Как из экселя скопировать в ворд данные. Инструкция по переносу табличных данных эксель в ворд

Без сомнения, одним из самых популярных и востребованных продуктов из пакета Microsoft Office, являются Word и Excel. Как известно, Excel позволяет создавать разнообразные таблицы, проводить вычислительные операции с данными, создавать диаграммы, а Word, в свою очередь, подходит для редактирования и работы с тестами любой сложности.

Сейчас, нередко можно услышать от пользователей вопрос о том, можно ли переносить данные из программы Excel в редактор Word? Вопрос, на самом деле, очень интересный. Но, как оказалось, довольно простой. Скопировать таблицы из Excel в документы Word достаточно быстро и легко. На это вам понадобится всего несколько секунд.

Самое главное, это следовать нижеприведённой инструкции.

Шаг 1 Открыть документ Excel

В первую очередь следует открыть сам файл с таблицами Excel, затем выделить необходимую зону для копирования. Для этого нужно воспользоваться мышью. Поставьте курсор на крайнюю клетку таблицы и зажмите, не отпуская левую кнопку мыши, выделяя при этом тот участок, который необходим для копирования в Word.

Шаг 2 Скопировать данные

Теперь следует скопировать выделенную область. Для этого существует несколько способов. Самый востребованный – это щелчок правой кнопкой мыши. В панели инструментов отобразится Копировать. Другой способ - это нажатие на панель инструментов в верхнем левом углу. Для этого выбираем пункт Правка, затем нажимаем на строку Копировать. Следующий способ – это нажатие комбинаций клавиш Ctrl+С, это, конечно, наиболее сложный вариант из всех предложенных, но если отложить в памяти данную комбинацию, то с копированием не возникнет никаких проблем и вы сэкономите время.

Шаг 3 Вставиь из буфера в файл Word

Теперь самое основное, необходимо вставить таблицу из буфера обмена в необходимый документ. Откройте этот документ и наведите курсор на то место, куда нужно вставить таблицу. Воспользоваться можно несколькими способами. Нажать правой кнопкой мыши, найти строку Вставить, воспользоваться пунктом Правка и нажать на строку Вставить или использовать комбинацию клавиш Ctrl+V.

Готово!

На этом все.
Таблица с данными успешно перенесена. Как видите, всё довольно просто!

Работать с числовыми данными, делать расчеты, составлять таблицы удобнее в Excel. По сути, сама программа – это таблица. Word для подобной работы не совсем приспособлен.

Но иногда приходится переносить таблицы из Excel в Word. Либо преобразовывать готовую таблицу. «Перебивать» данные из одного формата в другой непродуктивно, долго. Должен быть другой способ.

Как перенести таблицу из Excel в Word?

Первый способ.

Результат нашей работы:

Этот способ имеет некоторые недостатки:

  • таблица вставляется как графический объект, то есть редактировать ее невозможно.
  • границы широкоформатных таблиц могут выходить за пределы листа.

Второй метод.

  1. Выделяем таблицу в MS Excel. Копируем ее в буфер обмена.
  2. Открываем MS Word. Нажимаем «Вставить». Или сочетание клавиш Shift + Ins. Результат:

Мы можем редактировать данные, менять границы таблицы, шрифт значений, форматировать.

Существенный недостаток такого вариант вставки – таблицы с большим объемом данных выходят за пределы листа.

Третий способ.

Вставленная таблица представляет собой графический объект. Отредактировать значения в ячейках нельзя.

Чтобы вставить диапазон данных без границ, следует предварительно убрать границы таблицы.

В Excel:

Или комбинация клавиш CTRL+SHIFT+(минус).

В Word:


Чтобы манипулировать с границами, таблица должна быть вставлена по второму методу.



Как преобразовать таблицу из Word в Excel?

Произведем обратный перенос.

Ваиант 1.

У нас «чистенькая» таблица. Поэтому вставилась она ровно и аккуратно. Если данные вносились коряво, много лишних символов (непечатаемых), то границы строк и столбцов могут сместиться. Из подобной ситуации 2 выхода:

  1. Чистим таблицу вручную. Если много повторяющихся символов, можно использовать параметры автозамены.
  2. Сохраняем таблицу как текст (в формате txt). В этом случае уберутся все лишние символы. А в Excel вставить данные из txt.

Ваиант 2.

Можно редактировать данные, рисовать границы и т.д. Такой способ вставки убирает лишний символы, предупреждает смещение ячеек.

