Методы систематизации документов. Роль формирования умений систематизации информации в курсе информатики основной школы

Систематизация информации, хранящейся во всевозможных документах организации, представляет собой своего рода классификацию, т.е. распределение информации по определённым предметным группам. В специализированной литературе эти группы имеют конкретные названия, но в современном процессе систематизации информация не всегда распределяется именно по ним, а может группироваться в соответствии с требованиями организации, в соответствии со спецификой её деятельности. Систематизация информации является важным звеном в работе по составлению архивов и различных баз данных. Именно после проведения процесса систематизации возможно индексирование информации.

Виды систематизации информации:

номинальная систематизация;
предметная систематизация;
хронологическая систематизация;
экспертная систематизация.

После проведения процесса систематизации информации, составляется номенклатура дел – перечень наименований документов, своеобразный справочник. Затем все документы индексируются.

Важность систематизации информации

Систематизация информации является предварительным этапом для таких важных в делопроизводстве работ, как составление номенклатуры дел, индексирования документов, каталогизации. Без качественной и тщательно проведённой систематизации информации невозможно создание архива фирмы, ни бумажного, ни электронного, невозможно его полноценное функционирование. Качественная систематизация документов – это порядок и надёжность, удобство поиска, это завершённые в срок дела и отсутствие проблем в отношениях с проверяющими органами и инспекциями. Систематизация информации является залогом успешной работы каждой организации. Систематизация информации применяется как к материальным (бумажным) документам, так и к электронным. Составление классификации бумажных документов, последующее создание номенклатуры дел и индексирование – трудоёмкие процессы.

Навыки для систематизации информации

Систематизация процесс требующий специальных навыков, выполнение которых стоит предоставить профессионалам. В компьютерных программах – «Электронных архивах» - процесс систематизации информации происходит автоматически, по заданным параметрам, но также требует предельной внимательности и аккуратности.

Тема: Информация вокруг нас

Урок: Систематизация и поиск информации. Получение новой информации

На предыдущем уроке мы обсудили способы представления информации: текст, таблица, наглядные способы представления (диаграммы, схемы и т. д.). Сегодня мы поговорим о том, как необходимо работать с информацией. В частности, коснёмся вопросов поиска и систематизации информации, а также получения новой информации.

Каждый день мы получаем большой объем информации. Это и телевизионные новости, и прогноз погоды, и оценки в школе… Если бы человек не умел обрабатывать полученную информацию, то к концу дня наша голова была бы забита огромным количеством бесполезной информации, и любые мыслительные процессы были бы крайне затруднительны.

Чтобы работа с информацией была продуктивной, необходимо научиться ее обрабатывать. К обработке информации относится ее систематизация, поиск и кодирование (Рис. 1).

На данном уроке мы познакомимся с систематизацией и поиском информации.

Для того чтобы лучше понять смысл систематизации информации, разберем такой пример. Представьте себе большую кучу беспорядочно сложенных книг, журналов, фотографий (Рис. 2).

В таком большом количестве информации очень тяжело разобраться, поэтому необходимо разделить эти вещи по каким-то признакам на группы. Например, фотографии - отдельно, книги - отдельно, журналы - отдельно (Рис. 3-5).

Это деление по признаку «форма представления информации».

После этого каждую отдельную группу также можно разбить на более мелкие части. Например, книги - по автору, фотографии - по датам и т. п.

Такое деление и называется систематизацией (информации, данных, предметов и т. д.).

Систематизация информации - приведение информации в порядок. Окружающие нас объекты можно систематизировать различными способами. Например, их можно разделить на техногенные (созданные человеком) и природные объекты. Природные объекты можно разделить на неживые и живые и так далее (Рис. 6).

К систематизации относятся сортировка и разбиение на группы. Рассмотрим, какие существуют виды сортировок:

· по алфавиту (в порядке следования букв в алфавите);

· по номерам (в порядке возрастания или убывания чисел);

· в хронологической последовательности (по дате и по времени) (Рис. 7).

С сортировкой по алфавиту все знакомы. Это, например, список учащихся в классном журнале. В порядке убывания роста строятся школьники на уроке физкультуры. В хронологической последовательности изучаются события на уроках истории.

