Как отправить заявление по факсу. Правильная отправка и принятие факса

Привет всем! Казалось бы, в XXI веке отправка документов по электронной почте, в облака с общим доступом или через мессенджеры должна вытеснить старые способы передачи документов и изображений. Но нет же, старый добрый факс всё ещё востребован. Чаще всего этим способом пользуются государственные структуры, в которых процедура получения и отправки жёстко регламентирована. Суды многих стран также принимают факсы в качестве документов, имеющих силу, отказывая в этом статусе чисто электронным документам.

В бизнес-среде факсы тоже пока живут. Они по-прежнему удобны в местах, не покрытых широкополосным доступом к Интернету: для отправки и получения факса достаточно обычной телефонной линии.

Однако если вы не успели в своё время обзавестись факс-аппаратом, это не повод срочно вписывать его в смету на ближайший квартал. С помощью компьютера и обычного (в наше время) широкополосного доступа вы тоже можете воспользоваться всеми преимуществами факса.

Облачные факс-сервисы

Если отправлять факсы вам нужно редко, не больше одного-двух в день, то на помощь вам могут прийти факсовые сервисы. Они выглядят как сайты, на которых вам надо ввести номер получателя, загрузить документ и отправить его получателю. В качестве информации об отправителе достаточно просто адреса электронной почты.

Некоторые из этих сервисов предлагают небольшой набор бесплатных услуг, другие - платны полностью. Если для вашей организации услуги факса и правда важны, есть смысл приобрести платный аккаунт и воспользоваться услугой в полном объёме.

Мир факсовых сервисов так же динамичен, как и остальные. Так, популярный проект FreePopFax сейчас является частью сервиса eFax (www.efax.co.uk) и требует обязательной регистрации. Аналогичные услуги предлагает сайт myfax.com. Оба проекта предлагают месяц бесплатных услуг сразу после регистрации.

Отправить факс с компьютера через Интернет бесплатно тоже можно, если он небольшой. Для отправлений малого объёма подойдёт сайт pamfax.biz. Зарегистрировавшись там, вы сможете отправлять факсы объёмом до 3 страниц бесплатно. Если вам нужно больше, то решайте сами, что вас больше устроит: полноценная регистрация с абонплатой или оплата каждого отдельного большого факса.

Некоторые проекты предлагают своеобразную комбинацию старых факсовых технологий с новыми облачными. К примеру, премиум-подписка того же Pamfax ($8.71/месяц) включает неограниченное место для хранения отправленных и полученных факсов. На обычной подписке ($5.78/месяц) факсы хранятся 30 дней, а при бесплатном использовании удаляются сразу.

Кстати, не обольщайтесь скромными тарифами: это плата за обслуживание номера и облачные услуги, а за отправку факсов платить придётся отдельно (на том же Pamfax – 9-13 центов за страницу. На других сервисах цены сравнимы). Однако, если факс в вашем бумагообороте нужен, эти цены вполне разумны и окупаются эффективной коммуникацией.

Локальные факс-программы

Если вы не желаете загромождать рабочий стол реальным факс-аппаратом, однако пользуетесь факсом достаточно часто, вы можете воспользоваться программным факсом.

Наибольшую популярность приобрело приложение VentaFax, которое в состоянии заменить реальный факс-аппарат. Но при одном условии: у вас есть реальный городской телефонный номер, к которому подключен старый добрый модем. Нет, не обязательно быть подключенным к Интернету именно через этот модем. Но для отправки будет задействован именно он. В принципе, можно заменить реальный модем на виртуальный номер VoIP-оператора. Настройки в этом случае несложны. Тогда вам придётся платить отдельно за факс-сервис и отдельно за услуги VoIP.

Куда интереснее выглядит приложение того самого PamFax, которое интегрируется со Skype. Для полной интеграции вам, конечно, понадобится подписка на платные сервисы Skype и ненулевая сумма на счету. Зато получатель и отправитель смогут общаться в Скайпе, используя учётные записи PamFax.

