Как оформить приложение к документу

Особо обращаем внимание студентов на наиболее часто встречающиеся ошибки и недочеты в бакалаврских работах:

Казенный стиль, неудобный для восприятия (штампы);

Отсутствие собственных оценок, мыслей, предположений;

Отсутствие ссылок на исследования ученых и практиков и другие цитируемые источники;

Отсутствие аргументированных выводов, обоснованности предложений;

Несоответствие содержания и формы, то есть несовпадение основного текста и выводов, как по главам, так и в целом по работе.

3. Требования к оформлению бакалаврской работы

3.1 Общие правила

Бакалаврская работа с соответствующими схемами, таблицами и другими материалами оформляется на одной стороне листа формата А4 (297 х 210), используются принятые на практике унифицированные методы оформления. Размер левого поля 30 мм, правого 15 мм, верхнего – 15 мм, нижнего – 20 мм. Шрифт – Times New Roman, размер – 14, межстрочный интервал – 1,5. Фразы, начинающиеся с новой строки, печатаются с абзацным отступом от начала строки (1,25 см).

Объем бакалаврской работы(без списка литературы и приложений) должен составлять не менее 50 и не более 60 страниц машинописного (набранного на компьютере) текста.

Оформление титульного листа производится в соответствии с принятой формой (Приложение 5). На титульном листе обязательны: подписи студента, выполнившего бакалаврскую работу, руководителя работы, консультантов по разделам, заведующего выпускающей кафедрой. Справа от каждой подписи указывают инициалы и фамилию лица, подписавшего документ, а ниже подписи – дату подписания. Внизу указывается год выполнения бакалаврской работы.

ВНИМАНИЕ! В содержании перед такими структурными элементами как «ВВЕДЕНИЕ», «ЗАКЛЮЧЕНИЕ», «СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ», «ПРИЛОЖЕНИЯ» номер не проставляется!

Текст бакалаврской работы подразделяют на главы (разделы) и параграфы (подразделы). Каждый из параграфов должен содержать примерно равное количество страниц.

Главы должны иметь порядковые номера, обозначаемые арабской цифрой. Параграфы должны иметь нумерацию в пределах каждой главы. Номер параграфа состоит из двух цифр: номера главы и номера параграфа, разделенных точкой. Например: «3.1» (первый параграф третьей главы). После номера параграфа точка не ставится.

1 – нумерация глав

1.2 нумерация параграфов

2 – нумерация глав

2.1 – нумерация параграфов

2.1.2 нумерация пунктов

2.2 – нумерация параграфов

Названия глав, параграфов и пунктов не должны совпадать ни друг с другом, ни с названием темы бакалаврской работы! Названия всех глав, параграфов и пунктов строятся содержательно, отражая раскрываемые в них идеи. Их назначение – направлять внимание и пишущего, и читающего на конкретную идею, конкретный материал.

Переносы слов в заголовках глав, параграфов и пунктов не допускаются. Точка в конце заголовка не ставится . Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Подчеркивание заголовков не допускается. Расстояние между заголовками главы, параграфа и последующим текстом так же, как и расстояние между заголовками и предыдущим текстом, должно быть равно 1 пробелу . Название каждой главы и параграфа в тексте работы можно писать более крупным шрифтом, чем весь остальной текст, а также выделять жирным шрифтом. Каждая новая глава начинается с новой страницы. Это же правило относится к другим основным структурным частям работы: введению, заключению, списку литературы, приложениям. Параграфы (подразделы) и пункты внутри параграфа располагаются последовательно друг за другом.

Законченная мысль должна выделяться в самостоятельный абзац.

Если в тексте применяются сокращения слов, за исключением общепринятых, то в приложении приводится расшифровка этих сокращений. В приложения целесообразно выносить и вспомогательные материалы, содержащие исходные данные, а также табличную и графическую информацию объемом более одной страницы.