Разбиение на группы - это разделение информации на части по какому-то признаку, например, по форме, по цвету, по назначению .

Попробуйте ответить, как могут быть систематизированы следующие объекты:

1. Книги в библиотеке (по году издания, по автору, по темам ).

2. Фотографии в альбоме (по датам, по событиям, по людям ).

3. Список телефонов (по фамилиям, по группам ).

4. Товары в магазине (по назначению, по размеру, по цвету ).

5. Расписание поездов (по направлению, по времени прибытия ).

6. Список учащихся (по алфавиту, по среднему баллу ).

7. Объекты окружающего мира (по форме, материалу, по одушевленности, по роду, по назначению ).

Сортировка информации

Мы часто пользуемся сортировкой информации, часто даже сами того не подозревая. Например, многие хранят музыку на компьютере, располагая её в папках по музыкальному стилю (Рок, Поп-музыка, Рэп, Классика и т. п.) (Рис. 8).

А кто-то предпочитает такие классификации, как: Весёлая/Лирическая; Отечественная/Зарубежная (Рис. 9, 10).

Рис. 9, 10. Примеры сортировки музыки ()

Самые терпеливые даже распределяют аудиозаписи по исполнителям.

Некоторые люди носят деньги в кошельке в порядке возрастания (убывания) номинала купюр. То есть, сначала 10, потом 50 и т. д. до 5000 рублей.

Для выполнения всех указанных действий необходимо выполнить сортировку. Перечисленные выше классификации достаточно просты и не требуют особо сложных действий для сортировки. Понятно, что, к примеру, композиции Григория Лепса разместятся в папке с названием «Отечественная музыка», а песня «Gangnam Style» - в папке «Зарубежная музыка». Однако иногда сортировка может быть затруднена, если предложенная классификация слишком узкая. Например, песня Димы Билана «Never let you go» может быть отнесена как к отечественной музыке, так как исполняется нашим певцом, так и к зарубежной, так как исполняется на английском языке.

Пожалуй, ни одна задача не породила такого количества решений, как задача сортировки информации. Существует множество программных методов сортировки (метод пузырька, метода Шелла, Хоара и т. п.) (Рис. 11).

Все эти методы отличаются сложностью реализации, скоростью сортировки и т. п. Может возникнуть вопрос: а так ли важна скорость сортировки? Безусловно, в приведенных выше примерах сортировка производится достаточно быстро. Но представьте, что нам нужно отсортировать в порядке возрастания большой массив чисел. Если делать это «в лоб» - каждое следующее число сравнивать с предыдущими и размещать в нужном месте - то такая сортировка может занимать очень много времени. Поэтому очень важно выбрать наиболее оптимальный путь сортировки элементов, чтобы сам процесс занял наименьшее время.

Рассмотрим пример сортировки информации.

Задача. Расположите указанные события в хронологическом порядке:

1. Начало Великой Отечественной войны

2. Битва под Полтавой

3. Бородинское сражение

4. Дуэль Пушкина и Дантеса

5. Начало работы портала сайт

6. Чемпионат мира по футболу в ЮАР

7. Победа Зенита в Кубке УЕФА

Прежде, чем располагать в хронологическом порядке, необходимо понять, что же такое хронологический порядок.

Это порядок, при котором события располагаются в том же порядке, в котором они происходили с течением времени.

То есть, для сортировки нам понадобятся даты (по возможности, наиболее точные) указанных событий. Некоторые из них являются общеизвестными, а для поиска других необходимо воспользоваться Интернетом или библиотекой.

5. Портал сайт начал свою работу в сентябре 2009 года

6. Чемпионат мира по футболу в ЮАР прошёл в июне 2010 года

Теперь нам уже не составит труда расположить эти даты в хронологическом порядке:

1. Битва под Полтавой

2. Бородинское сражение

3. Дуэль Пушкина и Дантеса

4. Великая Отечественна война

5. Зенит выиграл Кубок УЕФА

6. Портал сайт начал свою работу

7. Чемпионат мира по футболу в ЮАР

Сортировка и разбиение информации производится также для того, чтобы облегчить поиск информации. Поиск - это еще один способ обработки информации. Вы осуществляете поиск информации, когда ищете нужное слово в словаре или читаете книгу с целью что-то узнать. Также к поиску информации относится обращение в справочную службу для того, чтобы узнать номер нужного вам телефона. Если вы заглянули с той же целью в свою записную книжку - это тоже поиск информации.