В принципе, создать сообщение для отправки через факс можно даже в Microsoft Office или другом офисном пакете, выбрав нужный шаблон при создании нового документа. Даже для пакетов, где по умолчанию факсовые шаблоны не установлены (например, LibreOffice), можно скачать и установить шаблоны вручную. Но для отправки факсов всё равно придётся воспользоваться каким-нибудь из вышеуказанных сервисов (или аналогичным).

В любом случае, перед тем, как отправить факс с компьютера через Интернет, вам нужно позаботиться о сервисе отправки. Преимущество Skype – в том, что он может предоставить виртуальный номер общего назначения. С другой стороны, некоторые чисто факсовые сервисы (вроде RapidFAX) тоже предлагают виртуальный номер, плата за который уже входит в абонентную.

Мобильные приложения для факса

Да, существуют также мобильные приложения, предназначенные для отправки факсов. Документы, которые вы отправляете, можно создать прямо на устройстве, получить через почту или облако… или просто заснять на встроенную камеру. Разумеется, это также не будет бесплатно. Но это так же просто, как отправить факс с компьютера, только не требует самого компьютера.

В качестве примера можно рассмотреть сервис iFax. Он хорош тем, что приложение iFax существует и для устройств Apple, и для Android-гаджетов. С его помощью можно отправлять на факс документы PDF, DOC, изображения JPG, другие типы документов, как из локальной памяти, так и из Dropbox или Google Drive. В процессе отправки документ можно подредактировать. А сообщение об отправке или получении придёт в режиме Push.

Прямо в приложении вы можете либо купить подписку на услуги пакетом, либо оплачивать каждый отдельный факс принятыми в iTunes и Google Play методами.

Союз старых и новых технологий может прожить ещё достаточно долго. Так, ждём, что в Telegram или Facebook Messenger появятся боты для отправки сообщений на факсы. Разумеется, тоже платные.

Инструкция

Чтобы отправить факс, продвиньте лист формата А4 в прорезь на крышке прибора. Дождитесь щелчка. Если бумага закрепилась в факсе, значит она вставлена правильно.

Поднимите трубку и наберите номер абонента. Отправляя факс за границу, не забудьте ввести код страны и города. При пересылке по Москве уточните, не находится ли телефон в зоне 499. В этом случае при звонках из районов с кодом и 495, и 499 необходимо набирать дополнительные цифры. Введите 8, затем 499 и нужный номер.

Дозвонившись, представьтесь и попросите принять факс. Дождитесь, пока оппонент ответит "стартую". После этого нажимайте кнопку "старт" на своем аппарате. Если лист пополз через ролики, значит все в порядке - передача удалась. В случае ошибки бумага остановится, и на табло появится сообщение о неисправности.

Отправляя информацию на факс, находящийся в автоматическом режиме, проделайте те же действия, что описаны выше. Только не дожидайтесь ответа оппонента. Как только услышите в трубке характерные резкие звуки, нажимайте кнопку "старт".

Чтобы принять факс, поднимите трубку. Как только оппонент скажет "стартую" или "примите факс", нажимайте кнопку "старт". Если из аппарата показалась бумаг, передача идет успешно. В том случае, когда вам не нужно продолжать разговор, повесьте трубку - это не прервет работу факса. Если вы хотите соединиться с отправлявшим, чтобы проверить, все ли документы прошли, оставайтесь на линии. После завершения печати листа аппарат автоматически переключится на аудиовызов, и вы сможете уточнить интересующие детали.

Обратите внимание

Если факс не принимает или не отправляет документы, проверьте, не застряла ли бумага. Если все в порядке, попробуйте его перезагрузить. Выключите аппарат из розетки и подождите десять минут, затем включите. Если он отказывается работать, обратитесь в сервисную службу.

Полезный совет

Вовремя добавляйте бумагу в факс и меняйте чернила. От этого зависит корректная работа аппарата и успешное функционирование всей компании.

