Mozilla Россия. Папки - Почта. Помощь. Ярлыки с функциональной нагрузкой

Если вы устали разгребать почту и не можете без ужаса смотреть на папку «Входящие» – возможно, стоит попробовать какие-то элементарные, но регулярные меры по борьбе с растущим потоком писем?

1. В любой непонятной ситуации сортируйте почту

Очередь на кассе супермаркета, на заправке, к врачу или ожидание поезда на перроне / самолета в аэропорту – подходящее место и время, чтобы перебрать входящую корреспонденцию, отсортировать и удалить лишние письма. Перестали интересоваться чем-то, не увлекаетесь больше определенными вопросами или темами? Просто удаляйте рассылки и нерелевантные сообщения, не открывая их! Если же вы хотите этот процесс как-то автоматизировать, можете еще на досуге все старые рассылки и подписки с помощью Unroll.me .

2. Ярлыки с функциональной нагрузкой

Создайте подборку ярлыков с говорящими названиями, – и просто всю входящую почту сразу рассовывайте по разным папкам с этими ярлыками. А Входящие письма при этом постоянно будут стремиться к нулю. Какой смысл сохранять там все дела, задачи, приглашения, проекты или приглашения, когда для каждой категории или тематики можно создать универсальные папки с соответствующими названиями.

Более того: по таким папкам и ярылкам можно (и нужно) еще присваивать напоминания в календаре – и тогда вы никогда не потеряетесь в запланированных делах и важных датах / встречах / мероприятиях.

3. Кнопка архивации – ваш лучший друг

Отметить письмо прочитанным – не то же, что прочесть его на самом деле. То же касается и сохранения писем. если вы не из числа людей, которые всё прочитанное отправляют в корзину, не забывайте о возможности архивировать почту и скрывать архивы. Если же вы привыкли при помощи прочитанных, но не скрытых писем напоминать себе о каких-то важных делах и встречах, может, лучше попробовать ?

4. Открывая, будьте осторожны, чтобы не тратить время

Простая подсказка: незнакомый отправитель или неуказанная тема письма – первый сигнал того, что это письмо можно смело проигнорировать или отложить на потом. Принимайте решение, стоит ли читать то или иное письмо еще до того, как откроете его. Этим вы сэкономите себе немало времени, нервов и лишних кликов.

5. Позвольте специальным приложениям делать всю работу за вас

Если вы чувствуете, что сами не в состоянии поддерживать порядок в папке «Входящие», всегда можно уменьшить уровень информационного шума и разобраться с почтовой рутиной при помощи специальных приложений. Вот лишь несколько вариантов на выбор.

Этот раздел предназначен для создания новых папок в электронной почте mail, для распределения писем. Папки помогают упорядочить почту, распределяя письма по тематикам или другим параметрам. Папки так же позволяют закрыть доступ к определенным письмам, закрыв папку паролем.

Заходим в настройки — кнопка в правом верхнем углу, рядом с кнопкой «Выход» или нажимаем кнопку «Еще» и выбираем «Настройки».

Выбираем раздел «Папки» либо в списке слева, либо справа с иконкой в виде желтой папки с нарисованным на ней замком.

На странице указан список уже имеющихся папок. В верху списка кнопка «Добавить папку», нажав эту кнопку, можно соответственно создать новую папку для писем. Создадим для примера папку «Личное», нажимаем «Добавить папку».

В первом поле записываем имя новой папки (можно любое,но я создам «Личное»). Во второй строке выбираем уровень вложенности, то есть это как в операционной системе, либо эту папку будет видно и она будет равной другим, либо она будет находиться внутри другой папки. Чтобы было более понятно, создам папку вложенную в уже имеющуюся папку «Входящие». Открываю поле «Папка на первом уровне» и выбираю папку «Входящие».

Теперь выбираем доступность папки. «Недоступна для почтовых программ (POP3)» — это означает, что если установить флажок в этом пункте, то Вы не сможете открывать эту папку из программ для пользования электронной почтой, таких как Bat, Microsoft Outlook и тому подобное. В этом случае письма из папки можно будет открывать только в почте Mail.