Существуют следующие методы поиска (Рис. 12):

· наблюдение;

· общение;

· чтение литературы;

· просмотр телепередач;

· работа в библиотеках.

Существуют целые организации и службы, созданные с целью поиска информации. Например, космические спутники постоянно снимают данные о различных явлениях, происходящих на поверхности Земли, и посылают их в специальные учреждения. Там полученные данные обрабатывают и получают информацию о лесных пожарах, наводнениях и других стихийных бедствиях, чтобы вовремя оказать необходимую помощь пострадавшим.

Обычно поиск информации производится в каком-то хранилище информации - телефонном справочнике, словаре, энциклопедии, сети Интернет (Рис. 13-15).

Из всего множества представленной там информации вам необходимо выбрать нужную, удовлетворяющую некоторым требованиям, - телефон одноклассника, перевод слова «открытие» на английский язык, годы жизни полководца Суворова, стоимость нужной вам модели роликовых коньков.

Если информация в хранилище систематизирована, то ее поиск осуществляется достаточно быстро.

Разбиение информации по признакам на группы

Очень часто нам приходится разбивать информацию на группы, руководствуясь определёнными признаками. Например, выбирая фрукты в супермаркете, мы делим их на свежие и гнилые, спелые и неспелые, большие и маленькие - и в зависимости от целей покупки, отбираем необходимые нам.

Это один из самых простых и бытовых примеров разбиения информации на группы. Вместе с тем, задачи такого рода возникают при решении совершенно разных примеров.

Пример 1.

Укажите наиболее «сильные» признаки, по которым объединены следующие объекты:

1. Лето, осень, зима, весна

2. Дождь, град, гроза, снегопад

3. Информатика, математика, русский язык, природоведение

4. Футбол, баскетбол, волейбол, гандбол, хоккей

5. Футбол, баскетбол, волейбол, гандбол, регби

6. Саша, Женя, Паша, Глеб, Игорь

7. Саша, Женя, Паша

С 1 группой всё более-менее очевидно: перечислены времена года .

Аналогично и со 2 группой - это явления природы .

Третий ряд также не вызывает сложностей: школьные предметы .

А вот 4 и 5 группы кажутся практически одинаковыми.

Объекты обоих этих рядов можно объединить по признаку: виды спорта . Однако для 5 группы есть более «сильный» признак: виды спорта с мячом .

Группы 6 и 7 тоже похожи, и объекты в них объединены по признаку: имена . Однако в 7 группе можно выделить более общий признак: имена, которые являются одновременно мужскими и женскими.

При этом существует ещё огромное количество признаков, по которым можно объединять указанные объекты. Например, все эти слова являются словами русского языка, что тоже является признаком, по которому можно объединить все эти объекты.

Пример 2.

Выберите лишнее число в последовательности:

1. Птица, самолет, пчела, машина, бабочка

2. Смотреть, глядеть, таращиться, моргать, наблюдать

3. Дождь, снег, град, молния, изморозь

4. Хлопок, шерсть, нейлон, лен, шелк

5. Бросать, пинать, швырять, метать, раскидывать

6. Бук, ясень, ель, ива, клен

7. Вишневый, алый, красный, малиновый, шафрановый

8. Мерин, волчица, лань, кобыла, овца

Ответы: 1. машина (не может «летать»), 2. моргать (остальные слова - синонимы слова «смотреть»), 3. молния (не связана с водой), 4. нейлон (искусственный материал), 5. пинать (остальные слова синонимичны слову «бросать»), 6. ель (вечнозелёное дерево), 7. шафрановый (не является оттенком красного), 8. мерин (мужской род).

Во многих случаях в результате обработки имеющейся (входной) информации мы получаем новую (выходную) информацию.