В настоящее время существует несколько возможностей передачи и приема факсимильных документов с помощью интернета и электронной почты. Специальные программы позволяют обмениваться документами. Рассмотрим самые удобные. Встроенная в Windows программа работы с факсами в версии Windows 7, Windows Vista и Windows ХР.

Инструкция

Установите, есть ли в вашем компьютере встроенный модем, если нет, то подключите внешний. Через внешний или внутренний модем подсоедините компьютер к телефонной линии.

Найдите через панель управления или поле поиска программ в меню "Пуск" программу "Факсы и сканирование Windows". На панели инструментов программы нажмите кнопку "Создать факс" и выполните установку модема, следуя указаниям мастера установки. Этот пункт выполняется только один раз при подключении нового модема.

Для приема факсов зайдите в пункт меню "Сервис" => "Параметры факса" => вкладка "Общие" => поставить флажок в поле "Разрешить устройству получение факсов". Кнопка "Принять факс сейчас" позволит вам принять документ при получении входящего вызова. Также можно настроить автоматическое включение приема факсов при входящем вызове. Кроме того, программа позволяет отправлять отсканированные документы и файлы.

Специальные программы для приема/отправки факсов. Выберите программу, которая соответствует вашим требованиям. Следуйте инструкциям разработчиков. Вот несколько вариантов программ, которые работают с факсами: VentaFax, 32bit Fax, WinFax PRO, Venta ZVoice, Supervoice Pro.

Он-лайн сервисы по отправке и приему факсов. Выберите подходящий вам коммерческий или бесплатный интернет-сервис и зарегистрируйтесь. Выделяется номер, который вы можете указывать в качестве факса.

Для приема факсов вам ничего не нужно будет делать, все документы, присланные на ваш номер пересылаются на электронную почту. Для отправки факса вы присылаете документ в электронном виде, а сервис пересылает его на указанный факс-номер.

Видео по теме

Любому офису для полноценного функционирования нужен факсимильный аппарат (факс). Чтобы им пользоваться, для начала его нужно настроить. Для этого следует прочитать прилагающуюся к факсу инструкцию и инструкции, которые следуют ниже.

Инструкция

Установите на факсе режим «автоответчик/факс». Это работает следующим образом. На факс поступает звонок. Он автоматически распознает тональный сигнал. Если это обычный звонок, то включится автоответчик. Если был отправлен какой-либо документ, то ваш факс Panasonic автоматически его примет. Не забудьте записать сообщение на автоответчик. В нем сообщите, что можно оставить голосовое сообщение после сигнала. Если звонящий хочет отправить факс, то ему нужно нажать кнопку Start.

Каким образом сегодня происходит отправка документов? Большую часть пересылают при помощи электронной почты - это факт, но в то же время факс до сих пор используется, более того, остаётся популярным средством для передачи тех или иных бумаг. Достаточно часто люди спрашивают: "Как отправить факс?" Многие действительно не знают, как это делается. На самом деле нет ничего трудного в том, чтобы этим способом отправлять бумаги. Чтобы процедура оказалась успешной, нужно выполнить несколько простых шагов - с этим справится любой человек.

Подготовка к отправке и требования к документам

Что делают перед тем как отправить факс? Сначала готовится документ, который будет отсылаться. Как правило, его распечатывают на А4, поскольку далеко не каждая модель факсимильного аппарата позволяет отсылать бумаги меньшего размера - так что выбирается оптимальный вариант. Если устройство может отсылать бумаги разных размеров, в нём обязательно имеются регуляторы размера листа.

Необходимо, чтобы документ, предназначенный на отправку, был напечатан очень качественно - в противном случае у получателя могут возникнуть сложности с расшифровкой информации, которая на нём содержится. Если в силу каких-либо причин изображение или текст вышли размазанными, лучше осуществить печать повторно.

Когда подготовка будет выполнена, открывают лоток подачи бумаг в факсе. Обычно он находится где-то с тыльной стороны устройства. Документ вставляется лицевой стороной вниз - это важно.

Как послать несколько листов

Если вы знаете, откуда можно отправить факс, всегда можно выслать сразу несколько листов - процедура отправки будет определяться тем, с каким типом аппарата приходится взаимодействовать. Определённые устройства рассчитаны на массовую отсылку документов, так что в лоток агрегата можно вставлять несколько листочков (как показывает практика, данное число не должно быть больше десятка).

Существуют такие модели факсов, где больше одного документа отправить нельзя - в такой ситуации все бумаги загружают в порядке очереди. Когда все листы будут загружены, следует дождаться одинарного сигнала. Далее устройство начинает захватывать документ.

Что следует сделать перед отправкой

Прежде чем отсылать документацию кому-то, нужно на аппарате набрать номер адресата, далее дождаться, когда возьмут трубку. После, согласно правилам этикета, следует представиться, попросить собеседника, чтобы он принял факс. Стандартная команда для передачи бумаг - «Стартуем», после этого на устройстве нажимают кнопку «Старт» (не только вы, но и человек на другом конце провода). Да, там тоже должны знать, как отправить факс, в противном случае ничего не получится. Трубку не кладут до тех пор, пока передача документов не закончится - это важно. Часто бывает так, что адресат имеет автоматический факс - в таком случае всё будет проще: нужно лишь набрать номер, дождаться специального сигнала и нажать стартовую кнопку. Когда процедура отправки закончится, нужно нажать кнопку «Связь»: интересуются, дошли ли документы, читаема ли информация. Если качество низкое, стоит повторить передачу ещё раз.

Где можно отправить факс

Определённые компании в наше время требуют, чтобы некоторые документы обязательно были переданы посредством Как быть, если такого устройства у вас нет? Можно ли, к примеру, отправить факс через Интернет?

Переслать документы всегда можно при помощи почтовых отделений. За вполне умеренную плату бумага будет выслана туда, куда это необходимо. Подобные услуги также предоставляются в специальных фирмах: отправка факсов для них - профильная деятельность.

Существуют и более лёгкие варианты: можно заглянуть в какой-нибудь офис и попросить, чтобы они переслали документы, обратиться к знакомым - наверняка есть такие, у кого в распоряжении имеется факсимильный аппарат. Но самый лучший совет: если вам часто приходится пересылать документы, лучше всего просто приобрести факс - и тогда точно не придётся сталкиваться с разными трудностями.

Переслать бумаги можно посредством Интернета и компьютера, но в комплекте должен быть сканер, чтобы делать копии с разных бумаг. Многие сайты в сети предлагают отправку факсов за символическую цену. Существуют специальные программы, которые гарантируют передачу документов на факсимильные устройства, в том числе и от популярных Интернет-сервисов типа Google. Как отправить факс таким способом, разберётся без труда каждый.

Телефон для приёма и отправки документов

Несколько слов стоит сказать о современных сотовых телефонах. На данный момент это не просто аппараты для переговоров, а полноценные устройства связи практически любыми способами. Как отправлять факс с телефона? Очень просто: достаточно позвонить своему сотовому оператору и попросить, чтобы подключили услугу по отправке и приёму факсимильных документов. Придётся, правда, подключить ещё один дополнительный номер - его и нужно будет использовать для пересылки бумаг. У каждого оператора свои расценки за предоставление такой услуги, так что насчёт этого следует обязательно проконсультироваться, чтобы избежать неприятных сюрпризов.

Давно прошли времена, когда факс был главным инструментом связи, сейчас одним кликом можно отправить письмо по электронной почте или пообщаться посредством телеконференции. Но некоторые организации продолжают использовать этот аппарат. Главная причина - документы, отправленные факсом, обладают большей юридической силой. К тому же, в некоторых удаленных местах нет выхода в интернет, поэтому люди вынуждены обмениваться информацией посредством такой связи.

