтальном направлении.
Настройка Excel
Если в окне Excel на вашем экране нет панелей инструментов Стандартная или Форматирование , выполните следующие действия:
Выберите команду Панели инструментов
меню Вид
.
На экране появится диалог Панели инструментов
(Рис. 2.25.). Установите с помощью щелчка мыши
флажки напротив названий Стандартная и Форматирование и убедитесь, что все остальные флажки сброшены. Если нет, то сбросьте их.
Вызов подсказки
Excel, как и другие программы-приложения Windows , имеет мощную справочную систему. При этом вызов справки в Excel ничем не отличается от вызова справки в других программах Windows. Поэтому мы не будем на этом останавливаться.
ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР EXCEL. ГРАФИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА
С помощью Microsoft Excel можно создавать сложные диаграммы для данных рабочего листа. Для построения диаграммы следует выделить любую ячейку из тех, что содержат исходные данные диаграммы. Затем выполнить команду Диаграмма меню Вставка или нажать копку Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. С помощью четырех окон диалога мастер диаграмм соберет всю информацию, необходимую для построения диаграммы. Чтобы построить диаграмму, не прибегая к помощи мастера диаграмм, следует выделить ячейку с исходными данными и нажать клавишу F11. Используя установки по умолчанию, Excel создает диаграмму на отдельном листе.
Основные компоненты диаграммы:
Тип диаграммы - в Excel типы диаграмм делятся на стандартные и нестандартные. К последним относятся как пользовательские типы диаграмм, создаваемые путем настройки пользовательских диаграмм, так и смешанные диаграммы Excel (например, гистограмма с графиком). При выборе типа диаграммы в диалоговом окне мастера диаграмм в специальной области приводится пример и краткое описание выбранной диаграммы.
Исходные данные диаграммы задаются ссылкой на соответствующий диапазон. Исходные данные разбивают ся по рядам (множество значений одного параметра). В свою очередь ряды состоят из точек - конкретных значений параметра. По умолчанию Excel считает, что диаграмма должна содержать меньше рядов, чем точек. Соответственно выбирается ориентация диаграммы. Пользователь может изменить ориентацию диаграммы, выбрав переключатель Ряды в строках/столбцах диалогового окна мастера диаграмм. Исходные данные необязательно должны располагаться в одном блоке ячеек. Чтобы построить диаграмму для несмежных данных, следует перед запуском мастера диаграмм выделить каждый отдельный блок исходных точек при нажатой клавише Ctrl.
Заголовки диаграммы. Пользователь может задать заголовок диаграммы и каждой из ее осей. При выводе текста в диаграмме Excel используют установленные по умолчанию шрифт, выравнивание и расположение. Заголовки - это обычные поля надписей, которые можно перемещать, форматировать и редактировать после создания диаграммы.
Оси диаграммы. Наличие и количество осей определяется типом диаграммы. Пользователь может контролировать вывод осей на диаграмме. Если данные для оси X являются датами, то Excel распознает этот факт и автоматически применяет временное масштабирование к этой оси;
Линии сетки - это горизонтальные или вертикальные линии, которые помогают определить положение маркеров данных относительно шкал осей. В большинстве типов диаграмм Excel по умолчанию используется сетка определенного вида. Основные линии сетки про должают основные деления шкалы, а промежуточные линии сетки - промежуточные деления. Excel автоматически определяет положение этих делений шкалы. Однако пользователь может изменить их расположение. Можно также удалить линии сетки или отобразить их в диаграмме.
Легенда диаграммы - это заголовки рядов, размещаемые по умолчанию в правой части диаграммы. Выбор заголовков рядов производится автоматически, если в выделенный диапазон включены заголовки строк и столбцов. В противном случае ряды именуются как Ряд1, Ряд 2 и т. д. Пользователь может изменить имя, введя нужный текст или ячейки с нужным текстом в поле Имя второго диалогового окна мастера диаграмм. Можно также изменить местоположение или вообще удалить легенду с диаграммы. Команды форматирования позволяют изменить используемый в диаграмме шрифт.
Заголовки значений - идентифицирует точки в рядах данных. Обычно отображаются вдоль оси X. Выбор заголовков значений производится автоматически, если в выделенный диапазон включены заголовки строк и столбцов. В противном случае для точек используются стандартные обозначения 1, 2, 3 и т. д. Их можно изменить, введя свои текстовые значения или ссылки на диапазон рабочего листа с нужными значениями в поле Подписи по оси х второго диалогового окна мастера диаграмм.
Подписи данных - это различного типа подписи, присоединяемые к маркерам данных и показывающие значения каждой точки. Подписи данных задаются на одноименной вкладке третьего окна диалога мастера диаграмм.
Таблица данных - это таблица значений, которые используются при построении диаграммы. Добавление производится с помощью вкладки Таблица данных третьего окна диалога мастера диаграмм. С помощью команд форматирования можно изменить тип линии и шрифт, используемые в таблице данных.
Excel может внедрить диаграмму в рабочий лист или поместить ее на отдельном листе диаграммы. При создании диаграммы в существующем рабочем листе ее размеры и положение устанавливаются по умолчанию. Настроить размеры и положение диаграммы можно с помощью мыши. Клавиши Ctrl или Shift позволяют сохранить положение центра диаграммы или ее пропорции (отношение ширины диаграммы к ее высоте) при изменении ее размеров. При изменении размеров диаграммы настраиваются также размеры всех ее текстовых элементов. Если пользователь не удовлетворен этой настройкой, можно использовать команды форматирования для увеличения или уменьшения размеров текста.
Диаграмма, созданная на отдельном листе, имеет стандартные размеры, которые сохраняются даже при изменении размеров окна книги. Пользователь может включить альтернативный режим вывода на экран, при котором размеры диаграммы автоматически настраиваются по размерам окна книги (флажок Масштабировать диаграмму по размеру окна на вкладке Диаграмма команды Параметры меню Сервис).
Обычно Excel игнорирует скрытые строки и столбцы в диапазоне, содержащем исходные данные диаграммы. Для отображения в диаграмме значений скрытых ячеек следу ет сначала построить диаграмму обычным способом, а затем снять флажок Отображать только видимые ячейки на вкладке Диаграмма команды Параметры меню Сервис.
В графиках, точечных и лепестковых диаграммах Excel обычно пропускает пустые ячейки, и на месте отсутствующих данных появляются разрывы. Есть два способа представления пустых данных на диаграмме:
- отображать отсутствующие точки данных нулевыми значениями;
- интерполировать отсутствующие точки данных. При интерполяции Excel использует прямые линии
Для заполнения разрывов, возникающих на месте отсутствующих точек данных. Но при этом не создается новая интерполированная точка данных. Нужный режим отображения выбирают на вкладке Диаграммы команды Параметры меню Сервис. Выбранный режим не оказывает никакого влияния на диаграммы, в которых между маркерами данных имеются естественные промежутки, например, на гистограммы и линейчатые диаграммы. В поверхностных диаграммах и диаграммах с областями пустые ячейки всегда отображаются нулями независимо от установленного режима отображения.
Диаграмма сохраняется вместе с книгой, в которой она находится. Диаграмма становится доступной, когда открыта книга.
В Excel имеется широкий ассортимент команд, с помощью которых можно изменять внешний вид диаграмм. Для настройки диаграммы следует ее выделить, после чего в строке меню появится пункт Диаграммы. Кроме того, после выделения диаграммы, как правило, на экране появляется панель инструментов Диаграммы. Первые четыре команды меню Диаграмма выводят на экран диалоговые окна, почти идентичные окнам мастера диаграмм.
Если нужно изменить конкретный элемент диаграммы, его следует выделить (например, выбрав соответствующий элемент из раскрывающегося списка кнопки Элемент диаграммы на панели инструментов Диаграммы). Можно просто щелкнуть на" нужном элементе диаграммы. Excel облегчает проверку правильности выделения элемента, выводя его наименование в левом конце строки формул.