Можно создать пароль, если доступ к почте имеет еще кто либо другой. Для создания пароля, ставим флажок в графе «Папка защищена паролем».

Появляются дополнительные строки для заполнения — дважды вводим пароль для папки (как создавать пароль можно посмотреть в разделе «регистрация в mail»), после пароля вводим секретный вопрос, вопрос не выбирается, а придумывается самостоятельно. Далее следует ответ на этот вопрос. Ответ и вопрос не обязательно должны быть логически взаимосвязаны, главное чтобы Вы потом смогли вспомнить этот ответ. Ответ предназначен для восстановления пароля, не советую писать что попало, так как однажды Вы обязательно забудете пароль.

В нижней строке вводим пароль от почтового ящика Mail, то есть от того ящика, в котором Вы сейчас находитесь. Если не помните пароль, переходим в раздел «восстановление пароля» . После всех заполнений данных, нажимаем кнопку «Добавить».

Теперь в списке папок появилась новая под названием «Личное». Если навести на новую папку, то справа появляются две кнопки, — настройки, и — удаление папки. В настройках папки можно переименовать папку, сделать недоступной для почтовых программ и закрыть паролем. В общем это все то, что мы задаем при создании новой папки.

Если навести мышкой на главные папки, которые уже существовали при входе, то так же появляются две кнопки — «Очистить» и — настройки. Удалять можно лишь те папки, которые сам создал. При очистке папки, удаляются все письма, которые хранятся в этой папке.

Теперь переходим к главному меню, чтобы посмотреть на результат наших действий, для перехода нажимаем в списке слева «перейти во входящие».

Среди папок появилась новая — та, которую создали. Папка «Личное» находится под папкой «Входящие», при этом ее можно скрыть или показать с помощью треугольника в папке «Входящие».

Поскольку мы адресовали свое письмо самим себе, то после очередной процедуры отправки и приема сообщений мы его и получим. По умолчанию приходящие сообщения помещаются в папку Входящие (Inbox). В данном разделе подробно рассказывается о работе с этой папкой и приходящими сообщениями.

Работа с сообщением

Как правило, при поступлении нового сообщения появляется уведомляющее диалоговое окно, предлагающее открыть поступившее сообщение. Более того, о пришедшем сообщении уведомляют звуковой сигнал и значок в виде конверта на системной панели рядом с часами.

В папке Входящие (Inbox) откройте двойным щелчком мыши пришедшее сообщение, отправленное самому себе письмо (рис. 9.30). Как видно, сообщение полностью сохранило формат, вложение и прочие элементы, с ним связанные, но обо всем по порядку.

Итак, поскольку наше сообщение содержало дополнительные параметры Голосование (Voting), Отметка к исполнению (Follow Up) и Важность (Importance), в верхней части письма на желтой информационной полосе все они и перечисляются. Более того, как видно, вверху пришедшего сообщения отображается панель голосования с кнопками Тест пройден и Тест не пройден. Об ответах и пересылках мы поговорим чуть позже, а сейчас, поскольку с данным сообщением вы ознакомились, можно завершить отметку к исполнению. Нажмите одноименную кнопку на панели инструментов Стандартная и установите флажок Завершена (Complete). Под названием отметки в информационной полосе появится дополнительное сообщение о завершении ознакомления с соответствующей датой.

Рис. 9.30.

Более того, как и предполагалось, появилось диалоговое окно, предлагающее подтвердить получение и прочтение данного сообщения. Если вы хотите, чтобы подтверждение отправлялось автоматически, установите флажок Не спрашивать снова об отправке подтверждений и нажмите кнопку Да.

Замечание

Данное диалоговое окно могло и не появиться, в этом случае ответ на запрос о доставке и прочтении будет отослан автоматически (см. раздел 9.10.1 "Обработка сообщений").