Рассмотрим пример: красный сигнал светофора. Какую информацию мы получили? Мы получили зрительную информацию, мы ее обработали и приняли решение - нужно остановиться. Красный свет - входная информация, а решение остановиться - выходная (Рис. 16).

Аналогичное преобразование информации происходит при совершении покупок, при планировании отдыха и т. п.

Преобразование информации может осуществляться по заданным правилам. Например, рассмотрим задачу:

В треугольнике АВС АВ=18 см, ВС на 3 см меньше АВ, АС в 3 раза меньше АВ. Чему равен периметр треугольника АВС (Рис. 17)?

Периметр треугольника - сумма длин всех его сторон: Р = АВ + ВС + АС. Найдем стороны: ВС = 18 - 3 = 15 (см), АС = 18:3=6 (см) и вычислим периметр: Р = 18+15+6=39 (см).

Таким образом, в результате преобразования исходных данных по известным нам правилам (формуле подсчета периметра) мы получили новую информацию о том, чему равен периметр треугольника.

Преобразование информации по определённым правилам. Алгоритмы

Преобразование информации кажется нам делом очень простым. Однако, на самом деле это далеко не так.

Особенно это касается составления алгоритма для правильного преобразования информации.

Простейшим примером такого алгоритма является инструкция пользователя к любому предмету (Рис. 18). Если она составлена некачественно, то пользователь рискует либо поломать предмет из-за неправильной эксплуатации, либо не научиться с ним работать.

Многие скажут, что составить инструкцию для готового прибора очень легко. Однако будут неправы. Почему? Всё очень просто: большинству людей гораздо проще сделать что-то самим, чем объяснить остальным, как это делается.

Действительно, сегодня практически любой школьник легко умеет пользоваться мобильным телефоном: вставить или поменять сим-карту, пополнить счёт, позвонить, отправить смс. И это кажется простым и интуитивно понятным. Однако попробуйте объяснить, как пользоваться мобильным телефоном человеку, который никогда им не пользовался. Это вызовет массу вопросов, о которых вы даже не подозреваете.

Давайте рассмотрим пример, который позволит нам понять, с какими трудностями сталкиваются люди при составлении алгоритмов для преобразования информации.

Задание. Составить алгоритм приготовления кофе для робота (Рис. 19).

Думаю, многие из Вас мысленно составили следующую модель алгоритма:

1. Взять чашку

2. Положить в неё кофе

3. Насыпать сахар

4. Залить кипятком

5. Помешать ложкой

6. Разбавить кипячёной водой

И этот алгоритм будет практически нереализуем. Почему? Очень просто: робот не обладает «здравым смыслом» в виде опыта, который накапливает человек. Поэтому даже фраза взять чашку будет для него сложной проблемой: где взять, какого размера должна быть чашка. Предположим, робот взял чашку, но это значит, что он держит её в руках, ведь в алгоритме не было сказано поставить чашку на стол.

Аналогичная ситуация с сахаром и кипятком. В общем, вырисовывается целый ряд проблем.

Именно с такими проблемами и сталкиваются «специалисты» при составлении инструкций для «неспециалистов».

Попытаемся составить более полный алгоритм (хотя и его можно совершенствовать практически до бесконечности):

1. Взять в серванте прозрачную чашку с надписью «Моя»!

2. Поставить чашку на кухонный стол дном вниз.

3. Достать из шкафа, который расположен слева от серванта, контейнеры с надписью «Кофе» и «Сахар» и поставить их на стол рядом с чашкой.

4. Взять в серванте чайную ложку.

5. Насыпать в чашку одну полную чайную ложку вещества из контейнера с надписью «Кофе», а затем одну чайную ложку вещества из контейнера с надписью «Сахар».

6. Взять только что закипевший чайник и налить из него кипятка в чашку так, чтобы она была заполнена примерно на 2/3.

7. Чайной ложкой равномерно и не спеша помешать кофе в чашке в течение минуты.

8. Вынуть чайную ложку из чашки и положить в раковину.