Форматы из одной диаграммы можно использовать в другой. Для этого следует сначала выделить область диаграммы, форматы которой нужно скопировать, затем выполнить команду Копировать меню Правка, выделить другую диаграмму и выполнить команду Вставить меню Правка.
Если планируется использовать конкретный набор форматов много раз, то лучше всего включить этот набор в список пользовательских типов диаграмм, который появляется в первом диалоговом окне мастера диаграмм.
При форматировании диаграммы можно выполнять следующие действия.
- Изменить расположение элементов диаграммы.
- Изменить размеры и переместить область построения. Область построения - это часть диаграммы, в которой отображаются данные.
- Форматировать текстовые элементы диаграммы (в том числе изменять ориентацию текста).
- Форматировать и изменять шкалы осей.
- Задавать вывод и форматирование сетки.
- Форматировать
ряды и маркеры данных.
При большом различии диапазонов изменения значений для разных рядов данных можно отобразить один или несколько из них на вспомогательной оси. Вспомогательная ось обычно располагается в правой части диаграммы. - В некоторых случаях диаграмма выглядит лучше, если разные ряды данных изображаются разными типами диаграмм. Excel позволяет смешивать несколько различных типов диаграмм. Excel может применять сглаживание к рядам данных на графиках и точечных диаграммах.
- Отображать в графиках
коридоры колебания и полосы повышения и понижения.
Коридор колебания - это линия, соединяющая минимальное и максимальное значения и наглядно показывающая диапазон, в пределах которого изменяются значения в данной категории. Коридор колебания может быть показан только на плоских графиках.
Полоса повышения и понижения - это прямоугольник, нарисованных между точками данных первого и последнего ряда. Excel заполняет прямоугольник одним цветом или узором, если первый ряд расположен выше последнего, и контрастным цветом или узором в противоположном случае. - Отображать линии
проекции в графиках и диаграммах с областями.
Линия проекции - это прямая, которая проходит от точки данных до оси категорий. Линии проекции особенно полезны в диаграммах с областями. - Отделять сектора круга и кольца.
- Форматировать фоновые области.
- Настраивать объемные виды диаграммы.
- Добавлять, удалять, изменять данные в диаграммах, изменять порядок отображения рядов.
- Использовать многоуровневые
категории.
Excel позволяет группировать категории. Например, рядами данных являются месяцы, а категориями - различные города, в которых расположены предприятия, но категории классифицируются еще и по государствам, в которых находятся города. - Применять линии тренда. Линия тренда - это линия регрессии, которая аппроксимирует (сглаживает) точки данных, или линия скользящего среднего.
- Применять планки
погрешностей. При представлении на диаграмме статистических данных часто
важно показать уровень их достоверности. В Excel это можно сделать с
помощью планок погрешности.
Планки погрешностей могут быть представлены как фактические значения точек данных плюс величина погрешности, минус величина погрешности или плюс-минус величина погрешности. - Изменять исходные значения с помощью маркеров данных. В плоских линейчатых диаграммах, гистограммах, графиках и точечных диаграммах можно проводить анализ типа «обратный, что будет, если». Можно перетащить вверх или вниз маркеры данных, в том числе и маркеры рисунков. Excel же соответственно подберет и изменит исходные значения в рабочем листе. Этот процесс иногда называют графическим подбором параметра.
В состав Excel входит специальная компонента Microsoft Map, которую можно использовать для наглядного представления географической информации. Карты можно использовать для вывода на экран географических статистических данных, например о плотности населения или об окружающей среде. В зависимости от используемой карты можно вывести на экран различные конкретные географические подробности, в том числе дороги, города, аэропорты и реки. Можно отобразить на экране данные по странам, штатам (провинциям), а также почтовым индексам.
Microsoft Map является надстройкой и не входит в типовую установку Excel. Для его установки следует запустить программу Setup и добавить этот компонент.
Для создания карты данные рабочего листа должны быть расположены специальным образом, чтобы их можно было использовать при построении карты. Рабочий лист должен содержать столбец, включающий названия стран, штатов или почтовые индексы. Причем названия стран или штатов должны быть стандартными, допускается также использование стандартных сокращений. При этом нельзя использовать транспонированное расположение таблицы, при котором географические названия находятся в верхней строке исходных данных. Microsoft Map просматривает столбец, содержащий географические названия, и автоматически выбирает исходную географическую карту.
Создание карты производится командой Карта меню рставка или с помощью кнопки Карта, расположенной йа стандартной панели инструментов. После создания карты ее можно изменить в соответствии с требования-Ми пользователя (после создания карты открывается окно Диалога Элемент Microsoft Map).
Табличный процессор Excel позволяет:
– решать математические задачи: выполнять табличные вычисления, вычислять значения и исследовать функции, строить графики функций, решать уравнения, работать с матрицами и комплексными числами и т.д.;
– осуществлять математическое моделирование и численное экспериментирование;
– проводить статистический анализ, осуществлять прогнозирование и оптимизацию;
– реализовывать функции базы данных – ввод, поиск, сортировку, фильтрацию и анализ данных;
– вводить пароли или устанавливать защиту некоторых ячеек таблицы, скрывать фрагменты таблицы (или всю таблицу);
– наглядно представлять данные в виде диаграмм или графиков;
осуществлять импорт/экспорт, обмен данными с другими программами;
– осуществлять многотабличные связи;
– подготавливать выступления, доклады и презентации благодаря встроенному режиму презентаций.
С помощью инструмента Карта можно создавать географические карты на основании данных рабочих листов, организованных специальным образом. Один столбец должен содержать такие географические данные, как названия городов, штатов, областей или стран. При этом в карту можно добавлять надписи, дополнительные данные и применять к ним форматирование.
Прежде всего, надо организовать информацию рабочего листа по столбцам. Рабочий лист должен содержать дополнительные данные для каждого средства карты, например объемы продаж по каждому штату (области). Можно включить эти данные в ячейки, выделяемые при создании карты.
Карту можно использовать для анализа географических данных путем добавления подписей, текста, флажков. Например, форма карты прекрасно подойдет для отображения и анализа данных о продажах в разных регионах.
После создания карты можно изменять ее размер, модифицировать легенду, изменять другие элементы. На карту можно добавлять такие подписи, как названия городов и стран (которые уже записаны на рабочем листе), либо создавать надписи с «посторонним текстом». С помощью кнопки Вывод подписей объектов панели инструментов Карта помечаются важные точки на карте, а с помощью кнопки Нанесение надписей вставляются примечания.
Для представления данных на карте другим способом можно добавить круговую диаграмму или гистограмму. Возможно, именно столбики гистограммы или секторы круговой диаграммы помогут лучше представить данные, связанные с географическими областями.
Основные типы данных: числа, как в обычном, так и в экспоненциальном формате, текст – последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, формулы. Формулы должны начинаться со знака равенства и могут включать в себя числа, имена ячеек, функции (математические, статистические, финансовые, текстовые, дата и время и т. д.) и знаки математических операций.
Электронные таблицы позволяют работать с основными типами данных:
– числами, например (1.2367 0.25Е-7)
– текстом, например (–23.569Е+8рс)
– формулами, например =SUM(A1:F25;D47)
Числа могут быть представлены как в обычном виде, так и в экспоненциальном и выравниваются по разрядам при размещении по столбцам для удобства пользователя.
В электронных таблицах существует три вида ссылок:
– абсолютные;
– относительные;
– смешанные.
Различия между ними проявляются при копировании формулы из активной ячейки в другую ячейку.
Относительная ссылка в формуле используется для указания адреса ячейки, в которой находится формула. При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически обновляются в зависимости от нового положения формулы.