Далее идут поля От (From), Кому (То), Копия (СС), Отправлено (Sent) и Тема (Subject). Эти поля доступны только для чтения и копирования, за исключением поля От (From), отображающего имя и электронный адрес отправителя. Если у вас нет данного отправителя в списке контактов, процедуру добавления можно осуществить, не выходя из формы Сообщение (Message). Подведите указатель мыши к полю От (From) и щелкните правой кнопкой. Выберите в контекстном меню команду Добавить к контактам (Add To Contacts). Появится форма Контакт (Contact) с автоматически заполненными полями Полное имя (Full Name) и Эл. почта (E-mail Address). Добавьте при необходимости дополнительную информацию и сохраните контакт (см. главу 4 "Контакты").

Следующее большое поле отображает информацию, посланную отправителем. Заметьте, что это поле не доступно для ввода, хотя и показывает параметры форматирования имеющегося текста. Но пользователь может копировать текст сообщения, а также сохранять его фон или встроенные картинки.

Пример 9.22. Сохранение фона сообщения

Имя файла:= < Им я файла>

Единственная процедура форматирования, доступная в данном случае получателю, - это увеличение или уменьшение размера шрифта. Изменение размера шрифта осуществляется нажатием одноименной кнопки на панели инструментов Стандартная.

Иногда пришедшее сообщение не идентифицирует текст. Вы при этом видите не русский текст, а непонятный набор символов. Одной из проблем, возникающих в этом случае, является неверное определение кодировки пришедшего сообщения. Вы можете вручную попробовать изменить кодировку, выбрав соответствующее значение из списка > вид > Кодировка.

Последнее рассматриваемое здесь поле - Вложение (Attachments). Чтобы сохранить или открыть вложение, выполните следующий пример.

Пример 9.23. Сохранение присоединенных файлов

В принципе, есть еще один более удобный и быстрый способ сохранения вложений. Вы можете просто дважды щелкнуть по пиктограмме присоединенного файла. Появится диалоговое окно Открытие вложения (Opening Mail Attachments), уведомляющее о возможности содержания вируса во вложенном файле (рис. 9.31). Поскольку этот файл вложен нами, то можно быть почти на сто процентов уверенным, что вирусов он не содержит, и смело нажать кнопку Сохранить вложение (Save it to disk). В появившемся диалоговом окне выберите папку для хранения файла. В противном случае, если сообщение с присоединенным файлом не внушает вам должного доверия, - просто удалите его.

Иногда вложение содержит файл, редактор которого известен Windows, например рисунки или звуковое вложение. Таким образом, в случае отсутствия защиты открытия вложения двойной щелчок по пиктограмме файла вызовет его открытие и, соответственно, возможное заражение вирусом. При безопасной работе Outlook выдаст предупреждение и предложит два варианта: открыть или сохранить на диске. Убедительно советую не открывать из Outlook подобные файлы, а сначала сохранить их на диске, после чего обязательно проверить на наличие вирусов. И только после этих процедур открыть файл. Конечно, данные действия несколько замедляют процесс обработки сообщений, но в случае заражения компьютера вирусом этот процесс может прекратиться вовсе.

Рис. 9.31. Диалоговое окно Открытие вложения

Как видите, просмотр и обработка полученного сообщения достаточно просты. Иногда, когда приходит более чем одно сообщение, удобно воспользоваться специальными кнопками Далее (Next) или Назад (Back) для перехода к следующему или предыдущему сообщению, не покидая уже открытой формы.

Помимо работы с сообщением, открывая его форму, можно работать с ним непосредственно в одном из представлений папки Входящие, которые и будут рассмотрены в следующем разделе.

Представления папки Входящие

Как упоминалось выше, полученные сообщения можно увидеть в папке Входящие (Inbox), отправленные - в папке Отправленные (Sent), неотправленные - в папке Черновики (Draft). Для всех этих папок Microsoft Outlook предлагает несколько стандартных представлений. Мы же будем рассматривать представления на примере папки Входящие. В табл. 9.6 приведено описание стандартных представлений папки Входящие.