Можно связать таблицы Excel и Word , чтобы данные из одной таблицы поступали в другую. Здесь рассмотрим, как из Excel перенести в Word данные таблицы . Например, нам нужно произвести экспорт таблицы из Excel в Word , чтобы при изменении данных в таблице Excel, менялись данные в Word.
Итак, как перенести таблицу из Excel в Word .
Сделаем таблицу в Excel. Заполнили таблицу Excel данными – название столбцов, формулы, т.д. Точно такую же таблицу сделаем в Word, с одинаковым количеством строк и столбцов, но пустую. В столбце С стоят формулы.Теперь нужно настроить связь между ячейками таблиц.
Для этого нажимаем правой мышкой на первую ячейку в таблице Excel. Из появившегося контекстного меню выбираем функцию «Копировать».
Переходим в таблицу Word. Нажимаем на такую же (первую) ячейку и на закладке «Главная» нажимаем кнопку функции «Вставить». Выбираем из списка функцию «Специальная вставка». В появившемся диалоговом окне ставим галочку у слов «Связать». В окне «Как» выделяем – «Неформатированный текст». Заполнили диалоговое окно так.
Нажимаем кнопку «ОК». Получилось так.

В таблице Excel пульсирующую рамку копированной ячейке удаляем кнопкой «Esc». Так связываем все ячейки таблиц. Получилась такая таблица в Word.

Чтобы обновить данные в таблице Word , при изменении данных в таблице Excel, нужно выделить таблицу Word (нажать на знак стрелочек слева вверху таблицы).

Из контекстного меню выбрать функцию «Обновить связь».

Или закладка «Данные» - «Связи» – «Обновить все».
Проверяем, как работает связь. Изменим числа в первом столбце. Обновим таблицу Word. Получилось так.Обновились ячейки в первом столбце и в третьем столбце изменились данные, рассчитанные по формуле в Excel.
Внимание! В объединенных ячейках эта функция может не работать.
Еще в контекстном меню (предварительно таблицу Word выделить) есть функция «Связанный объект Worksheet». З десь можно открыть таблицу Excel, с которой связана таблица Word. Сделать изменения в таблице Excel, т.д.
Поменять связь – функция в контекстном меню «Связи» - настроить параметры обновления связи, т.д.
Внимание! При изменении структуры таблиц, связи прерываются, п.э. настраивать связь нужно уже в готовых таблицах.
Функцию переноса таблицы Excel в Word можно использовать при создании других документов, бланков. Например, создать календарь в Word на многие годы, который будет автоматически обновляться. Смотрите статью "Календарь в Word"

Если вы хотите переместить данные из таблицы Word в Excel, можно избежать повторного ввода, скопировав их прямо из Word. При копировании из таблицы Word на лист Excel данные в каждой ячейке таблицы Word вставляются в отдельную ячейку на листе.

Важно: После вставки данных может потребоваться очистить их, чтобы воспользоваться функциями вычислений Excel. Например, в ячейках могут быть ненужные пробелы, числа могут быть вставлены как текст, а не как числовые значения, с которыми можно выполнять вычисления, а даты могут отображаться неправильно. Сведения о форматировании чисел как дат, денежных единиц, процентов и т. д. см. в статье Форматирование чисел . Справку о форматировании таблицы можно найти в статье Форматирование таблицы Excel .

    В документе Word выделите строки и столбцы таблицы, которые вы хотите скопировать на лист Excel. Убедитесь, что в ячейках таблицы нет лишних возвратов каретки, иначе это может привести к дополнительным строкам в Excel.

    Чтобы скопировать выделенный фрагмент, нажмите клавиши CTRL+C.

    На листе Excel выделите левый верхний угол области, в которую нужно вставить таблицу Word.

    Примечание: Перед вставкой убедитесь, что область пуста. Данные из ячеек таблицы Word заменят все существующие данные в ячейках листа, находящихся в области вставки. При необходимости перед копированием просмотрите таблицу в Word для проверки ее размеров.

    Нажмите клавиши CTRL+V.

    Чтобы настроить форматирование, нажмите кнопку Параметры вставки _з0з_ рядом с вставленными данными, а затем выполните указанные ниже действия.

    • Чтобы использовать форматирование, примененное к ячейкам листа, выберите вариант Использовать форматы конечных ячеек .

      Чтобы использовать форматирование таблицы Word, выберите вариант Сохранить исходное форматирование .

Примечание: Excel вставит содержимое каждой ячейки таблицы Word в отдельную ячейку. После вставки данных их можно распространить на другие ячейки в столбце (например, разделив имя и фамилию, чтобы они отображались в отдельных ячейках) с помощью команды Текст по столбцам . Дополнительные сведения см. в статье

Ни для кого не секрет, что программа Microsoft Excel является самым функциональным и удобным приложением для работы с таблицами. Безусловно, таблицы намного проще делать именно в Экселе, чем в предназначенном для других целей Ворде. Но, иногда сделанную в этом табличном редакторе таблицу, нужно перенести в текстовый документ. Давайте разберемся, как перенести таблицу из Microsoft Excel в программу Word.