9. Взять с кухонного стола графин с кипячённой водой и налить из него воду в чашку так, чтобы она была заполнена приблизительно на 90%.

Безусловно, этот алгоритм не является совершенным и предполагает знание роботом многих вещей, однако даже он показывает, насколько трудно описать те вещи, которые каждый из нас умеет делать с раннего детства. Возможно, именно поэтому создание полноценного искусственного интеллекта имеет весьма отдалённые перспективы. Это связано, в первую очередь, с тем, что нужно научить компьютер «думать» и «анализировать», как человек, потому что полностью «вложить» в него все человеческие знания практически невозможно. А ещё сложнее научиться ими распоряжаться.

Решение задач, то есть преобразование входной информации в выходную, может проходить путём логических рассуждений.

Вначале мы анализируем имеющуюся информацию, выделяем значимые объекты и устанавливаем между ними связи. Рассуждая, мы взвешиваем различные варианты и делаем некоторый выбор. При этом мы задействуем не только знания, полученные в школе, но и свой жизненный опыт.

В качестве примера рассмотрим следующую задачу.

Задача. На столе поставлены в ряд бутылка минеральной воды, кружка, чашка, стакан и кувшин, причём точно в таком порядке, в каком они перечислены (Рис. 20).

В них находятся различные напитки: кофе, чай, молоко, квас и минеральная вода, но неизвестно, какой напиток в каком сосуде (кроме, разумеется, минеральной воды). Если стакан поставить между чаем и молоком (в данный момент он не стоит между ними), то по соседству с молоком будет квас, а кофе будет точно в середине. Определите, в какую посуду что налито.

Решение

Для удобства рассуждений пронумеруем места всех сосудов (рис. 21).

Чтобы стакан мог оказаться между сосудами с чаем и молоком, он должен переместиться на место 3 (а чашка, соответственно, - на место 4), так как на месте 2 он будет между минеральной водой и ещё чем-нибудь.

Таким образом, он встанет точно в середине. Из этого можно сделать вывод, что в стакане находится кофе. Молоко из условия задачи, во-первых, рядом со стаканом, во-вторых, рядом с сосудом с квасом (Рис. 22).

Значит, в кружке находится чай, в чашке - молоко, в кувшине - квас. Задача решена.

Результаты рассуждений при решении задач бывает удобно фиксировать с помощью таблиц , о чём мы уже говорили на прошлом уроке.

Во многих информационных задачах требуется установить правило преобразования входных данных в выходные, разработать план действий, обеспечивающий нужный результат. Рассмотрим примеры.

Задача 1. Петя и Коля играют в следующую игру: Петя задумывает правило преобразования текстовой информации. Коля может сообщать Пете любые тексты и узнавать результаты преобразования. Вопросы Коли и ответы Пети в этой игре: а - б; мама - нбнб; весна - гётоб.

Отгадайте, какое правило задумал Петя.

Решение

Анализ первой пары «а - б» позволяет предположить, что Петя каждую букву в исходном тексте заменяет на следующую по алфавиту (Рис. 23).

Проверим наше предположение на второй и третьей парах. Теперь можно сформулировать правило преобразования информации: каждая буква в исходном тексте заменяется на следующую по алфавиту.

Таким образом, мы установили возможное правило преобразования входной информации в выходную.

На самом деле, можно предложить ещё большое количество правил, которые удовлетворяют приведённым примерам. Однако чаще всего мы пользуемся при решении подобных задач здравым смыслом и жизненным опытом.

Существует даже игра «Еду - не еду», правила которой построены на преобразовании информации. Её правила просты: один из участников задумывает условие. А остальные участники называют слова. Загадывающий отвечает «еду - не еду» в зависимости от того, удовлетворяет ли названное слово задуманному условию. Анализируя ответы, остальные участники должны угадать, какое же условие было задумано.

Вариантов условий для этой игры может быть масса. Например, вторая буква слова должна быть гласной; слово должно быть именем собственным. А могут быть условия, и не связанные с самими словами. К примеру, условием может являться то, что называющий слово человек - девушка или то, что называющий слово сидит рядом с тем, кто загадывал условия.