Абсолютная ссылка в формуле используется для указания фиксированного адреса ячейки. При перемещении или копировании формулы абсолютные ссылки не меняются. В абсолютных ссылках перед неизменяемым значением адреса ячейки ставится знак доллара. Если символ доллара стоит перед буквой ($А1), то координата столбца – абсолютная, а строки – относительная. Если символ доллара стоит перед цифрой (А$1), то координата столбца – относительная, а строки – абсолютная. Такие ссылки называются смешанными.
После того как формула введена в ячейку, вы можете ее перенести, скопировать или распространить на блок ячеек.
При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной. При копировании формула перемещается в другое место таблицы, ссылки изменяются, но ячейка, где раньше находилась формула, остается без изменения.
При копировании формул возникает необходимость управлять изменением адресов ячеек или ссылок. Для этого перед символами адреса ячейки или ссылки устанавливаются символы $. Изменяются только те атрибуты адреса ячейки, перед которыми не стоит символ $. Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ $, то при копировании формулы ссылка не изменится.
Например, если в записи формулы ссылку на ячейку D7 записать в виде $D7, то при перемещении формулы будет изменяться только номер строки 7. Запись D$7 означает, что при перемещении будет изменяться только символ столбца D. Если же записать адрес в виде $D$7, то ссылка при перемещении формулы на этот адрес не изменится и в расчетах будут участвовать данные из ячейки D7. Если в формуле указан интервал ячеек G3:L9, то управлять можно каждым из четырех символов – G, 3, L и 9, – помещая перед ними символ $.
Трехмерные ссылки используются при необходимости анализа данных из одной и той же ячейки или диапазона ячеек на нескольких листах одной книги. Трехмерная ссылка включает в себя ссылку на ячейку или диапазон, перед которой ставятся имена листов. Microsoft Excel использует все листы, хранящиеся между начальным и конечным именами, указанными в ссылке. Например, формула = СУММ(Лист2:Лист13!В5) суммирует все значения, содержащиеся в ячейке В5 на всех листах в диапазоне от Лист2 до Лист13 включительно.
Трехмерные ссылки могут быть использованы для создания ссылок на ячейки на других листах, определения имен и создания формул с использованием следующих функций: СУММ, СРЗНАЧ, СРЗНАЧА, СЧЕТ, СЧЕТЗ, МАКС, МАКСА, МИН, МИНА, ПРОИЗВЕД, СТАНДОТКЛОН, СТАНДОТКЛОНА, СТАНДОТКЛОНП, СТАНДОТКЛОНПА, ДИСП, ДИСПА, ДИСПР и ДИСПРА.
Изменения в трехмерных ссылках при перемещении, копировании, вставке или удалении листов. Нижеследующие примеры поясняют, какие изменения происходят в трехмерных ссылках при перемещении, копировании, вставке и удалении листов, на которые такие ссылки указывают. Предположим, что используется формула =СУММ(Лист2:Лист6!А2:А5), суммирующая содержимое ячеек с А2 по А5 с Лист2 по Лист6 включительно:
– вставка или копирование. Если между листами 2 и 6 книги вставить новые листы, Microsoft Excel добавит в сумму содержимое ячеек с А2 по А5 на новых листах;
– удаление. Если между листами 2 и 6 книги удалить листы, Microsoft Excel исключит из суммы содержимое ячеек удаленных листов;
– перемещение. Если переместить листы, находящиеся между листами 2 и 6 книги, и разместить их таким образом, что они будут расположены перед листом 2 или после листа 6, Microsoft Excel исключит из суммы содержимое ячеек перемещенных листов;
– перемещение граничного листа. Если переместить лист 2 или 6 в новое место книги, Microsoft Excel включит в сумму содержимое ячеек листов, находящихся между листами 2 и 6 включительно;
– удаление граничного листа. Если удалить лист 2 или 6, Microsoft Excel включит в сумму содержимое ячеек листов, находившихся между ними.
Стиль ссылок R1C1. Также можно использовать стиль ссылок, в котором нумеруются как строки, так и столбцы. Стиль ссылок R1C1 полезен при вычислении положения столбцов и строк в макросах. В стиле ссылок R1C1 Microsoft Excel указывает положение ячейки буквой R, за которой идет номер строки, и буквой С, за которой идет номер столбца.
При записи макроса Microsoft Excel записывает некоторые команды с использованием стиля ссылок R1C1. Например, если записывается такая команда, как нажатие кнопки Автосумма для вставки формулы, суммирующей диапазон ячеек, Microsoft Excel использует при записи формулы стиль ссылок R1C1, а не А1.
Чтобы включить или выключить стиль ссылок R1C1:
1. Выберите пункт Параметры в меню Сервис и перейдите на вкладку Общие.
2. В разделе Параметры установите или снимите флажок Стиль ссылок R1C1.
Электронные таблицы позволяют осуществить сортировку данных, они могут сортироваться по возрастанию или убыванию, выстраиваясь в определенном порядке. В электронных таблицах возможен поиск данных в соответствии с указанными условиями – фильтрами.
Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:
– исходные, или первичные, данные – константы;
– производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или функций.
Аргументами функции могут быть:
– другие функции;
– логические значения.
Для ссылки на ячейки в столбцах и строках можно использовать заголовки этих столбцов и строк листа. Также для представления ячеек, диапазонов ячеек, формул или констант можно создавать имена. Заголовки можно использовать в формулах, содержащих ссылки на данные на том же листе; для представления группы ячеек, находящейся на другом листе, этой группе следует присвоить имя:
– определенное имя в формуле облегчает понимание назначения формулы. Например, формулу =СУММА(Продано_в_первом_квартале) легче опознать, чем =СУММ(С20:С30);
– имена можно использовать в любом листе книге. Например, если имя «Контракты» ссылается на группу ячеек «А20:А30» первого листа рабочей книги, то это имя можно применить на любом другом листе той же рабочей книги для ссылки на эту группу;
– имя можно присвоить формуле или постоянному значению (константе). Например, имя «Процентная Ставка», которому присвоено значение 6,2 %, можно использовать в любом месте для вычисления процентов;
– также можно ссылаться на определенное имя в другой книге или определить имя, ссылающееся на ячейку в другой книге. Например, формула =СУММА(Продажи.х1з!Контракты) ссылается на диапазон «Контракты» в книге «Продажи»;
Примечание. По умолчанию имена являются абсолютными ссылками.
– допустимые знаки. Первый знак в имени должен быть буквой или знаком подчеркивания. Остальные знаки имени могут быть буквами, числами, точками и знаками подчеркивания;
– использование нескольких слов. В имени может быть больше одного слова, но пробелы недопустимы. В качестве разделителей слов могут быть использованы знаки подчеркивания и точки, например «Налог_на_продажи» или «Первый.Квартал»;
– число знаков, которое можно использовать. Имя может содержать до 255 знаков;
Примечание. Если имя диапазона содержит больше 255 знаков, оно не может быть выбрано из поля Имя.
– учет регистра в именах. Имя может состоять из строчных и прописных букв, но Microsoft Excel их не различает. Например, если создано имя «Продажа», а затем в той же книге создано другое имя «ПРОДАЖА», то второе имя заменит первое;
– многоуровневые заголовки. Если на листе используются заголовки столбцов и строк, эти заголовки можно применять при создании формул, ссылающихся на данные листа. Если лист содержит многоуровневые заголовки столбцов – в которых за заголовком в одной ячейке ниже следуют один или более заголовков, – можно использовать эти заголовки в формулах, ссылающихся на данные листа. Например, если в ячейке Е5 находится заголовок «Запад», а в ячейке Е6 – заголовок «Проект», то формула = СУММ(Запад; Проект) возвращает общее значение для столбца «Запад Проект»;
– порядок заголовков. При использовании ссылок на данные с помощью многоуровневых заголовков вы ссылаетесь на данные в порядке, в котором отображаются заголовки сверху вниз. Если заголовок «Запад» находится в ячейке F5, а заголовок «Фактически» – в ячейке F6, то можно для обращения к фактическим объемам продаж для запада использовать в формуле ссылку «Запад; Фактически». Например, чтобы вычислить среднее значение фактических объемов продаж для запада, следует использовать формулу =СРЗНАЧ(Запад; Фактически);
– использование дат в качестве заголовков. Если с помощью диалогового окна Заголовки диапазонов создаются заголовки, содержащие год или дату, то при вводе формулы Microsoft Excel определяет дату как заголовок путем заключения ее в одинарные кавычки. Например, пусть лист содержит два заголовка – «2007» и «2008», – определенных в диалоговом окне Заголовки диапазонов. При вводе формулы =СУММ(2008) год автоматически заключается в кавычки: =СУММ("1997’).