В работе допускается употребление следующих общепринятых сокращений:

– самостоятельно употребляемые сокращения: и др., и пр., и т. д., и т. п., т. о., т. е.;

– слова, сокращаемые только при именах, фамилиях, географических названиях: г-жа (госпожа), г-н (господин), им. (имени), т. (товарищ), г. (город), д. (деревня), обл. (область), с. (село);

– слова, сокращаемые при датах в цифровой форме: в. (век), вв. (века), г. (год), гг. (года), до н. э. (до нашей эры), н. э. (нашей эры), ок. (около);

– слова, сокращаемые при числах в цифровой форме: руб., коп., млн, млрд, тыс., экз.;

Перечисления. Перечисления могут оформляться, как нумерованным, так и маркированным списком. Списки могут быть одно- или многоуровневыми.

Например:

1) производственную;

2) товарную;

3) сбытовую;

4) традиционного маркетинга;

5) социально-этического маркетинга;

6) маркетинга взаимодействия.

Или:

Мировая наука и практика маркетинга выделяет следующие его концепции, сложившиеся в результате эволюции:

Производственную;

Товарную;

Сбытовую;

Традиционного маркетинга;

Социально-этического маркетинга;

Маркетинга взаимодействия.

Нумерация страниц. Все страницы дипломного проекта обязательно должны быть пронумерованы. Нумерация листов должна быть сквозной. Номер листа проставляется арабскими цифрами в центре нижней части листа без точки. Нумерация листов начинается со второго листа и заканчивается последним. На втором листе ставится номер «2». На титульном листе номер страницы не проставляется!

Рисунки и таблицы, расположенные на отдельных листах, включают в общую нумерацию листов и помещают по возможности следом за листами, на которых приведены ссылки на эти таблицы или иллюстрации. Список использованной литературы и приложения также включаются в общую нумерацию листов.

Требования к изложению текста. Текст бакалаврской работы должен быть кратким, четким, не должен допускать различных толкований. Следует применять установленные стандартами термины, обозначения и определения, а при отсутствии стандартов – общепринятые в научной литературе.

Важным моментом при написании бакалаврской работы является оформление ссылок на используемые источники. При их оформлении следует придерживаться следующих правил:

Текст цитаты заключается в кавычки и приводится в той грамматической форме, в какой он дан в источнике, с сохранением особенностей авторского написания;

При цитировании текста цитата приводится в кавычках и оформляется в виде подстрочной ссылки.

С первого взгляда складывается впечатление, что приложение , а также реквизит «Отметка о наличии приложения » просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений , то большинство ­обращается к тексту ГОСТа Р 6.30-2003.

Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений . Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:

1. Где именно в документах стоит располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
2. Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?

Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.

Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30-2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1). На самом деле это не так . Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения » в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).

Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2-4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 , которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2-4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.

Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения» , стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30-2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических ­рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 они есть, и вот что там написано:

Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет ­расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.

В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

В тексте ГОСТа Р 6.30-2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение , то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, ­реквизит ­«Отметка о наличии ­приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).

Также реквизит «Отметка о наличия приложения », при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.

Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения » не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол .

Реквизит «Отметка о наличии приложения » не оформляется и в распорядительных документах : приказах, распоряжениях, указаниях, ­постановлениях и решениях.

Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).

Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?

Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение » с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.

Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием ­документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.

Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом .

Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.

Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение » на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки . И посмотрите, что получается: есть варианты, когда отсутствует необходимая информация (Пример 6) или когда она дублируется (Примеры 7 и 8).

Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30-2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.

Как нужно оформлять приложения?

При оформлении приложений следует соблюдать следующие ­несложные правила :

1. Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
2. Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» (см. Пример 5) или в реквизите «Гриф утверждения документа» (см. Пример 9).
3. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

   Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.

4. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов документов.
5. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. При этом номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.
6. Организационно-правовые документы — инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, — в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, разработавшим данное приложение. Другие приложения при необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна составлять несколько сантиметров. Этот нехитрый прием застрахует от добавления какого-либо текста в конец приложения после подписания основного документа (см. Пример 5).

Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).

* * *

Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.

1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. — ВНИИДАД. — 2003.

2 Месторасположение некоторых реквизитов, которые должны оформляться только в конкретных зонах страницы документа, указываются непосредственно в тексте ГОСТа Р 6.30-2003 и вышеназванных Методических рекомендациях. К таким реквизитам относятся: «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о ­поступлении документа в организацию», «Идентификатор электронной копии документа».

3 При наличии нескольких приложений они нумеруются, т.е. надпись «Приложение» должна включать знак «№» и порядковый номер приложения (см. Пример 5).