На этом уроке мы познакомились с методами работы с информацией: сортировкой, преобразованием, систематизацией, поиском. Кроме того, мы узнали, как получать новую информацию. На следующем уроке мы поговорим о кодировании информации и единицах измерения информации.

Список литературы

Босова Л.Л. Информатика и ИКТ: Учебник для 5 класса. - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2012.
Босова Л.Л. Информатика: Рабочая тетрадь для 5 класса. - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2010.
Босова Л.Л., Босова А.Ю. Уроки информатики в 5-6 классах: Методическое пособие. - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2010.

Интернет-портал Inftis.narod.ru ().
Интернет-портал Nsportal.ru ().

Домашнее задание

Метод систематизации связан с разделением изучаемых явлений (исходя из целей исследования) и избранными критериями на совокупности, характеризуемые определенной общностью и отличительными признаками.

Система — это множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом и образующих определенную целостность, единство.

Систему чаще всего рассматривают в качестве инструмента, способа изучения явлений и процессов и в этом случае она смыкается с понятием модели. Ее рассматривают и как комплекс процессов и явлений, а также связей между ними, существующий объективно. Задача этого комплекса состоит в том, чтобы выделить данную систему из окружающей среды, установить ее входы и выходы, подвергнуть анализу ее структуры, выявить механизм функционирования. Нередко метод систематизации рассматривают как определенный прием, связанный с классификацией, типологией, концентрацией и др.

Важной чертой эффективной работы является быстрый доступ к необходимым ресурсам. Если работа требует информационного оснащения, то необходимо предусмотреть легкий, быстрый поиск информации, а также систематизацию новой информации.

Первичным и важнейшим этапом многих бизнес-процессов, происходящих в любой организации, является систематизация информации . Благодаря тщательно проведённой систематизации информации удаётся достичь высоких результатов в процессе оптимизации делопроизводства, а также в экономии средств компании и рабочего времени сотрудников. Без предварительной систематизации информации невозможно представить такие важнейшие бизнес-процессы, как документооборот, делопроизводство, создание материального и электронного архива, создание различных баз данных .

Систематизация информации включает:

Методы поиска и накопления информации;

Классификацию и индексирование информации;

Способы доступа к информации;

Способы представления информации;

Обработку запросов на поиск информации.

Информация может быть организована одним из двух основных способов:

Структурированная информация;

Информация в виде свободного текста;

Под структурированием понимается последовательная систематизация информации. Для этого используются стандартные форматы. Формат - это пустая форма, в которую заносится информация. Информация может быть записана на бумаге или в текстовом редакторе, или в виде входных данных может быть размещена в программе базы данных.

Стандартный формат составлен из разделов информации, называемых полями . Результатом заполненного формата является запись .

База данных - это собрание записей, организованных таким способом, чтобы облегчить поиск определенной записи или ряда взаимосвязанных записей, или определенной информации, содержащейся в этих записях. Еще одна характеристика хорошей базы данных - возможность выдавать ранее зафиксированные данные в различном виде: в отношении содержания (от минимального набора до исчерпывающей информации) и в отношении формы, в которой будут представлены выходные данные.

Под систематизацией информации подразумевается своего рода классификация всех документов организации по различным группам. Каждая компания выбирает для себя наиболее удобный метод систематизации информации, тот или иной тип классификации (или совокупность таких типов). Чаще всего вся документация фирмы распределяется в соответствии с номинальной, предметной, тематической, хронологической, авторской и архивной классификацией. Номинальная систематизация - распределение документов по их типу (счета, договоры, приказы и т.п.); предметная - по принадлежности документа к какому-либо конкретному делу; тематическая - по общей тематике; хронологическая систематизация информации - распределение документов по дате их создания; авторская - по имени автора документа; архивная - по срокам хранения документации.

Систематизация информации предполагает обработку информации с целью приведения ее к определенному виду и интерпретацию информации, позволяющую индивиду определенным образом отреагировать на полученную информацию. Обработка информации располагает ее в определенном порядке, придает ей некие завершенные формы, что наполняет информацию определенным смыслом и значением. Обработка информации создает образы, формы, которые человек может распознать и которые понимаются им определенным образом. При этом происходит процесс сведения комплекса информационных сигналов до упрощенных синтезированных образов и категорий.