Операторы сравнения. Операторы сравнения (табл. 15.1) используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения является логическое значение: либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ.
Таблица 15.1.
Операторы сравнения
Таблица 15.2.
Формулы вычисляют значения в определенном порядке. Формула в Microsoft Excel всегда начинается со знака равенства =. Знак равенства свидетельствует о том, что последующие знаки составляют формулу. Элементы, следующие за знаком равенства, являются операндами, разделяемыми операторами вычислений. Формула вычисляется слева направо в соответствии с определенным порядком для каждого оператора в формуле.
Ввод данных в ячейки.
1. Данные вводятся в активную ячейку. Активная ячейка выделена черной рамкой.
2. Адрес активной ячейки отображается в строке формул.
3. Ячейка активизируется или щелчком мыши, или с помощью курсорных клавиш.
4. В активную ячейку можно ввести текст, число, дату, время, формулу.
5. Ввод данных заканчивается:
– нажатием клавиши Enter (при этом активизируется соседняя ячейка);
– щелчком мышью по кнопке с изображением галочки в строке формул (при этом активной остается та же ячейка);
– щелчком мышью в любой другой ячейке.
Excel содержит более 400 встроенных функций, условно разделенных на несколько категорий:
– математические и тригонометрические;
– статистические;
– финансовые;
– логические;
– инженерные;
– информационные;
– функции даты и времени.
С помощью статистических функций возможно проводить статистическое моделирование. Кроме того, возможно использовать элементы факторного и регрессионного анализа.
Режимы работы табличного процессора:
– режим готовности – в строке состояния появляется индикатор Готово;
– режим ввода данных – в строке состояния появляется индикатор Ввод;
– режим редактирования – отмечается появлением индикатора Правка;
– командный режим – в строке состояния появляются подсказки;
– запись макроса – производится запись макроса.
Формулой в Excel называется последовательность символов, начинающаяся со знака равенства =. В эту последовательность символов могут входить постоянные значения, ссылки на ячейки, имена, функции или операторы. Результатом работы формулы является новое значение, которое выводится как результат вычисления формулы по уже имеющимся данным.
Ввод формул. Для выполнения этого задания необходимо знать следующее:
1. Ввод формулы начинается со знака равенства =.
2. В формулу могут входить числа, адреса ячеек и стандартные функции, соединенные знаками арифметических операций:
– % (процент);
– ^(операция возведения в степень (символ Л набирается в латинском регистре при нажатии сочетания клавиш Shift+6 на основной клавиатуре));
– * (умножение);
– / (деление);
– + (сложение);
– – (вычитание).
3. При записи выражения могут использоваться круглые скобки, например = 2 ^ 3 – (3 * 4 + 10).
4. Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. Ссылки указывают, в каких ячейках находятся значения, которые нужно использовать в качестве аргументов формулы. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах.
5. Имя – это легко запоминающийся идентификатор, который можно использовать для ссылки на ячейку, группу ячеек, значение или формулу. Создать имя для ячейки можно в поле имени или с помощью команд меню Вставка Þ Имя ÞПрисвоить....
Ввод примечаний. Примечание – это поясняющий текст к ячейке.
В электронных таблицах предусмотрен также графический режим работы, который дает возможность графического представления (в виде графиков, диаграмм) числовой информации, содержащейся в таблице.
Электронные таблицы просты в обращении, быстро осваиваются непрофессиональными пользователями компьютера и во много раз упрощают и ускоряют работу бухгалтеров, экономистов, ученых.
Основные элементы электронных таблиц:
1. Столбец.
2. Заголовки столбцов.
3. Строка.
4. Заголовки строк.
5. Неактивная ячейка.
6. Активная ячейка.
Форматирование ячеек. Для выполнения этого задания необходимо знать следующее:
1. К форматированию ячеек относятся следующие операции:
– выбор формата представления данных (числовой, денежный, процентный, текстовый, дата и т.д.);
– выравнивание данных (горизонтальное, вертикальное);
– установка шрифтов;
– установка границ;
– выбор заливки.
2. Для любой ячейки или группы ячеек можно задать свой формат.
3. Перед форматированием ячейки необходимо выделить.
4. Существует три способа выполнения операций по форматированию ячеек:
– команды меню Формат Þ Ячейки;
– команда Формат ячеек... из контекстного меню выделенного блока, которое вызывается щелчком правой кнопкой мыши;
Диаграммы. Табличный процессор MS Excel также позволяет создавать диаграммы (рис. 15.1) и вставлять их в текст документа.
Элементы диаграммы:
1. Область диаграммы.
2. Область построения диаграммы.
3. Название диаграммы.
4. Название оси X.
6. Название оси Y.
7. Ось значений (ось У). Метки оси 7проставляются автоматически.
8. Основные линии сетки оси значений.
9. Ряды данных (столбцы).
10. Подписи данных.
11. Легенда (соответствие цветов и названий рядов данных). Мастер диаграмм – это подпрограмма Excel, помогающая построить диаграмму. Запуск: выделить диапазон ячеек с данными и подписями к данным и нажать кнопку Мастер диаграмм на панели инструментов или выбрать команды меню Вставка Диаграмма.
В открывшемся диалоговом окне Мастер диаграмм можно создать диаграмму, выполнив четыре шага.
Шаг 1. Тип диаграммы (гистограмма, круговая, график и др.).
Шаг 2. Источник данных диаграммы (вкладки: Диапазон данных, Ряд). На вкладке Ряд можно изменить диапазон ячеек, по которым строится диаграмма.
Шаг 3. Параметры диаграммы. Вкладки:
– Заголовки – название диаграммы, подписи осей;
– Оси – значения на осях;
– Линии сетки – вспомогательные линии, выходящие из осей;
– Легенда – добавление и размещение легенды в области диаграммы;
– Подписи данных – подписи и ключи к рядам данных;
– Таблица данных – таблица данных под осью X.
Шаг 4. Размещение диаграммы (на отдельном листе диаграмм или на любом рабочем листе).
Стандартные операции для редактирования диаграммы: изменить размер, переместить, скопировать, удалить. Если данные в таблице изменились, пересчет диаграммы произойдет автоматически. Изменить (добавить) параметры диаграммы можно с помощью команды контекстного меню диаграммы Параметры диаграммы.
Для форматирования диаграммы нужно дважды щелкнуть по элементу диаграммы (или на панели Диаграммы выбрать элемент диаграммы из раскрывающегося списка и нажать кнопку Формат) – открывается диалоговое окно форматирования выбранного элемента.
Собственное оформление диаграммы можно сохранить в списке Тип диаграммы (будет использоваться по умолчанию): выполнить команды меню Диаграмма Þ Тип диаграммы ÞСделать стандартной Þ Да, затем ввести название и описание нового типа диаграммы и нажать кнопку ОК. Цвета и шрифты этой диаграммы будут применяться ко всем видам диаграмм, которые находятся на вкладке Стандартные.
Добавление других видов оформления: выполнить команды меню Диаграмма => Тип диаграммы Þ вкладка Нестандартные Þ Дополнительные, ввести название и описание нового вида диаграммы и нажать кнопку ОК. В разделе Нестандартные дополнительные находятся все добавленные виды диаграмм.