4 Исключения составляют самостоятельные документы, которые не имеют адресной части, отправляются с сопроводительным письмом в стороннюю организацию (см. Пример 4) и указываются в письме как приложения. Данные документы оформляются стандартно, т.е. по правилам, применяемым к определенным видам документов.

Одной из составных частей дипломной работы являются приложения, если они, конечно, в дипломе имеются. В некоторых дисциплинах и отдельных темах присутствие приложений просто не требуется. Например, в юридических дисциплинах практически невозможно найти материал, который можно отнести к приложениям. Большинство же дипломных работ сдаются авторами с приложениями. Правила по оформлению дипломной работы гласят, что к приложениям относят те материалы, которые особенно важны для понимания самой работы, но в формате текста их сформировать невозможно в виду большого объема. Ниже в этой статье будет приведено оформление приложения в дипломе пример.

Примеры приложений.

Чаще всего это:

• различные графики, схемы, рисунки, диаграммы, которые оказались слишком громоздкими для стандартных страниц;
• справочные материалы, например, данные по отчетности определенной организации или внутренняя документация какой-либо компании;
• методики, которые были использованы при выполнении исследовательской части дипломной работы, например, различные анкеты или вопросники.
• большие таблицы, размер которых равен более 2/3 страницы А4;

Перечисленные выше материалы важны для разъяснения и детализацию некоторых составляющих дипломной работы. Они разрешают понять, за счет чего были сформированы выводы и решения проблемы, как работает алгоритм, на какие материалы был сделан упор и т.д. Члены аттестационной комиссии очень часто обращают внимания на приложения, поэтому ваша оценка во многом будет зависеть от качества оформления этой части дипломной работы. К примеру, многие студенты ошибочно считают, что большее количество приложений ведет к лучшей оценке. Такой факт вряд ли может найти подтверждение на практике. На самом же деле, приложения в количестве больше 15 значительно осложняют структуру работы, внимание комиссии при проверки рассеивается, некоторых из них это может раздражать. Ниже будут сформулированы некоторые советы, которые должны помочь Вам правильно оформить приложения.

Советы по оформлению приложений .

Желательно, чтобы приложение было неразрывно связано с текстом дипломной работы. Поэтому обязательно наличие ссылки на каждое приложение. Ссылка на оформление приложения в дипломе пример: «Схема обработки вызова в биллинговой системе представлена в Приложении 4.» При этом у Приложения 4 обязан быть соответствующий заголовок: Схема обработки вызова в БС.

Рекомендуется различные схемы (особенно это касается организационных структур) всегда выносить в приложения, при этом оформлять лучше их в альбомном формате. Это повысит наглядность и детализирует все компоненты схемы.

Оформление приложения в дипломе пример №2: «Полномочия сотрудников отдела кадров закреплены в Положении об отделе кадров компании Нептун (см. Приложение 6).» Положение является объемным документом, поэтому важно вынести его именно в приложения, ведь в тексте выложить его суть практически нереально. Приложение наглядно покажет, какой сотрудник какие полномочия исполняет.

Чаще всего приложения прилагаются к дипломной работе единственным массивом. Авторы работы выделяют для них специальную папку. Правда, бывают варианты, когда приложения переплетают вместе с текстом работы. В любом случае перед приложением размещают чистый лист бумаги, где посередине будет написано: Приложения.

Обычно приложения оформляют в формате А3 или А4. Справа в верхнем углу пишут слово «Приложение», после него ставят номер приложения (при этом «№» не пишется): Приложение 1. Для обозначения приложений нередко используют буквы: Приложение А. Однако стоит запомнить, что буквы Е, И, О, З, Ь, Ъ не используются.

Нумеровать листы с приложениями не принято. Они могут быть и в книжной, и в альбомной ориентации. Важно еще раз обратить внимание на том, чтобы не делать слишком много лишних приложений. Оптимальное количество Приложений 1-5, максимум - 8.
Ссылки в тексте на приложения являются обязательными, ведь использования приложения без ссылки является по сути бессмысленным.

Если грамотно оформить приложения к дипломной работе, это сыграет только Вам на руку и покажет ваше умение работать с большим материалом, выделять в огромных работах основное и второстепенное, акцентировать внимание на самых важных фактах и объектах. Члены аттестационной комиссии по достоинству оценят Ваш труд.