Таблица 9.6. Представления папки Входящие

Вся корреспонденция распределяется по папкам. При входе в почтовый ящик загружается список писем папки "Входящие" , куда попадают по умолчанию все Ваши входящие письма.

Навигация по папкам доступна в левой части страницы. Сверху перечислены системные папки: Входящие, Отправленные, Черновики, Спам, Корзина (которые не могут быть удалены или переименованы), ниже будут отображаться Ваши личные папки. Рядом с названием папки отображается количество новых (непрочитанных) писем в ней.

Для того чтобы зайти в нужную папку и просмотреть письма, содержащиеся в ней, нажмите на ее название. Все папки имеют одинаковый интерфейс (см.рис.1).

Рис.1. Входящие письма.

Входящие письма

Непрочитанные письма в списке будут выделены жирным шрифтом . Письма, помеченные как "Важные" , будут отмечены красным флажком , а письма, которые содержат вложения, - скрепкой .

Вы можете изменить количество писем со стандартных 25 штук на странице на удобное для вас количество. Для этого зайдите в раздел "Настройки" (линейка меню в верхней части страницы), затем выберите подраздел "Общие" и выберите из списка удобное Вам значение. Не забудьте нажать кнопку "Сохранить" .

Чтобы проверить пришли ли новые письма, обновите список писем, нажав на кнопку основного меню "Обновить" .

Список писем можно упорядочить по дате получения или размеру письма. По умолчанию список сортируется по убыванию даты получения. Для того чтобы отсортировать список по-другому, нажмите на ссылку "Сортировать " справа над списком писем. Появится меню сортировки (см.рис.2), выберите нужный вариант.

Рис.2. Сортировка списка писем.

Поле необходимо для того, чтобы выделить письмо или письма "галочкой" для дальнейших действия с ними. Нажмите на значок, чтобы выделить письмо или снять выделение, если оно уже есть.

Вы можете выделять галочками письма вручную или воспользоваться групповым выделением всех писем или по выбранному критерию. Для того чтобы выделить все письма на текущей странице, нажмите на значок над списком. Или выберите из выпадающего списка нужный критерий (см.рис.3), нажав на стрелку рядом со значком . Таким образом, вы можете выделить все письма, прочитанные, непрочитанные, важные или неважные письма на текущей странице списка.

Рис.3. Групповое выделение писем.

Письма могут быть отмечены как "Прочитанное" или "Непрочитанное" , а также специальным флажком "Важные" . Письма, не отмеченные флажком, считаются "Неважными" . Кроме этого письма можно отметить как СПАМ , такие письма автоматически считаются прочитанными и переносятся в папку "Спам ".

Для того чтобы изменить статус писем, отметьте галочками нужные письма, затем выберите из выпадающего списка "Отметить" (см.рис.4) новый статус.

Рис.4. Изменение статуса писем.

Для перемещения писем в другую папку выделите галочками нужные письма, затем выберите название целевой папки из выпадающего списка "Переместить" (см.рис.5).

Рис.5. Перемещение писем.

Примечание: при перемещении папок действуют следующие ограничения:

• из папки "Входящие" возможно перемещение в папку "Корзина" или в личные папки;
• из папки "Отправленные" возможно перемещение в папку "Корзина" или в личные папки;
• из папки "Черновики" перемещение не возможно;
• из папки "Спам" возможно перемещение в папку "Входящие", Корзина или в личные папки;
• из папки "Корзина" возможно перемещение в папку "Входящие" или в личные папки;
• из личных папок возможно перемещение в папку "Входящие", Корзина или в другие личные папки.

После успешного выполнения действия с письмом над списком отображается системное сообщение выделенное зеленым фоном (см.рис.6). Оно автоматически закроется при обновлении страницы или при переходе на другую страницу. Вы можете также закрыть его вручную, нажав на крестик. Такие сообщения будут появляться при работе не только с письмами, но и с папками, контактами и настройками интерфейса.

Рис.6. Системное сообщение.