2. Табличный процессор Excel
Табличный процессор есть, в сущности, совмещение текстового редактора с электронным калькулятором.
Его можно применять как большой математический калькулятор, когда нужно быстро обсчитать табличные данные по некоторым формулам.
Он позволяет составить таблицу, включить в нее формулы для обсчета табличных данных, произвести вычисления по этим формулам, записать полученную таблицу на диск и использовать затем многократно, изменяя лишь данные.
Современные табличные процессоры обеспечивают представление табличных данных в графической форме – в виде графиков и диаграмм. Причем позволяют оформлять их, как и таблицы, весьма профессионально и красочно, не затрачивая особых усилий. В этом отношении они не заменимы.
Но следует отметить, что табличный процессор не является универсальным вычислительным средством, как считают многие. Он способен решать довольно ограниченный круг стандартных задач, в основном экономического характера.
Следует развеять и другое устоявшееся заблуждение. Считается большим достоинством табличного процессора тот факт, что «решение задачи с его помощью не требует участия программиста. Пользователь самостоятельно решает свою задачу от начала до конца». То есть, видимо, имеется в виду отсутствие необходимости в составлении программы решения задачи.
Однако при решении задачи с помощью табличного процессора также составляется программа: те формулы, которые «пользователь вводит самостоятельно», и есть программа, только по структуре она линейная, и потому создание ее не вызывает затруднений.
Работа с табличным процессором требует и составления алгоритма, но здесь он обычно называется схему решения. Для простых задач схема очень проста и однотипна, но составить подобную схему для более или менее серьезной задачи – дело очень не простое, может быть, даже более сложное, чем составление соответствующего алгоритма для программы на Бейсике – требуются высокая квалификация в этой области и хорошее знание табличного процессора, всех его возможностей.
Требуется здесь выполнять и математическую постановку задач (нестандартных), но обо всем этом почему-то обычно забывают. И еще: работать с табличным процессором должен работать профессионал, тогда как с программой на Бейсике или другом языке может работать конечный пользователь, т.е. любой гражданин России.
Excel позволяет решать стандартный для данного вида круг задач, причем с высокой степенью комфорта для пользователя. Кроме того, он содержит средства, значительно расширяющие возможности его как табличного процессора.
Так, он дает возможность работать с небольшими базами данных, когда требуется несложная выборка данных по определенному критерию; содержит встроенные средства макропрограммирования, позволяющие объединять возможности табличного процессора и языка Visual Basic и разрабатывать законченные программы для конечных пользователей (несложные программы бухгалтерского, складского учёта). Именно эти средства резко повышают ценность Excel и расширяют область его применения.
Загрузить табличный процессор можно несколькими способами:
– через ярлык на рабочем столе
– через «Пуск / программы / Microsoft Office / Excel.
После включения табличного процессора в работу на экране появляется окно табличного процессора «Microsoft Excel». В рабочем поле окна – окно документа (рабочей книги) с именем (по умолчанию) Book1 (книга1). Окно табличного процессора может быть совмещено с окном рабочей книги, тогда его заголовок:
– «Microsoft Excel – Book1 (книга1)».
Окно табличного процессора «Microsoft Excel»
Это обычное окно приложения Windows. Две первые строки окна содержат элементы, общие для всех окон приложения Windows, в 3‑й и ниже – панель инструментов, но они могут и отсутствовать.
Еще ниже – строка формул. В ней мы видим вводимые в таблицу величины, содержащиеся в текущей ячейки формулы.
В левой части строки формул – поле имен, в нем указывается имя или адрес текущей (активной в данный момент) ячейки или диапазона.
Справа от поля в той же строке – 3 кнопки: 1‑я играет роль клавиши Esc, 2‑я – роль Enter, 3‑я служит для вызова функций при вводе формул в таблицу.
Последняя строка окна – строка состояния.
Окно рабочей книги.
Это типичное окно приложения Windows. Первая строка – строка заголовка, содержит все обычные кнопки и имя окна.
Именно в рабочем поле этого окна и можно увидеть рабочие листы рабочей книги. Их можно поочередно выводить в окно. Именно рабочий лист и является электронной таблицей.
Первая строка рабочего поля содержит имена столбцов электронная таблицы. Первая колонка поля содержит номера строк электронной таблицы.
Ячейка таблицы, доступная в данный момент для ввода или корректировки данных, выделяется рамкой.
Рабочее поле является как бы «окном» в электронной таблице. В него можно выводить последовательно различные участки электронной таблицы и рабочей таблицы.
Число видимых в этом окне строк и столбцов определяется их размерами и может меняться.
На последней строке окна рабочей книги располагается полоса прокрутки и левее ее надписи: Лист1, Лист2 и т.д. – это ярлычки листов. Каждому листу соответствует ярлычок с именем листа. Один из ярлычков имеет белый фон – это ярлычок текущего листа, который в данный момент виден в окне.
В той же строке, левее ярлычков, размещаются 4 кнопки: первая слева выводит в окно 1‑й лист, четвертая – последний лист. Две оставшиеся смещают список ярлычков вправо или влево.
Рабочая книга может содержать не только листы, но и другие объекты Excel – диаграммы, модули, окна диалога.
В ячейки табличного процессора Excel могут вводиться следующие объекты:
1. Символьная строка
4. Формула
Под заголовком окна находится строка меню, через которую можно вызвать любую команду MICROSOFT Excel. Для открытия меню необходимо щелкнуть мышью по его имени. После этого появляются те команды этого меню, которые используются наиболее часто. (файл, правка, вид, вставка, формат, сервис, данные, окно, справка).
Под строкой меню расположены панели инструментов, которые состоят из кнопок с рисунками. Каждой кнопке соответствует команда, а рисунок на этой кнопке передает значение команды. Большинство кнопок дублирует часто употребляемые команды, доступные в меню. Для вызова команды, связанной с кнопкой, необходимо щелкнуть мышью по этой кнопке. Если навести указатель мыши на кнопку, рядом появится рамка с названием команды.
Обычно под строкой меню находится две панели инструментов – Стандартная и форматирование. Чтобы вывести или убрать панель с экрана, следует выбрать с меню «Вид» пункт «Панели инструментов», а затем щелкнуть по имени нужной панели. Если панель присутствует на экране, то рядом с её именем будет стоять галочка.
Также для изменения состава «Панели инструментов», используется окно «Настройка» из меню «Сервис». В диалоговом окне необходимо выбрать вкладыш «Команды». В списке «Категории» выбирается группа кнопок, после чего в списке «Команды» появляются кнопки этой группы.
Чтобы добавить кнопку на панель инструментов, следует перетянуть ее из диалогового окна в нужную позицию меню. Процесс установления кнопки завершается щелчком кнопки «Закрыть». Для удаления кнопки с панели инструментов необходимо перетянуть ее в диалоговое окно «Настройка».
Управлять панелями инструментов удобно с помощью контекстного меню, которое вызывается нажатием правой клавиши мыши на любой кнопке.
– стандартная
– форматирование
– visual basic
– буфер обмена
– внешние данные
– диаграммы
– настройка изображения
– рецензирование
– рисование
– сводная таблица
– элементы управления.
Под панелями инструментов обычно находится строка формул, а в нижней части окна – строка состояния. Чтобы вывести эти строки, следует в меню «Вид» выбрать соответствующие пункты: «Строка формул» и «строка состояния».
Ярлык MICROSOFT EXCEL позволяет работать с таблицами в двух режимах:
– Обычный – наиболее удобный для выполнения большинства операции.
– Разметка страниц – удобен для окончательного форматирования таблицы перед распечаткой. Границы между страницами в этом режиме отображаются синими пунктирными линиями
Вычисления в таблицах выполняются с помощью формул. Формула может состоять из математических операторов, значений, ссылок на ячейку и имена функций.
Константы – текстовые или числовые значения, которые вводятся в ячейку и не могут изменяться во время вычисления.
Относительные – ячейки обозначаются относительным смещением от ячейки с формулой
Абсолютные – ячейки обозначаются координатами ячеек в сочетании со знаком $.
Смешанная – комбинация предыдущих типов.
Для того чтобы форматировать ячейки необходимо зайти в меню «Формат / Ячейки». В появившемся окне выбрать тот элемент, который нам нужен. (число, выравнивание, шрифт, граница, граница, вид, защита).
Формула, вычисляющая значение некоторой величины, играет роль оператора присваивания в Бейсике.
Формула начинается со знака «=» (!).
Она может быть арифметическим выражением, состоящим из чисел, обозначений ячеек и диапазонов, знаков арифметических операций (+, -, *, /,^), функций и круглых скобок.
Длина формулы не более 240 символов.
Порядок выполнения арифметических операций в формуле тот же, что принят в математике.
Формула может быть и текстовым выражением, состоящим из тестов, обозначения ячеек, знака сцепления текстов, текстовых функций и круглых скобок.
После ввода формулы в ячейку в ней сразу появляется результат вычисления, формула видна лишь в строке формул, но при желании её можно вывести и в ячейку.
Формула может включать и диапазон ячеек.
Элементами формулы могут являться функции, подобные тем, что в языках программирования называются встроенными. В распоряжении пользователя предоставляется более 300 функции разного типа: математические, текстовые, статистические.
Приведем список наиболее употребляемых функции:
SIN (X) – sin (x), COS (X) – cos(x), ABC (X) – IXI, LN (X) – ln x (натуральный логарифм),
КОРЕНЬ(X) – ,
Здесь x – число, адрес ячеек, функция или формула.
ОКРУГЛ (X1, X2) – округляет первый аргумент функции до числа знаков, заданного 2‑м аргументом.
СУММ – суммирует значения всех ячеек указанных диапазонов.
СРЗНАЧ – вычисляет среднее значение по всем диапазонам.
МАКС – выдает максимальное значение указанных диапазонов.
ЕСЛИ – логическая функция, выдает значение выражение
Используются и текстовые функции, например, НАЙТИ (), ЛЕВСИМВ (), ПРАВСИМВ () – аналоги формул Бейсик – Instr (), Left $ (), Right $ ().
Если формула в ячейке не может быть правильно вычислена, MICROSOFT EXCEL выводит в ячейку сообщение об ошибке. Если формула содержит ссылку на ячейку, которая содержит значения ошибки, то вместо этой формулы также будет выводиться сообщение об ошибке. Значения об ошибках следующие:
#### – ширина ячейки не позволяет отобразить число в заданном формат;
#имя? – MICROSOFT EXCEL не смог распознать имя, использованное в формуле;
#дел/о! – в формуле делается попытка деления на нуль;
#число! – нарушены правила задания операторов, принятые в математике;
#н/д – такое сообщение может появиться, если в качестве аргумента задана ссылка на пустую ячейку;
#пусто! – неверно указано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек;
#знач! – использован недопустимый тип аргумента;
Этот процесс обычно предполагает необходимость:
– изменить ширину столбца (высоту строки);
– вставить или удалить строку (столбец);
– объединить ячейки;
– сортировать строки таблицы;
– копировать (переместить) таблицу (диапазон).
1. Изменить ширину N‑го столбца. 1 способ:
– установить курсор мыши в строку заголовков столбцов электронной таблицы, на правую границу N‑го столбца: курсор меняет вид;
– можно переместить границу столбца.
2‑й способ:
– выделяем строки с i‑го по j‑й;
– выполнять: формат / столбец / ширина;
– в поле «ширина столбца» ввести требуемое значение ширины в символах;
2. Изменить высоту строки
Операция выполняется аналогично предыдущей.
3. Вставить строку (столбец) в таблицу перед i‑й строкой (столбцом)
Выделить ячейку в i‑й строке (столбце) и выполнить: вставка / строка (столбец).
4. Удалить i‑ю строку (столбец) в таблице.
Выделить ячейку в i‑й строке (столбце) и выполнить: правка / удалить.
5. Обьединить группу ячеек.
Выполнение операции:
– выделить группу ячеек таблицы;
– выполнить: формат / ячейки / выравнивание;
6. Сортировать строки таблицы.
Выделяем ячейку и выполняем /данные / сортировка
7. Копировать таблицу или диапазон ячеек.
а) с использованием буфер-обмена:
– выделить обьект и /правка / копировать
– выделить ячейку окна – /правка / вставить.
8 Удалить данные диапазона.
Выделить диапазон и нажать на клавишу .
Чтобы создать файл в электронном процессоре необходимо войти в меню «Файл/создать». И там уже создать нужный нам файл с определенным именем.
Основные рассматриваемые операции:
– вывести на экран все формулы таблицы;
– включить режим ручного пересчета таблицы;
– изменить формат изображения;
– зафиксировать заголовки таблицы и многие другие операции.
Для вставки ячеек следует выделить ячейки, на месте которых будут вставлены новые, и вызвать команду «ячейки» из меню «Вставка». В появившемся диалоговом окне выбрать тип вставляемого элемента.
Для удаления элементов таблицы следует выделить их и в меню «Правка» выбрать команду «Удалить».
Диаграмма – это представление данных таблицы в графическом виде, которое используется для анализа и сравнения данных. На диаграмме числовые данные ячеек изображаются в виде точек, линий, полос, столбиков, секторов и в другой форме. Группы элементов данных, отражающих содержимое ячеек одной строки или столбца на рабочем листе, составляет ряд данных:
Для создания диаграммы необходимо:
– на рабочем поле выделить данные, по которым следует построить диаграмму, включая ячейки, содержащие имена категорий или рядов, которые будут использоваться в диаграмме;
– выбрать команду «диаграмма» меню «вставка» или выбрать кнопку на строке команд;
– в диалоговых окнах «мастер диаграмм» следует выбрать тип, формат и другие параметры диаграммы;
– для перехода к следующему шагу используется кнопка «далее»;
– для построения диаграммы на любом можно щелкнуть кнопку «готово», тогда «мастер диаграмм» самостоятельно закончит построение диаграммы;
В виде небольших практических заданий, либо повторения изученного материала для написания тестов. Характер учебного материала. Учебный материал, используемый учителем при изучении такой темы как "Текстовый редактор Microsoft Word", носит комбинационный характер, так как включает в себя описательный, информационный, обобщающий и теоретический типы. Он преподает нам описание различных пунктов...
... (сохранить) и вновь загрузить его с диска, когда он снова понадобится. · В-третьих, отредактировать. · В-четвертых, оформить. · И в-пятых, напечатать. Все это может сделать текстовый редактор Microsoft Word. Следует знать Что: 1. Форматирование применяется к выделенному тексту или задаётся до начала набора. 2. Некоторые команды имеют кнопки на панели инструментов. 3. Форматирование...
Подменю обработки данных таблицы их сортировки и группировки. Окно - Подменю изменения вида окна и переходов между окнами. ? - Подменю помощи Подробная характеристика элементов объекта Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода хранения обсчета и выдачи больших объемов данных в виде удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в...
печения. Программный продукт, претендующий на звание самой мощной и производительной программы обработки электронных таблиц из имеющихся сегодня на рынке, это табличный процессор Microsoft Excel. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА MICROSOFT EXCEL 97 Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода, хранения, обработки и выдачи больших объемов данных в виде, удобном для...
3.3.1. Назначение и составные части
После текстовых редакторов вторыми по степени распространенности прикладными программными продуктами являются табличные процессоры. Обычно на MS Excel ссылаются как на систему электронных таблиц, но этого явно недостаточно для характеристики многообразных возможностей MS Excel . Поэтому иногда применяют другое обобщающее название для этого программного продукта – Microsoft Excel – универсальная система обработки данных.