Что нужно знать для того, чтобы правильно оформить не только основную часть диплома, но и не забыть такие структурные элементы, как приложения?

Для чего они нужны? Как правильно оформить приложение в дипломе? Теперь обо всём этом подробнее.

Назначение

Диплом, или, как ещё говорят, содержит результаты исследования, которое проводит студент - будущий специалист в определённой сфере. Предполагается, что с заданием он справляется самостоятельно. Однако на случай возникающих вопросов есть руководитель. Он может не только сориентировать по выбранной теме, но и ответить на вопрос о том, как оформить приложение в дипломе.

Заметим, что это одна из частей пояснительной записки, которая не всегда является обязательной. Дело в том, что есть ряд дисциплин или тем, который имеют преимущественно теоретический характер. Они могут не содержать в себе такой информации, которую следовало бы вынести в приложения.

Назначение их состоит в том, чтобы предоставить более полную информацию о проведённом в работе исследовании. Здесь могут содержаться различные данные, которые имеют отношение к теме. В основной части диплома их не располагают по той причине, что они могут загромождать работу. Поэтому большие таблицы или громоздкие схемы, отчётная документация или какие-либо другие материалы помещаются в конце диплома в виде отдельного раздела, который так и называется.

Структура диплома и место в нем приложений

В дипломе есть несколько составных частей. Поскольку в наши задачи не входит их подробное рассмотрение, остановимся на них кратко.

1. Титульный лист - здесь содержится информация об авторе, руководителе, наименовании организации, в которой она выполнена и т. д.
2. Реферат - обязательное краткое сопровождение пояснительной записки, которое содержит краткие сведения о проведённом студентом исследовании.
3. Задание - иногда называется техническим, здесь приводятся некоторые данные об объекте исследования, такая форма используется на технических специальностях. Этой части может отсутствовать.
4. Содержание - оглавление пояснительной записки, которое включает наименования всех структурных элементов. Здесь указываются номера страниц, на которых располагаются названия. В последнем пункте, как правило, находятся приложения.
5. Условные обозначения, аббревиатуры или сокращения. Содержит список этих элементов с пояснениями.
6. Введение - вводит в курс представленного к защите исследования на основе выделения актуальности, цели, задач, объекта, предмета, методологии и т. д.
7. Основная часть - состоит из разделов и других составляющих частей. Здесь последовательно излагаются результаты проведённого студентом исследования. Как правило, она включает три раздела с соответствующим разбиением на подразделы, а в ряде случаев - на параграфы.
8. Заключение или выводы. Иногда сюда могут включать и практические рекомендации.
9. Список использованных источников — содержит литературы.
10. Приложения - своеобразное продолжение исследования. Они представляют собой отдельный раздел, включающий материалы, необходимые для более глубокого раскрытия темы. Он иногда может отсутствовать. В случае присутствия следует обратить внимание на то, как оформить приложение в дипломе.

Какого характера информация может содержаться в приложениях? Решение в этом случае студент должен принимать совместно с научным руководителем. Как правило, рекомендации по этому разделу определяет выпускающая кафедра, принимающая решение исходя из специфики своей научной деятельности.

Однако здесь следует помнить о том, что необходимо оформление приложения в дипломе по ГОСТу. Поэтому следует обратиться к изложенным в нём правилам. Для такого вида работ используется ГОСТ 7.32-2001. Здесь в пункте 5.12 есть информация о том, что приложения могут содержать те материалы, которые связаны с выполненным исследованием, но по ряду причин не включены в разделы основной части.

Традиционное содержание

Пользуясь общепринятыми правилами написания диплома, заметим, что в приложения включаются материалы, выходящие за рамки предложенного формата изложения, которые позволяют лучше понять содержание работы и смысл всех действий, произведённых автором.

Как правило, сюда включают:

• большие таблицы и громоздкие расчеты - к ним относятся те, которые превышают формат стандартной страницы;
• графические материалы - сюда помещают рисунки, модели или диаграммы, которые выходят за рамки формата А4;
• справочную информацию: финансовую или бухгалтерскую отчётность предприятия, внутреннюю документацию, характеризующую определённые стороны деятельности организации (приказы, кодексы, договоры, уставы и т. д.);
• материалы, отражающие используемые в исследовательской части методики и подходы (опросники, анкеты, ответы и пояснения к ним и т. д.).