В верхней части страницы располагается строка поиска по письмам. При установке курсора в строку появляется форма расширенного поиска (см. рис.7).

Рис.7. Форма поиска по письмам.

В выпадающем списке выберите папку, в которой будет выполнен поиск писем. По умолчанию поиск выполняется в папке "Входящие". Письма можно найти по вхождению заданной строки в:

• Электронный адрес отправителя - От кого .
• Тему письма - Тема .
• Текст письма - В письме .

Ниже Вы можете отметить, среди каких писем искать. Если ни одна галочка не установлена, то будет выполняться поиск любых писем, если установлена:

• Непрочитанные - поиск ТОЛЬКО непрочитанных писем.
• Важные - поиск ТОЛЬКО писем, отмеченных как ВАЖНЫЕ.
• С вложениями - поиск ТОЛЬКО писем с вложениями.

Чтобы найти письмам по заданным параметрам, нажмите кнопку "Найти" . Результаты поиска отобразятся в общем списке писем (см. рис.8), условия поиска будут отображены в строке поиска.

Рис.8. Результаты поиска по письмам.

Инструкция

Перед тем как просмотреть или прочитать входящие сообщения в вашем электронном ящике, необходимо открыть его. Для этого нужно запустить браузер и в адресной строке ввести веб-сервера, на котором располагается ваш e-mail. В пустые поля введите свои регистрационные данные (логин и пароль). Если вы не помните точно, какие данные были вами использованы при регистрации, воспользуйтесь опцией «Восстановление пароля к учетной записи».

После нажатия кнопки «Войти» вы окажетесь на странице своего почтового ящика. Нажмите на папку «Входящие», чтобы просмотреть все письма в этом каталоге. Письма, которые помечены скрепкой, имеют вложения (загруженные файлы). К таким письмам стоит относиться крайне внимательно, приложения к письмам могут содержать вредоносные объекты.

Для просмотра письма необходимо кликнуть мышью по его заголовку. Заголовки непрочитанных писем в этой папке отображаются жирным шрифтом и находятся, как правило, сверху списка. Если открытое письмо отображается некорректно, т.е. вместо привычных кириллических букв вы видите закорючки, необходимо прокрутить текст письма до самого конца и нажать ссылку другой кодировки. Если вы попробовали все кодировки, а желаемого результата так и не получили, следовательно, отправитель письма работает с другой операционной системой или почтовой программой.

После прочтения текста письма, его можно удалить. Для этого нажмите соответствующую кнопку в верхней или нижней панели кнопок. Если письмо не удалить, оно останется в папке «Входящие». Большое количество прочитанных писем приводит к медленной загрузке почтового ящика, поэтому желательно периодически удалять ненужные сообщения. Важные для вас письма рекомендуется архивировать или перемещать в другой каталог, для этого действия есть специальные кнопки.

Поступающие в организацию документы подлежат учету. Обычно регистрация входящих писем – задача канцелярии, но в небольших коллективах эту обязанность часто возлагают на секретаря. Методика оформления корреспонденции, как правило, подробно описывается во внутренней инструкции по делопроизводству. Если же она отсутствует, при обработке новых документов нужно придерживаться определенного порядка действий.

Вам понадобится

• - журнал регистрации входящей корреспонденции;
• - штамп «Входящее письмо».

Инструкция

Внесите сведения о поступивших письмах в журнал регистрации входящей корреспонденции. Он может быть электронным или традиционным (бумажным). Заполняя электронные формы, следуйте рекомендациям разработчиков программы. Компьютерные системы облегчают канцелярский труд, помогает быстро найти нужную информацию. Однако, в них важна унификация, строгое соблюдение правил ввода сведений, иначе документ может затеряться в базе.