Самый простой способ переноса таблицы их одной программы корпорации Microsoft в другую – это просто её скопировать и вставить.

Итак, открываем таблицу в программе Microsoft Excel, и выделяем её полностью. После этого, вызываем, контекстное меню правой кнопкой мыши, и выбираем пункт «Копировать». Можно также на ленте нажать кнопку под таким же названием. Как альтернативный вариант, можно просто набрать на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+C.

После того, как таблица скопирована, открываем программу Microsoft Word. Это может быть как совершенно пустой документ, так и документ с уже набранным текстом, куда следует вставить таблицу. Выбираем место для вставки, кликаем правой кнопкой мыши по месту, куда собираемся вставить таблицу. В появившемся контекстном меню, выбираем пункт в параметрах вставки «Сохранить исходное форматирование». Но, как и при копировании, вставку можно произвести, нажав на соответствующую кнопку на ленте. Эта кнопка имеет название «Вставить», и расположена в самом начале ленты. Также, есть способ вставить из буфера обмена таблицу, просто набрав сочетание клавиш на клавиатуре Ctrl+V, а ещё лучше – Shift+Insert.

Недостатком данного способа является то, что если таблица слишком широкая, то она может не вписаться в границы листа. Поэтому, этот способ пригоден только для подходящих по размеру таблиц. В то же время, этот вариант хорош тем, что таблицу можно продолжать свободно редактировать как угодно, и вносить в неё изменения, даже после вставки в вордовский документ.

Копирование с помощью специальной вставки

Ещё одним способом, с помощью которого можно перенести таблицу из программы Microsoft Excel в Word, является специальная вставка.

Открываем таблицу в программе Microsoft Excel, и копируем её одним из тех способов, которые были указаны в предыдущем варианте переноса: через контекстное меню, через кнопку на ленте, или путём нажатия комбинации клавиш на клавиатуре Ctrl+C.

Затем, открываем вордовский документ в программе Microsoft Word. Выбираем место, где нужно вставить таблицу. Потом, жмем на значок выпадающего списка под кнопкой «Вставить» на ленте. В выпадающем меню выбираем пункт «Специальная вставка».

Открывается окно специальной вставки. Переставляем переключатель в положение «Связать», а из предложенных вариантов вставки выбираем пункт «Лист Microsoft Excel (объект)». Жмем на кнопку «OK».

После этого, таблица вставляется в документ Microsoft Word, как рисунок. Этот способ хорош тем, что даже если таблица широкая, она сжимается до размера страницы. К минусам данного способа относится то, что в Ворде редактировать таблицу не получится, так как она вставлена как изображение.

Вставка из файла

Третий способ вообще не предусматривает открытия файла в программе Microsoft Excel. Сразу запускаем Word. Прежде всего, нужно перейти во вкладку «Вставка». На ленте в блоке инструментов «Текст», кликаем по кнопке «Объект».

Открывается окно «Вставка объекта». Переходим во вкладку «Создание из фала», и жмем на кнопку «Обзор».

Открывается окно, где нужно найти тот файл в формате Excel, таблицу из которого вы хотите вставить. После того, как нашли файл, кликаем по нему, и жмем на кнопку «Вставить».

После этого, опять возвращаемся в окно «Вставка объекта». Как видим, адрес нужного файла уже занесен в соответствующую форму. Нам осталось только нажать на кнопку «OK».

После этого, таблица отображается в документе Microsoft Word.

Но, нужно учесть, что, как и в предыдущем случае, таблица вставляется, как изображение. Кроме того, в отличие от вышеописанных вариантов, все содержимое файла вставляется целиком. Нет возможности выделения конкретной таблицы или диапазона. Поэтому, если в файле Excel есть что-то такое, кроме таблицы, что вы не хотите видеть после переноса в вордовский формат, нужно эти элементы подкорректировать или удалить в приложении Microsoft Excel, прежде, чем начать конвертировать таблицу.

Мы разобрали различные способы переноса таблицы из файла Excel в документ Word. Как видим, существует довольно много различных способов, хоть не все из них удобны, а другие ограничены по возможностям. Поэтому, прежде чем выбрать конкретный вариант, нужно определиться, для чего вам нужна перенесенная таблица, планируете ли вы её редактировать уже в Ворде, и другие нюансы. Если вы хотите просто распечатать документ со вставленной таблицей, то для этого вполне сгодится и вставка в виде изображения. Но, если планируется изменение данных в таблице уже в вордовском документе, то в таком случае, однозначно нужно переносить таблицу в редактируемом виде.