Формальный аспект. Общие положения

Здесь следует обратить внимание на то, как правильно оформить приложение в дипломе. Этому вопросу посвящён пункт 6.14 вышеупомянутого ГОСТа, который содержит ряд правил.

1. Приложение может быть оформлено как продолжение диплома. В этом случае информация располагается на последующих листах. Иногда может понадобиться отдельное издание. Для дипломной работы, как правило, бывает достаточно нескольких, но не более 10.

2. Обязательным является наличие в основной части работы ссылок на соответствующие приложения. На основе порядка упоминания их в пояснительной записке строится последовательность их расположения.

3. Каждое следующее приложение должно начинаться с новой страницы. Даже если приведённая схема или таблица занимают совсем немного места. Начинается оно со слова «Приложение», за которым следует его обозначение и название.

Далее на основе предложенных примеров можно будет лучше разобраться в том, как оформить приложение в дипломе. Перефразируя пословицу, скажем так: лучше хоть один раз увидеть, чем бесконечно слушать одно и то же.

Нормативный аспект

Теперь несколько слов о тонкостях. Итак, как оформлять приложения в дипломе? По ГОСТу каждое из них имеет свой заголовок, который начинается с указания вида информации, представленной в нём. То есть если будет таблица или схема, то следует это слово, а за ним соответствующее название. Если размещаются другие материалы, то тогда с абзаца просто указывается заголовок.

Материалы приложений должны быть непосредственно связаны с положениями, изложенными в работе. Чтобы связать все воедино, необходимо знать, как оформлять ссылки на приложения в дипломе. Здесь нужно помнить следующее:

• приложения должны иметь обозначения, которые будут связывать их с текстом работы - для этой цели используют заглавные буквы алфавита, как правило, русского;
• начинают с «А» и далее по порядку;
• исключения из этого правила составляют буквы: Ь, Ы, Ъ, гласные: Ё, О и согласные З, Й, Ч;
• иногда допускается использование латинского алфавита;
• в ряде случаев обозначение возможно при помощи арабских цифр.

Все материалы оформляются в единой системе: слово «приложение» пишется одинаково на всех его листах. Делается это в полном соответствии с той кафедры, на которой будет защищаться диплом (Приложение А; ПРИЛОЖЕНИЕ А; ПРИЛОЖЕНИЕ 1 и т. д.). Таким же образом подаются и заголовки. Само слово «приложение» может располагаться по центру верхней строки или с правой стороны. Точка после него не ставится.

Оформление таблиц, рисунков и схем

Несколько слов про расположение и обозначение этих элементов. Известно, что в ряде случаев без них обойтись невозможно.

Итак, если необходимо предоставить статистические данные, а таблица большая, то мы уже знаем, где следует её размещать. Поскольку уже есть некоторое представление о том, как оформлять приложения в дипломе.

Пример: «Приложение Г». Со следующей строки с абзаца «Таблица Г.1 - Результаты финансовой деятельности ООО «Заря» за 2014-2015 гг.». Если она большая, то на следующей странице указывают: «Продолжение таблицы Г.1», и делают так до её окончания. На том листе, где она заканчивается, нужно написать: «Окончание таблицы Г.1». В приведённом в примере приложении, обозначенном буквой «Г», могут быть не только табличные данные, но и сведения иной формы. В этом случае указывают: «Рисунок Г.2» или «Диаграмма Г.2».

Иногда требуется обозначение каждой страницы. Если, к примеру, приложение К имеет несколько рисунков, таблиц или схем, то нужно на первом указать, что это «Приложение К». На следующем - «Продолжение приложения К», на последнем - «Окончание приложения К».

Примеры оформления

Как уже было отмечено, все данные, представленные в работе, должны быть взаимосвязаны. Поэтому не будет лишним ещё раз напомнить, как правильно оформить приложения в дипломе.