Собственно MS Excel состоит из трех частей:
· средства для работы с таблицами;
· средства для работы с диаграммами;
· средства для работы с базами данных (со списками).
Вместе с MS Excel поставляются также надстройки.
Надстройка – это некоторая дополнительная программа, которая расширяет функциональные возможности основного приложения, в данном случае MS Excel . Надстройки разрабатываются или самой фирмой Microsoft , или другими фирмами.
3.3.2. Окно MS Excel и окна рабочих книг
MS Excel , как и любое другое приложение, исполняемое в среде Windows , имеет свое окно со стандартными элементами (рис. 11).
Условные обозначения:
1 – строка заголовка;
2 – строка основного меню;
3 – стандартная панель инструментов;
4 – панель инструментов Форматирование ;
5 – строка формул;
6 – рабочая область;
7 – ярлычки рабочих листов;
8 – строка состояния, где отображается текущее состояние программы
Рис. 11. Окно программы MS Excel
В рабочей области располагаются обрабатываемые программой объекты (документы), в данном случае – рабочие книги. По умолчанию документу присваивается имя Книга1 .
К нестандартным относится дополнительный элемент – строка формул. В левой части строки формул, называемой полем имен, указывается адрес текущей ячейки активного листа рабочей книги. В правой части строки формул указывается содержимое ячейки, указанной в поле имен. В средней части строки формул появляются три кнопки (отмена, ввод и вставка функции) только тогда, когда производится ввод или редактирование данных в ячейке, указанной в поле имен.
Рабочая книга состоит из рабочих листов. Их может быть до 255. В рабочей книге, открываемой при запуске MS Excel , обычно бывает 3 или 16 листов. Манипуляции с рабочими листами производятся с помощью ярлычков рабочих листов и четырех кнопок, расположенных внизу окна рабочей книги .
Рабочий лист – это множество элементарных ячеек, каждая из которых принадлежит некоторому столбцу и одновременно некоторой строке.
Рабочий лист имеет 256 столбцов с именами от A до IV (латинские буквы) и 65536 строк с номерами от 1 до 65536. Имя столбца и номер строки в совокупности однозначно идентифицируют ячейку, которая им (одновременно) принадлежит. Этот идентификатор называется адресом ячейки или ссылкой на ячейку, например, D3, G6, AB144, IV65536.
Ячейка называется активной или текущей, если она выделена табличным курсором – жирной рамкой. Выделение ячейки производится щелчком по ячейке указателем мыши, имеющим форму жирного белого креста .
Квадратное утолщение в правом нижнем углу табличного курсора называется маркером заполнения .
Каждая ячейка характеризуется содержимым, форматом и примечанием.
Содержимое ячейки – это набор до 255 символов, которые вводятся в ячейку или копируются из других ячеек. Этот набор символов MS Excel трактует либо как литеральное значение, либо как формулу. Признаком формулы является первый символ (=).
Литеральное значение бывает трех типов: текстовое, числовое, логическое. Дата и время представляют собой значения числового типа.
Формула вырабатывает значение одного из этих трех типов (или ошибку).
Формат ячейки используется для придания содержимому ячейки требуемого вида изображения на экране и при печати.
Примечание к ячейке создается пользователем и обычно представляет собой поясняющий текст к содержимому ячейки.
Кроме понятия ячейки, используется понятие блока ячеек – прямоугольной области смежных ячеек. Блок задается указанием адреса верхней левой ячейки и правой нижней ячейки, разделенных символом (:) (двоеточие), например, А1:С7, B8:E15.
Блок выделяется указателем мыши, имеющим форму толстого белого креста, одним из способов, приведенных ниже:
· операцией drag&drop от левого верхнего угла к нижнему правому углу;
· после щелчка по ячейке в левом верхнем углу производится щелчок по ячейке в нижнем правом углу при нажатой клавише Shift ;
· стрелками () на клавиатуре при нажатой клавише Shift .
Все ячейки рабочего листа выделяются щелчком по кнопке Выделить все , находящейся на пересечении заголовков строк и столбцов рабочего листа.
Часто вместо термина «блок» применяют термин «диапазон» («интервал»). Понятие «диапазона» шире, чем блока, так как диапазон может состоять из нескольких возможно пересекающихся блоков.
Диапазон ячеек, состоящий из нескольких блоков, выделяется указателем мыши при нажатой клавише Ctrl .
У выделенного блока, как и у выделенной ячейки, в правом нижнем углу имеется маркер заполнения, который может использоваться для копирования и автозаполнения последовательности ячеек. У диапазона, состоящего из нескольких блоков, маркера заполнения нет.
Вводить и редактировать информацию в рабочей таблице можно только в текущей ячейке. При вводе с клавиатуры информация появляется и в текущей ячейке, и в строке формул.
Для изменения содержимого ячейки необходимо либо дважды щелкнуть кнопкой мыши по ячейке, либо при выделенной ячейке щелкнуть кнопкой мыши по строке формул, либо нажать клавишу F2 . В точке ввода появляется мигающий курсор (|).
Завершить ввод или редактирование можно нажатием на клавишу Enter .
Если текст не помещается в ячейке, он автоматически распространяется на соседнюю ячейку, если она не пустая. Если не помещается число, то ячейка заполняется символами (#). В этом случае необходимо изменить ширину столбца.
При вводе информации MS Excel распознает тип данных и по умолчанию сдвигает числовые данные вправо, текстовые – влево. Логическое значение выравнивается по центру ячейки.
Для вставки элементов таблицы используются команды Вставка / Ячейки (Строки, Столбцы, Лист) .
При удалении элементов таблицы (выделить ячейку, строку, столбец, блок) следует выполнить команду Правка / Удалить.
Для копирования и перемещения применяются команды Правка / Копировать (Вырезать) , Правка / Вставить или аналогичные команды контекстного меню и кнопки панели инструментов Стандартная .
3.3.3. Формулы и функции
Формула – это выражение, перед которым стоит знак (=), содержащее числа, адреса (ссылки) и имена ячеек, диапазоны, функции, текст, а также знаки арифметических операций (^, *, /, +, –) или знаки сравнения (>, >=, <, <=, =, <>).
Например, =А1+V10 или =G4*15%.
Любая функция имеет имя, один или несколько аргументов и начинается со знака равенства: =ИМЯ (список аргументов), например, =СУММ(А10:А20). Функция вызывается щелчком по кнопке Мастера функций .
Все функции разбиты на категории – статистические, математические, логические, дата и время и т. д.
Наиболее употребляемые функции (СУММ , МАКС , МИН и СРЗНАЧ ) относятся к категории статистические . Для вызова самой употребляемой функции СУММ используется специальная кнопка на панели инструментов Стандартная .
Для вызова остальных функций надо хотя бы примерно знать ее имя и воспользоваться категорией Полный алфавитный перечень .
Для быстрого вызова функции можно воспользоваться категорией 10 недавно использовавшихся .
Фраза «вложенные друг в друга функции» применяется, когда в качестве аргумента функции используется другая функция.
После ввода формулы или функции в ячейке отображается результат вычислений, а в строке формул – введенная формула или функция.
Для включения (выключения) отображения в ячейках электронной таблицы введенных формул используется команда Сервис / Параметры / Вид / Формулы.
Автозаполнение ряда последовательных ячеек осуществляется применением операции drag&drop к маркеру заполнения выделенной ячейки (или блока) в трех случаях:
· при вводе встроенных в MS Excel последовательностей (списков), в том числе последовательностей типа арифметической прогрессии;
· при вводе списков, созданных самим пользователем;
· при копировании.
При копировании и автозаполнении формул относительные адреса и относительные части смешанных адресов изменяются в соответствии с направлением и величиной вектора перемещения.
Например, если в ячейке С5 находится формула = А5+$B$4–$C6*D$7 и она копируется в ячейку Е8 , т. е. происходит смещение на два столбца и три строки, то в результате получится формула =С8+$B$4–$C9*F$7.
При перемещении формулы из одной ячейки в другую она не изменяется.
3.3.4. Основные приемы форматирования
Понятие «форматирование» включает в себя следующее:
· формат данных и ячеек (формат данных, тип и размер шрифта, тип выравнивания, вид рамки, способы заливки ячеек и т. д.);
· формат страницы (размер бумаги, размер полей, колонтитулы и т. д.).
Для форматирования содержимого всей ячейки (диапазона) необходимо выделить ячейку (диапазон) и выполнить команду Формат/Ячейки… .
На вкладке Число представлены используемые MS Excel типы данных:
· Общий формат , при котором MS Excel автоматически подбирает подходящий формат отображения числа.
· Число , при котором отображаются данные с заданным количеством десятичных знаков после запятой.
· Денежный тип , отличающийся от числового тем, что после изображения числа может отображаться знак валюты.
· Финансовый , при котором вносится знак минуса для отрицательных чисел.
· Процентный , при котором число в ячейке автоматически умножается на 100.
Для установки денежного, процентного, с разделителями групп разрядов типов данных, а также для увеличения и уменьшения количества десятичных знаков, можно использовать соответствующие кнопки на панели инструментов Форматирование .
На вкладке Выравнивание устанавливаются Тип выравнивания, Направление (ориентация) текста, Перенос по словам (для размещения информации в ячейке в несколько строк), Объединение ячеек, Автоподбор ширины и т. д.
Операция Объединение ячеек используется для объединения ячеек в одну с центрированием содержимого ячейки. Объединить можно соседние ячейки в строке, соседние ячейки в столбце, соседние ячейки, составляющие прямоугольный блок. Для операции объединения можно использовать кнопку Объединить и поместить в центре на панели инструментов Форматирование .
Текст автоматически выравнивается по левому краю, число – по правому краю ячейки. Такой тип выравнивания устанавливается по умолчанию и называется стандартным.
Вкладки Шрифт , Граница , Вид позволяют выбрать шрифт текста, обрамление и заливку ячеек.
Присвоение имени ячейке (диапазону) выполняется командой Вставка / Имя / Присвоить.
Примечания к ячейкам создаются командой Вставка / Примечание .
Форматирование страницы выполняется командой Файл / Параметры страницы :
· на вкладке Страница можно установить ориентацию страницы, масштаб печати, размер бумаги;
· на вкладке Поля устанавливаются размер полей и центрирование на странице;
· на вкладке Колонтитулы можно создать верхний и нижний колонтитулы;
· на вкладке Лист указываются сквозные столбцы и строки (для печати шапки большой таблицы на каждой странице), а также можно установить вывод печати сетки, заголовков строк и столбцов и т. д.
3.3.5. Проектирование электронных таблиц
Проектирование электронной таблицы (рис. 12) производится по следующим этапам:
· Ввод в левую верхнюю ячейку (А 1) заголовка таблицы.
· Ввод в ячейки следующей строки (строки 2) констант, используемых при расчетах с пояснительными надписями.
· Ввод заголовков столбцов по принципу «один заголовок в одну ячейку» (без пропуска столбцов). Следует обратить внимание на ввод заголовков, общих для нескольких столбцов.
· Форматирование заголовков столбцов. Нужно выделить все ячейки с заголовками и Формат / Ячейки / вкладка Выравнивание / флажок Переносить по словам , по горизонтали и вертикали – По центру .
· Изменение ширины столбцов с целью придания удобочитаемости заголовкам с соблюдением принципа минимизации ширины таблицы.
· Форматирование заголовка таблицы – выделение диапазона ячеек первой строки по количеству столбцов таблицы и Формат / Ячейки / вкладка Выравнивание / флажок Объединение ячеек , флажок Переносить по словам , по горизонтали – По центру .
· Ввод исходных данных, при этом возможно изменение ширины столбцов с целью придания удобочитаемости введенным значениям.
· Ввод формул. Используемые в формулах ссылки не набираются на клавиатуре, а вводятся посредством выделения соответствующих ячеек. В каждом столбце набирается только одна формула, а затем она автозаполняется на остальные ячейки. Таким образом, ссылки в формулах должны быть таковы, чтобы при копировании (автозаполнении) получались правильные формулы. Это правило распространяется для строк с однотипными формулами.
· Обрамление таблицы.
В процессе проектирования необходимо постоянно сохранять таблицу.
Рис. 12. Таблица в режиме формул
3.3.6. Построение диаграмм
Диаграмма – графическая интерпретация числовых значений электронной таблицы. Диаграмма должна быть оформлена как независимый документ, т. е. должна содержать все необходимые элементы, позволяющие человеку анализировать ее без обращения к исходной электронной таблице.
Для построения диаграмм используется Мастер диаграмм , вызываемый одноименной кнопкой из стандартной панели инструментов.
Перед построением диаграммы необходимо определить ряд – набор числовых значений, отображаемый в виде графических элементов (набор столбиков, набор линеек, секторы круга, точки на плоскости и в пространстве), и продумать вид диаграммы – гистограмма, круговая, график, линейчатая и др.
Основные элементы, указываемые при построении диаграммы, приведены на рис. 13 – имя ряда, значения ряда, категории, подписи оси Х, подписи категорий, легенда, название диаграммы, названия осей, подписи данных, таблица данных, линии сетки.
Рис. 13. Диаграмма и ее основные элементы
Мастер диаграмм предполагает четыре шага работы:
· Выбор типа (вида) диаграммы (гистограммы, круговые, графики, линейчатые и др.).
· Задание источника данных диаграммы. На вкладке Ряд необходимо заполнить все поля диалогового окна (имя ряда , значения ряда , подписи оси Х ).
· Задание параметров диаграммы (название диаграммы , названия осей , подписи данных , таблица данных , линии сетки ).
· Размещение диаграммы (на отдельном листе или на имеющемся листе).
3.3.7. Редактирование и форматирование диаграммы
После построения диаграммы можно изменить ее размеры и переместить. Для этого достаточно выделить ее одинарным щелчком мыши, а далее перемещать либо всю диаграмму, либо один из маркеров на ее границах.
Можно менять как размер всей диаграммы (области диаграммы ), так и размер области построения диаграммы (область, занятую графическим объектом, рисунком).
После выделения соответствующих элементов диаграммы (оси, легенда, названия) можно изменять их размеры и форматы.
Для редактирования диаграммы надо вызвать на ее области контекстное меню и выбрать одну из команд, приведенных ниже:
· Тип диаграммы … . Эта команда позволяет вернуться к первому шагу построения диаграммы.
· Исходные данные … . Данная команда позволяет вернуться ко второму шагу построения диаграммы.
· Параметры диаграммы … . Эта команда позволяет вернуться к третьему шагу построения диаграммы.
· Размещение … . Данная команда позволяет вернуться к четвертому шагу построения диаграммы.
Для удаления диаграммы надо ее выделить и нажать на клавиатуре клавишу Delete .
3.3.8. Информационный обмен между приложениями
Для организации взаимодействия между приложениями можно использовать следующие способы:
· обмен данными через буфер обмена (команды Правка / Копировать, Правка / Вставить );
· OLE -технологию внедрения и связывания объектов (команды Правка/Копировать , Правка / Специальная вставка );
· вставку и редактирование объектов (формул, красочных надписей, организационных диаграмм и т. д.) несамостоятельными приложениями (команда Вставка / Объект );
· MS Equation ;
· MS WordArt (начиная с Word 2000, это приложение включено в состав панелей инструментов);
· MS Organization Chart (начиная с Word 2000, это приложение включено в состав панелей инструментов).