Традиционный журнал регистрации купите в типографии или оформите самостоятельно в тетради формата А4. Главное требование к нему – простота поиска, наглядность и аккуратность заполнения. Удобно вести журнал в виде таблицы со следующими графами:1. Дата регистрации. Входящие письма учитывайте в день получения передавайте на рассмотрение руководителю, если в организации не принят иной порядок;2. Регистрационный номер. Этот атрибут документа состоит из номера папки-дела «Входящие документы» (по утвержденной номенклатуре дел организации) и порядкового номера (с начала календарного года) поступившего письма. Например, «№ 01-12-273», где 01-12 – номенклатурный номер дела, 273 – уникальный номер письма. Вся поступившая корреспонденция регистрируется один раз, независимо от количества поступивших позже копий, в том числе электронных;3. Автор письма (организация, частное лицо), например, «ООО «Встреча» или «Администрация области, заместитель главы В.С.Сидоров» и т.д.;4. Тема документа. Эту графу можно заполнить сведениями из заголовка письма или кратко сформулировать основную мысль после его прочтения. Пишите так, чтобы позже вы могли легко вспомнить, о каком именно документе идет речь, и объяснить это коллегам. Например, «О заключении договора на транспортные услуги» или «О предоставлении сведений по налогу на прибыль до 12.12.2011» и т.д.;5. Исполнитель. Графу заполните после получения визы руководителя. Впишите фамилию сотрудника, который будет готовить ответ. Здесь же пометьте срок исполнения. Дату ответа на срочное письмо выделите цветным маркером или подчеркните.6. Примечания. Здесь вы можете делать отметки о выполнении поручения руководителя, или указывать наличие важных приложений к письму, или помечать количество копий, находящихся у сотрудников в работе.

Дополните таблицу по вашему усмотрению. Например, опасаясь за сохранность документов, выделите графу для подписи исполнителя при получении письма. Однако не перегружайте журнал и себя чрезмерно подробными записями. Всю нужную информацию содержит документ, регистрационные формы лишь помогают проследить стадию работы над ним.

На всех письмах проставьте специальный штамп, на котором указан вид корреспонденции – «Входящие». Оттиск должен располагаться в правом нижнем углу первой страницы документа. Следите, чтобы печатью не перекрывался текст. Порядковый номер и дату поступления впишите в строку оттиска вручную.

Полезный совет

Электронное письмо распечатайте и зарегистрируйте в обычном порядке.

Источники:

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»

Очищать электронный почтовый ящик вручную, сообщение за сообщением - утомительная работа, особенно, если их много. Гораздо удобнее осуществить эту операцию автоматически. Веб-интерфейс практически каждой почтовой службы оснащен соответствующей функцией.

Инструкция

Зайдите в свой электронный почтовый ящик, используя веб-интерфейс.

Создайте новую папку для хранения тех сообщений, которые вам понадобятся даже после очистки. Дайте ей любое название.

Перейдите в папку с входящими сообщениями. Выделите на первой странице те письма , которые вам необходимо сохранить. Осуществите операцию перемещения их в новую папку.

Посмотрите, не оказались ли на первой странице после этого важные сообщения с последующих страниц. При необходимости, перенесите в дополнительную папку и их.

Поступите аналогичным образом со всеми важными сообщениями со всех страниц папки «Входящие».

Перенеся все важные сообщения (их, скорее всего, окажется сравнительно немного) в созданные вами новые папки, приступите к очистке папок для входящих и исходящих сообщений. Каждую из них очищайте следующим образом. Вначале попытайтесь найти на странице кнопку или пункт меню (в том числе, ниспадающего), позволяющий папку . Местоположение такого пункта зависит от того, какой вы пользуетесь почтовой службой. Если найти его не получилось, найдите поле для галочки, расположенное в самом верху страницы, над сообщением. Поставьте в него галочку, и выделенными окажутся либо на странице, либо во всей папке (также зависит от почтовой службы). Удалите их. Если окажется, что сообщения только на одной странице, повторяйте операцию до тех пор, пока не окажется очищенной вся . Даже в этом случае осуществляется гораздо быстрее, чем при выделении и удалении сообщений вручную по одному.

Из новых папок, в которые вы переместили важные сообщения, ничего не удаляйте. При желании сделайте резервную копию важных писем.

Выйдите из почтового ящика.

Видео по теме