Пример подается в кавычках, которые не нужно использовать в тексте: «Схема организационно-управленческой структуры ООО «Восток» находится в Приложении Б». На основе этого получаем следующее. ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Следующей строкой - «Схема Б.1, которая имеет название «Организационно-управленческая структура ООО «Восток»». Учитывая, что такие изображения занимают немало места, их лучше разместить в соответствующем разделе. Тем более что расположить их там можно как в книжном, так и в альбомном формате.

Понятно, что наглядный пример позволяет получить более полное представление о том, как оформить приложение к диплому. Образец, приведённый ниже, позволит ещё раз убедиться в этом.

ПРИЛОЖЕНИЕ Д

Таблица Д.1 - Расчёт показателей, касающихся использования ресурсов ООО «Заря» за 2013-2015 гг.

Роль приложений в оценке

Учитывая, что это заключительная часть диплома, все же не стоит легкомысленно относиться к ней. Ведь именно здесь содержится неоспоримое подтверждение умений студента - и как исследователя, и как практика.

Материалы, размещённые в приложениях, разъясняют отдельные положения разделов и могут служить подтверждением того, что автор работы, используя те или иные методики анализа, владеет ими и как будущий специалист заслуживает отличной отметки и присвоения ему соответствующей квалификации.

Создавая один документ, мы часто сталкиваемся с необходимостью приложить к нему другой. К сопроводительному письму, понятно, мы прилагаем все то, что перечисляем в нем. Но ведь есть еще и приказы по основной деятельности, и договоры, и множество других документов. Как оформить приложение к , в том числе на электронном носителе? Как оформить приложение к и как сделать отметку на самом приложении? Ответы на эти вопросы ищите в статье.

Оформление приложения к сопроводительному письму

Как вы уже знаете, документы принято отправлять адресату вместе с , которое является своеобразной гарантией того, что пересылаемая информация получена в полном объеме. Поговорим о том, как правильно и в полном соответствии с правилами делопроизводства оформить приложения к сопроводительным письмам.

Лучше всего правила оформления приложений освещены в Добавить тут нечего, поэтому просто процитирую документ:

«Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес».

Если речь идет о приложении документов, то приведенная информация просто исчерпывающая. А если вы прилагаете информацию на электронном носителе? Ничего не нужно придумывать, поступаем в полном соответствии с ГОСТом:

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на флэш-карте в 1 экз.

Количество листов приложения, как видите, не указываем, поскольку нет опасности, что несколько из них потеряется. Достаточно указать количество носителей информации.

Наконец, если вы отправляет информацию и в бумажном виде, и в электронном, писать принято так:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. То же на флэш-карте в 1 экз.

Таким образом, сопроводительное письмо и приложения к нему – это самостоятельные документы, каждый из которых имеет свои регистрационные данные. В тексте сопроводительного письма мы так и пишем: «Отправляем вам договор подряда от 03.05.2013 №45» , после чего письмо получает собственный индекс — исходящий номер. Письмо и приложения к нему могут существовать друг без друга.

Оформление приложений к другим документам

Речь идет о приложениях к договорам, инструкциям и т.п. Они оформляются несколько иначе, чем те, о которых шла речь выше.

Если документ предполагает наличие приложения, то ссылки на него должны быть уже в самом тексте приказа, договора или инструкции.

Например, упоминание о приложении в инструкции по делопроизводству:

Документы регистрируются в Журнале регистрации входящих документов (Приложение 10).

или в приказе по основной деятельности:

ПРИКАЗЫВАЮ

1. …

2. Рабочей группе собрать информацию по форме №1 (приложение №1 к настоящему Приказу).

или в договоре подряда:

3.2. Перечень материалов и оборудования, предоставляемых Заказчиком для выполнения работ, указан в Приложении №1, являющемся неотъемлемой частью настоящего Договора.

Следовательно, если к документу планируется что-либо приложить, но это приложение обязательно нужно сослаться в документе. Приложения и документ (в отличие от случая с сопроводительным письмом) являются здесь одним целым. Без приложений никто не смоет работать с приказом, и сами приложения без приказа никому не нужны.

Оформление приложения

Само по себе приложение не получает никаких отметок, если отправляется адресату вместе с сопроводительным письмом.

Во втором случае, когда документ и приложение к нему неотделимы друг от друга, приложения получают отметки.

Как это сделать, вновь скажет нам ГОСТ Р 6.30-2003:

«В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: