Договор на оказание услуг с почтой россии. Договор на почтово-секретарское обслуживание юридического адреса

05.10.2015

При покупке юридического адреса для своей компании, необходимо понимать, что этот адрес автоматически заносится в ЕГРЮЛ и именно по этому адресу, все государственные органы будут осуществлять связь с обществом. Любая корреспонденция, адресованная вашей компании, будет поступать на юридический адрес вашей организации указанный в ЕГРЮЛ.

Нет смысла уделять внимание вопросу нахождения компании по адресу указанному в ЕГРЮЛ, этому посвящено уже не мало статей, скажем лишь что под юридическим адресом понимается – адрес регистрации компании, и по факту фирма физически не находится на адресе регистрации.

Каким образом при регистрации компании на юридический адрес получать входящую почту?

Прежде чем купить юридический адрес, необходимо уточнить предоставляется ли почтовое обслуживание этого адреса, ведь «пропустить» корреспонденцию из налоговых или судебных органов, уведомления из различных фондов чревато начиная от блокировки расчетного счета и вплоть до ликвидации компании.

Существует несколько возможных вариантов организации почтового обслуживания компании:

Заключить договор почтового обслуживания с отделением связи (почтой РОССИИ).

По сути это ваша просьба к почте, не доставлять письма по адресу и не возвращать их отправителю, а оставлять в отделении связи, для вашего самостоятельного получения. Для этого необходимо предоставить в почтовое отделение заявление-распоряжение о хранении почтовых отправлений в отделении связи и самостоятельном заборе писем. Разумеется, эта услуга платная и ее стоимость лучше уточнять непосредственно в конкретном отделении почты России. При таком варианте, придется самостоятельно приходить за письмами раз в неделю и не забывать во время подавать каждый месяц заявление-распоряжение и не пропускать очередной платеж за услугу.

Если адрес фактического пребывания компании территориально располагается рядом с юридическим адресом и относятся к одному и тому же почтовому отделению, есть возможность заключить договор на доставку корреспонденции по фактическому адресу, конечно же тоже платно.

Почтовое обслуживание как дополнительная услуга при покупке юридического адреса.

Почтовое обслуживание юридического адреса предлагается так же при его покупке в специализирующейся юридической компании. Т.е. вы можете купить у них не только сам адрес, но и его почтовое обслуживание. Как правило, это надежный механизм так как юридические компании имеют опыт многолетнего сотрудничества с почтовыми отделениями связи и все поставлено на поток. Кроме того, покупая почтовое обслуживание вместе с юридическим адресом вы получаете доставку писем в ваш офис и уверенность что вся корреспонденция будет предоставляться своевременно.

Абонирование ячейки абонементного почтового шкафа в отделении почты России.

Почта России предлагает специальные условия для корпоративных клиентов - ими могут стать как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели.

Преимущества «корпоративного клиента» Почты России:

удобное время и место сдачи почтовых отправлений
выгодные тарифы
большой опыт работы с международными отправлениями
безналичная форма оплаты услуг.

Для заключения договора нужно предоставить документы.

Для юридического лица:

копии учредительных документов (устав, договор об учреждении, учредительный договор)
копию свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц; свидетельство о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица
копию выписки ЕГРЮЛ, выданной не ранее чем за 6 месяцев до предполагаемой даты заключения договора
копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе
копию документов, подтверждающих полномочия единоличного исполнительного органа (решение учредителя/акционера, протокол общего собрания акционеров/участников, Приказ о назначении)
доверенность (в случае если со стороны контрагента договор будет подписывать лицо, не являющееся единоличным исполнительным органом), а в случае если доверенность выдана в порядке передоверия, доверенность лица, выдавшего доверенность в таком порядке.
копию лицензии контрагента, если деятельность, осуществляемая по договору, подлежит лицензированию.

Предоставляемые копии должны быть заверены нотариусом или органом, выдавшим документ. При отсутствии надлежащим образом заверенных документов и необходимости срочного заключения договора допустимо предоставление копий, заверенных подписью лица, являющегося исполнительным органом контрагента, и печатью контрагента, за исключением выписки из ЕГРЮЛ, а также доверенности.

Для индивидуального предпринимателя:

копию всех страниц паспорта либо другого заменяющего его документа индивидуального предпринимателя.
копию свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (ИП ОГРН).
копию выписки из ЕГРИП, выданной не ранее чем за 6 месяцев до предполагаемой даты заключения договора.
копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.
доверенность, если лицо, подписывающее договор, действует по доверенности.
копию справки об открытых счетах (для удостоверения открытого в банке расчетного счета, зарегистрированного на ИП).

Копии документов должны быть заверены нотариусом или органом, выдавшим документ. При отсутствии заверенных надлежащим образом документов и необходимости срочного заключения договора можно предоставить копии, заверенные подписью и печатью индивидуального предпринимателя, за исключением выписки из ЕГРИП.

Перед владельцем интернет-магазина стоит нелегкая задача — нужно постоянно увеличивать продажи. Количество покупок в вашем онлайн-магазине можно увеличить, если расширить географию — отправлять посылки в другие города России. По данным Data Insight 70% клиентов интернет-магазинов живут за пределами Москвы и процент растет год от года.

У «Почты России» пока нет достойного конкурента, поэтому приходится работать с тем, что есть. Некоторые владельцы интернет-магазинов отказываются от этого способа доставки. Есть несколько причин:

Для подготовки заказа нужно заполнить почтовые бланки, которые многие заполняют вручную (а на каждую посылку уходит от 7 до 15 минут);
После отправления посылку сложно контролировать. Обычно интернет-магазин отправляет идентификатор для отслеживания посылки клиенту и предлагает самостоятельно отслеживать заказ на сайте «Почты России». После чего клиенту просто надоедает постоянно проверять статус посылки или он забывает это делать, в результате — о посылке забывают;
Возрастает дополнительная нагрузка на call-центр, поскольку клиенты звонят и интересуются статусом своего заказа;
Большой процент возвратов при работе с наложенным платежом. Покупатели иногда просто не знают, что их посылка пришла или забывают (откладывают) свой визит на почту. В результате по истечении 30 дней посылка возвращается назад продавцу и он платит за доставку двойную цену (пересылка покупателю и обратно).

Хорошие новости — эти проблемы частично можно решить. Прочитайте советы, которые помогут вашему интернет-магазину повысить продажи за счёт регионов, ускорить обработку почтового отправления, снизить нагрузку на call-центр и уменьшить количество возвратов.

Выберите почтовое отделение

Посылки можно отправлять из любого почтового отделения. Но к его выбору лучше подойти с умом. Пройдитесь по отделениям, которые находятся рядом с вами. Выберите то, где работает больше сотрудников и окон.

Лучше выбрать отделение, где существует специальное окно для приема посылок и никакие другие действия в этом окне не производятся.

Определитесь с упаковкой

Правильно упаковывайте ваши товары. 3-5% от всех отправлений повреждаются по прибытии адресату, потому что интернет-магазины экономят на упаковке. Они используют пластиковые пакеты, так выходит дешевле. Но в итоге это может сыграть злую шутку.

Пакет не гарантирует целостность товара: его можно надрезать, вытащить товар и вложить что-то другое. Отдавайте предпочтения гофрокартону. Не обязательно покупать коробки у «Почты России», так как они дорого стоят. На рынке существуют компании, которые делают абсолютно идентичные по размерам коробкам «Почты России», и стоят они в разы дешевле.

Оклеивают посылку обычно работники почтового отделения. ОПС может дополнительно взимать плату за это. Потому что оклейка скотчем требует определенного навыка — скотч должен быть нанесен без загибов, складок и т.п. Снятие и повторное нанесение скотча на почтовое отправление запрещено.

Автоматизируйте процессы

Для Эквида существует специальное приложение , которое позволяет автоматизировать процессы при работе с почтой, а также увеличить конверсию и снизить процент возвратов.

На некоторые отправления нужно заполнять до 3-х почтовых бланков. Digi-Post на 100% интегрируется с Эквидом и позволяет печатать почтовые бланки в один клик, прямо из заказа.

Печать готового почтового бланка занимает всего 3-5 секунд. Адресный ярлык рекомендуется печатать на клеящейся бумаге и сразу клеить его на посылку.

Уведомляйте своих клиентов о перемещении посылки автоматически, ведь по статистике возвращается порядка 15-20% посылок (в зависимости от специализации интернет-магазина). Для этого в приложении Digi-Post занесите идентификатор отправления в ваш заказ и настройте режимы уведомления. Приложение будет уведомлять ваших клиентов о приеме посылки почтовым отделением, о месте, адресе и телефоне ОПС и места прибытия по е-мейл или SMS.

Часто бывает так, что посылка «застревает» в одном из ОПС и больше никуда не движется, а значит до адресата не дойдет. Если вы отправляете более 100 посылок в месяц, можете не заметить, что одна или две куда-то потерялись и даже не будете об этом знать.

Поэтому если статус посылки не меняется 14 дней, Digi-Post пришлет уведомление о проблемном отправлении и сообщит адрес и телефон ОПС, в котором посылка «застряла». Так вы сможете принять оперативные меры, чтобы посылка пошла дальше.

Если после прибытия посылки в почтовое отделение посылку не забирают, Digi-Post периодически будет напоминать вашему клиенту о необходимости забрать посылку.

Заключите договор

Если вы отправляете более 100 посылок в месяц, лучше заключить договор. После заключения договора вам не придется каждый раз стоять в очереди со всеми, вы будете просто сдавать посылки по форме. Как только договор будет подписан, вам выдадут диапазон штрихкодовых почтовых идентификаторов (ШПИ).

После заключения договора перечислите денежные средства на указанный в договоре расчётный счёт. Убедитесь, что деньги поступили на счёт, так как никакого «личного кабинета» у «Почты России» нет. Заполнить все сопроводительные документы поможет Digi-Post.

Наладить и автоматизировать работу с «Почтой России» можно и нужно! Успешных продаж!

Несмотря на высокие технологии, удобство всемирной паутины, услуги почты остаются популярны. Для юридических лиц и ИП переписка с государственными учреждениями и контрагентами происходит путем отправки писем. Внебюджетные фонды и налоговые структуры часто присылают уведомления через почту России.

Если для Вашего важно экономить время на очереди в операционных залах для того, чтобы забирать и отправлять письма, отчетность, прочую документацию, Вы можете оформить соглашение в нашей фирме.

Наши юристы составили документ, в котором учли юридические аспекты для обеих сторон. Вы можете ознакомиться, а затем принять решение о необходимости услуги на нашем сайте. При необходимости наш менеджер свяжется с Вами для обсуждения возникших вопросов.

Для чего заключать договор на почтовое обслуживание?

Для фирм, чей юридический адрес не совпадает с фактическим, становится весьма удобным. Причин работы по другому адресу множество. Однако суть это не меняет. Руководителю и бухгалтеру удобнее получать корреспонденцию там, где они бывают ежедневно.

Кроме того, такая услуга предполагает отправку писем, в том числе заказных и ценных с описью вложения, курьерскую отправку. Это позволяет избежать потери времени.

Как составить договор на почтовое обслуживание?

Соглашение на почтовое обслуживание представляет собой составляющую договора аренды. Он действует в течение срока аренды помещения. Он расторгается по согласованию сторон в тот же момент, что и договор аренды, либо ранее, если необходимости в нем нет.

Что должно быть в документе?

Реквизиты обеих сторон. Документ составляется официально, а также имеет юридическую силу только в случае указания полных реквизитов организации, ИП или физических лиц.
Сроки действия. Обычно они совпадают со сроком аренды. Также может быть указан пункт об автоматической пролонгации соглашения.
Дата заключения. Предоставление услуг начинается с момента подписания документа обеими сторонами. Дата этой операции должна быть зафиксирована в нем.
Подробное описание услуг. Во избежание недопониманий необходимо уточнить с какого адреса и куда доставлять корреспонденцию, по каким тарифам будет оплачиваться и прочее.

Помимо самого соглашения организации необходимо представить доверенность на получение, передачу писем и иной корреспонденции. Без нее сотрудники не смогут работать с представителями почты России.

Документ заполняется в 2 экземплярах для обеих сторон. Каждый из них имеет одинаковую юридическую силу.