Что делать в том случае, если возникла необходимость отправить документ? Нет смысла для этого приобретать специальный аппарат, который будет занимать много места и большую часть времени просто пылиться на столе. Документ можно отправить посредством интернета, это можно сделать бесплатно и без модема.

В интернете есть ресурсы, с помощью которых можно отправить сообщение сразу нескольким людям. Можно присылать уведомления о получении документа на почту или по SMS. На ресурсах каждому зарегистрированному пользователю присваивается уникальный факс-номер.

Наиболее популярные сайты:

Pamfax.
Freefax.
Ventafax.
Myfax.

Pamfax. В отличие от большинства похожих веб-порталов этот проект имеет русифицированную версию. Когда пройдена регистрация, пользователю открывается доступ к бесплатной отправке 3-х документов. Сервис каждому пользователю присваивает факс-номер. В приложении поддерживается большое количество известных платформ от Windows до Blackberry. С помощью этого ресурса можно доставить сообщения в 237 стран мира.

Имеется возможность интеграции с прочими популярными программами и приложениями. К примеру, после установки приложения в меню Skype автоматически сформируется соответствующая кнопка для отправки факсимильных сообщений. Если приложение будет применяться совместно со Skype, то пользователь приобретет много полезных функций. Главная из них - это «мастер отправки сообщений» . Уведомление отправляется прямо в специальный чат.

Freefax. На этом сервисе для отправки сообщений не требуется регистрация. Чтобы эффективно работать с приложением, пользователь должен знать английский язык на базовом уровне или пользоваться программой-переводчиком. Перед отправкой сообщения необходимо заполнить четыре обязательных поля. Далее нужно только отправить документ. Работать с ресурсом быстро и просто. На просторах интернета имеется множество сервисов, которые похожи с Freefax. Но большинство ресурсов отправляют бесплатные сообщения только по территории нескольких стран. Как правило, это Канада и США.

Ventafax. Позволяет отправлять документы при помощи компьютера. Плюсом проекта является интерфейс, который выполнен в виде факсимильного аппарата. Меню сайта на русском языке. Сервис обладает множеством полезных функций. Этим он выгодно отличается от остальных сайтов. Имеется голосовой набор , массовая рассылка, выбор темы для рабочего стола и запись разговора. Чтобы расширенные функции работали правильно, потребуется модем и телефонный кабель к ПК. В интернете есть Mini Office, который позволяет в течение месяца использовать программу в тестовом режиме и бесплатно рассылать документы. После истечения пробного срока нужно оплатить программу или удалить ее.

Myfax. Этот ресурс является наиболее простым и удобным. Чтобы ввести сообщение, потребуется номер факса получателя, адрес электронной почты и страна-адресат. При желании можно указать имя отправителя или название фирмы. Далее потребуется прикрепить файл и нажать на кнопку «Send fax».

Потом нужно зайти на почтовый ящик, туда должно прийти письмо со ссылкой о подтверждении отправки сообщения. По ней нужно перейти. На этом процесс отправки документации закончен. Интерфейс портала на английском языке, но он несложный. В сутки с сайта можно отправлять не больше 2 страниц. Регистрироваться в проекте не нужно. На почту будут приходить уведомления о доставке или ошибке в отправке документов.

Другие способы отправки

Отправить факс через интернет бесплатно можно с помощью сервисов Microsoft Office:

Необходимо открыть Microsoft Word, Excel или Power Point.
В меню необходимо выбрать кнопку «Отправить».
Затем нужно нажать на клавишу «Факс через интернет».

Если сообщение отправляется впервые, то необходимо перейти на специальную веб-страничку, где нужно пройти регистрацию, следуя простой инструкции. Далее понадобится открыть приложение Microsoft Outlook и выбрать клавишу «Создать», затем нужно нажать на кнопку «Факс». После этого откроется окно, которое напоминает создание письма в электронном ящике. Здесь документ преобразуется в формат.tiff. Самостоятельно можно прикрепить другой файл. Для этого необходимо заполнить поля:

кому;
тема;
номер факса.