Сегодня основной рост рынка e-commerce в России идёт за счёт регионов. 30 % трафика интернет-магазинов делают именно регионы, и доля эта растёт ежегодно. В итоге перед каждым интернет-магазином, вышедшим на определённый уровень развития и охвата, неизбежно встаёт вопрос, как и с помощью каких операторов осуществлять доставку. У «Почты России» до сих пор нет достойного конкурента по покрытию, но магазины часто отказываются работать с ней. Причин много: многоступенчатая предпочтовая подготовка, которая предполагает содержание в штате магазина специального человека, который этим занимается, сложность контроля за передвижением посылки, дополнительная нагрузка на call-центр, большое количество возвратов. The Village попросил эксперта рассказать, как можно справиться с некоторыми типичными проблемами при сотрудничестве с «Почтой России».

Юлия Авдеева

специалист службы экспресс-доставки
«Идеа Лоджик»

Выберите правильное отделение

Первое, что вы должны сделать, - это выбрать удобное почтовое отделение (ОПС). Здесь следует обратить внимание на несколько факторов, которые затем значительно упростят вам жизнь. Во-первых, посмотрите, много ли в этом отделении работает сотрудников. Чем больше открыто окон, тем лучше. Во-вторых, важно, чтобы в этом отделении было отдельное окно для работы с корпоративными клиентами, а также выделенное окно для сдачи посылок. Самый худший вариант - когда в одном окне происходит и оплата услуг, и сдача посылок, и отправление писем. В-третьих, обратите внимание на то, насколько дружелюбен в данном месте коллектив, можно ли с ними будет договориться. Найти в отделении лояльного к вашей компании сотрудника «Почты» - это уже половина успеха.

В отделениях, расположенных на окраине, очередь обычно меньше, чем в центральных. Почтовая логистика по Москве налажена хорошо, посылки из всех отделений забирают каждый день. Затем они попадают в сортировочный центр. Крупные интернет-магазины и компании, имеющие статус федерального клиента, пропускают первый этап и имеют право выбрать ОПС, примыкающее к сортировочному центру. Если интернет-магазин решит передать функции доставки компании, имеющей федеральный статус, на этом можно будет сэкономить один-два дня.

Привыкайте к самостоятельности

Следующий этап - заключение договора с ФГУП «Почта России». Сделать это можно как в самом отделении связи, так и в главном офисе. Существует типовой договор на оказание услуг почтовой связи и рассчитывать на то, для рядового интернет-магазина внесут какие-то изменения, не стоит. При этом каждый договор проходит несколько ступеней внутренних согласований, и этот процесс может затянуться. Совет один - и подходит для любых ситуаций: нужно постоянно напоминать о себе.

Не стоит рассчитывать, что «Почта» будет за вами «бегать», именно на вас лежит ответственность за то, чтобы постоянно напоминать о своём деле. После подписания договора вы должны будете положить деньги на депозит и постоянно проверять, сколько у вас осталось на счету. Запомните, что «Почта» работает только по предоплате. Личного кабинета на сайте или каких-либо способов информирования о нехватке средств на вашем счету у них нет, так что, опять же, за всем придётся следить «вручную».

Изучайте правила

Для работы с «Почтой» вам придётся выделить отдельного сотрудника в штате, так как это требует много сил, времени и внимания. Главным документом для него должен стать том «Правила оказания услуг почтовой связи». Основная проблема - многие вещи в нём описаны весьма размыто (например, правила упаковки) и могут трактоваться различными почтовыми работниками и в различных почтовых отделениях по-разному. Проще говоря, если захотят придраться, легко это сделают. Поэтому с почтовыми работниками лучше дружить.

Выберите правильную упаковку

Правильная упаковка спасёт вас от многих проблем. 3 % всех посылок повреждаются и пропадают по пути, и это зачастую связано с неправильной упаковкой. Упаковать отправление в пакет стоит дешевле, чем в коробку, но при этом содержимое пакета легче повредить.К тому же, к сожалению, во всех сфера существуют недобросовестные работники. Несмотря на то, что «Почта» активно с этим борется, существуют случаи, когда умельцы аккуратно взрезают край пакета, вынимают товар, на его место кладут что-то близкое по весу и заклеивают пакет. К тому же посылка по дороге столько раз перебрасывается с места на место, что, если её не обеспечить дополнительным уровнем защиты в виде коробки, она будет слишком уязвима. Не обязательно использовать коробки «Почты». Например, наша компания закупает обычные коробки оптом, поэтому они стоят дешевле. Не стоит делать брендированные коробки, потому что их нужно предварительно согласовывать, иначе на почте могут отказаться их принимать. Часто на это правило закрывают глаза, но могут и придраться.

Правильно работайте с претензиями

Срок рассмотрения претензий у «Почты» официально - 60 дней. Но на деле эти сроки не всегда соблюдаются, и претензии могут рассматриваться по несколько месяцев. Придётся опять много напоминать о себе. Если вы увидели, что посылка застряла на каком-то этапе, сразу выясняйте, что с ней не так. Обязательно сообщите вашим клиентам, что если посылка повреждена или есть разница в весе, посылку нужно открывать и проверять её содержимое в присутствии сотрудников почтового отделения. Только в этом случае можно предъявить претензии к содержимому посылки и вместе с сотрудниками почтового отделения составить акт. Если вы откроете посылку выйдя из здания почты, никаких претензий предъявить уже не сможете.

Возьмите часть их работы на себя

Серьёзный минус «Почты» - это большое количество возвратных отправлений. Посылка приходит в отделение, а извещение так и не доходит до клиента. Если он сам не следит за перемещениями посылки по номеру на сайте, он может так и не узнать, что она пришла. В результате посылка через месяц отправляется обратно к вам, в таком случае интернет-магазин оплачивает двойной тариф (туда-обратно), а товар так и не продаёт. По статистике, возвращается порядка 15-20 % посылок (в зависимости от специализации интернет-магазина).

Чтобы этого не происходило, вы должны сами отслеживать перемещение посылки, и когда она приходит в отделение, информировать об этом клиента.Если в течение нескольких дней клиент не приходит на почту, должен подключиться call-центр. Ваш сотрудник звонит клиенту, чтобы уточнить, знает ли он о том, что его посылка пришла. Благодаря такой системе мы в своей компании сократили уровень возвратов на 5-10 %.

Будьте терпеливы

Региональному клиенту зачастую очень удобно платить наличными, однако для вас это может обернуться головной болью. «Почта» может получить деньги, но не торопиться передать их вам. Поэтому вы должны отдельно отслеживать, поступил ли наложенный платёж с каждого отправления. Если он задерживается - бейте тревогу.

У нас был случай, когда посылка пришла в маленькое отделение связи в Сибири, и чтобы передать деньги, полученные за посылку, сотруднику нужно было ехать в районный центр. Мы его долго уговаривали, чтобы он нашёл на это время. Отделения, в которых нет интернета, для России нормальное явление. С ними бывает очень сложно связаться. А задержки в доставке часто бывают связаны не только с внутренними авралами, но и с погодными явлениями. Например, прошлой зимой замёрзла река Лена, через которую местные перебирались только на пароме. В итоге целый месяц нельзя было ничего доставить на соседний берег.

Наладить работу с «Почтой России» можно и нужно! Просто наберитесь терпения.

Для тех, кто решился, ниже небольшая инструкция
по работе с «Почтой»:

Заключить договор с «Почтой России».

Получить в отделении почтовой связи, закреплённом в договоре, диапазон штрихкодовых почтовых идентификаторов (ШПИ) либо уже готовые ШПИ.

Упаковать почтовые отправления согласно почтовым требованиям.

Оформить сопроводительные документы к почтовым отправлениям.

Осуществить предоплату пересылки почтовых отправлений - перечислить денежные средства на расчётный счёт, указанный в договоре. Убедиться, что информация о поступлении денежных средств поступила в отделение почтовой связи (место сдачи).

Доставить почтовые отправления в оговорённое договором место и время сдачи. При себе иметь два экземпляра списка ф. 103 на бумажном носителе и доверенность на сдачу почтовых отправлений.

Получить в отделении почтовой связи документы о приёме почты: квитанцию о приёме почтовых отправлений, второй экземпляр списка ф. 103 с подписью сотрудника ОПС и проставленным календарным штемпелем.

В сроки, оговорённые договором , получить акт выполненных работ и счёт-фактуру.