После этого необходимо нажать на кнопку «отправить».

Не нужно забывать, что Outlook должен быть запущен сразу, иначе отправка документов произойдет только при следующем входе в Microsoft Office. Факсимильное сообщение можно отправить с помощью базового компонента Windows через «Факсы и сканирование». Найти эту функцию можно в меню «Пуск», далее нужно зайти в раздел «Все программы». Удобство заключается в том, что нет необходимости устанавливать дополнительное программное обеспечение. Но для отправки сообщений таким образом потребуется модем или регистрация на сервере факсов.

Как работать с Rufax

Руфакс - это страничка в интернете для передачи и приема факсимильных соообщений. Она предоставляет полный набор инструментов для обмена сообщениями без применения собственного факс-аппарата и телефонной линии. Используя этот сервис , можно избавиться от расходов на обслуживание факсимильного аппарата. Чтобы работать с ресурсом, достаточно обычного браузера. На факс можно отправлять любые документы посредством компьютера через интернет.

Сервис позволяет принимать факс на электронную почту или в личном кабинете. Хранить переписку можно в электронном виде. Можно применять собственные инструменты для совместной работы с сообщениями. Ресурс позволяет выполнять многоадресную рассылку. Можно интегрировать факс-сервис в информационную систему собственной фирмы.

Из любой точки мира через интернет открыт доступ:

к сервисам службы;
личному кабинету;
архиву отправленных и принятых документов.

Необходимо использовать обычный браузер через удобный и простой интерфейс сайта Rufax, чтобы отправлять и принимать факс. Проделать работу сможет пользователь с минимальным уровнем подготовки. Для работы с Rufax не придется устанавливать специализированные программы и приложения или приобретать факсимильное оборудование. Не нужно искать подключение к телефонной сети.

Чтобы отправить факс, необходимо прикрепить требуемые документы со сканера или из перечня файлов, находящихся на компьютере. После этого необходимо ввести адрес получателя. Если есть желание, можно сопроводить отправку факса индивидуальным голосовым сообщением. Для этого нужно прикрепить к файлу сообщение в формате.mp3 или.wav.

сообщению;
приглашению;
поздравлению;
другой интересной для получателя информации.

Чтобы принимать факс, надо воспользоваться бесплатным телефонным номером с добавочным кодом. Или нужно приобрести в «службе» собственный выделенный номер телефона.

Платные интернет-сервисы

Если пользователь по каким-то причинам не может использовать бесплатные программы, то можно воспользоваться ресурсом LabNT . Перед отправкой документа необходимо в обязательном порядке пройти регистрацию. Нужно указать собственные контактные данные, потом подтвердить действие, для этого понадобится перейти по ссылке, которая отправится на электронную почту. После этого станет доступен личный кабинет. Чтобы начать работу по отправке сообщений, вначале необходимо пополнить баланс.

Когда средства поступят на счет, необходимо зайти в раздел «Отправить факс», там выбрать нужный документ для пересылки, затем указать страну и номер получателя, потом нужно ввести номер для набора и количество попыток в случае невозможности отправки сообщения с первого раза. Все сведения о результате и отправке факсов будут зафиксированы в таблице, которая обновляется в режиме реального времени.

FaxService - это платный ресурс, на котором перед работой необходимо пройти простую регистрацию и пополнить баланс для отправки документов. Если отправка документов происходит в пределах Российской Федерации, то стоимость одного факса не превышает 10 руб. Но точная стоимость зависит от удаленности региона. Цена начисляется постранично, а не за одну отправку.

Отправлять факс бесплатно или платно при помощи компьютера и выхода в интернет можно различными способами. Помимо штатных программ, в интернете можно найти много специальных приложений и сервисов. Многие из них обладают большим количеством функций, что значительно упрощает работу по доставке факсовых сообщений.