Выделяется три общих правила обработки информации, позволяющих свести ее до образов:

Установление соотношения фигуры и фона;

Завершение образов;

Установление сходства и приблизительности.

При установлении соотношения фигуры и фона в общей "картине" информации выделяется то, что является "фигурой", т. е. смыслом картины, ее образом. Соответственно то, что не является фигурой, превращается в фон. Часто фигура выделяется однозначно. Однако бывают ситуации, когда фон может быть воспринят как фигура, а фигура рассматриваться фоном. В этом случае обработанная информация может превратиться в совсем другой образ и обрести совсем другой смысл.

Завершение образов позволяет создать цельный образ по отдельным частям, даже если для этого нет достаточной информации. Часто этот процесс обработки информации может приводить к созданию неверных образов и неверной интерпретации поведения других, а также порождать неверную интерпретацию индивидом воздействий, поступающих в его адрес со стороны организационного окружения.

Установление сходства и приблизительности приводит к тому, что, во-первых, по отдельным элементам и характерным чертам удается выделить из общего объема информации отдельные образы и формы, имеющие некие обобщающие черты. Во-вторых, этот принцип обработки информации проявляется в том, что различные образы и соответственно явления группируются в некие обобщенные группы путем сглаживания либо же игнорирования индивидуальных особенностей каждого явления.

Систематизация информации человеком проводится двумя способами. Первый способ - это логическая обработка информации. Для данного способа характерно систематическое и последовательное на основе логических операций преобразование информации. Это так называемый научный способ обработки информации. Но человек не только логически обрабатывает информацию, доводя ее до состояния, позволяющего осуществлять действия в ответ на полученные воздействия из среды. Человек также обрабатывает информацию, используя чувства, предпочтения, эмоции, убеждения. В этом случае информация обрабатывается по принципам "люблю - не люблю", "нравится - не нравится", "хорошо - плохо", "лучше - хуже", "приемлемо - неприемлемо" и т.п.

Восприятие - очень сложный, многогранный и быстротекущий процесс. Неверно думать, что фазы отбора, обработки и оценки жестко разграничены и следуют одна за другой в четко определенной форме и по однозначной схеме. Поиск решений может быть основан на информации различных типов. Для удобства пользования важно предусмотреть различные варианты подачи информации, или, формы представления информации.

Рассмотрим несколько типичных видов систематизации информации.

Номинальная систематизация представляет собой распределение информации по типу документа - договоры, счета, акты, приказы и т.п.

Предметная систематизация - распределение информации по содержанию документов: например, в одну папку отправляются документы, связанные со строительством объекта №., а в другую - со строительством объекта №2.

Хронологическая систематизация информации группирует документы в соответствии с определенными временными рамками - например, в «данной» папке хранится вся бухгалтерская документация за 2008 год. Довольно востребованным видом систематизации является классификация документов по автору или коллективу авторов. Обязательной к применению в архивах является экспертная систематизация информации, распределяющая документы по срокам их хранения. После проведения процесса систематизации информации, составляется номенклатура дел - перечень наименований документов, своеобразный справочник. Затем все документы индексируются.

Систематизация информации применяется как к материальным (бумажным) документам, так и к электронным. Составление классификации бумажных документов, последующее создание номенклатуры дел и индексирование - трудоёмкие процессы, требующие специальных навыков, выполнение которых стоит предоставить профессионалам. В компьютерных программах - «Электронных архивах» - процесс систематизации информации происходит автоматически, по заданным параметрам, но также требует предельной внимательности и аккуратности.

Систематизация документов осуществляется для того, чтобы предоставить пользователям возможность более легкого поиска нужных документов. В документационных центрах на этой стадии выполняется два основных действия - каталогизация и физическое хранение документов.

Каталогизация, в свою очередь, также состоит из нескольких шагов :

Библиографическое описание;

Описание содержания документа;

Назначение документу указателя местоположения.

Чтобы пользоваться предварительным просмотром презентаций создайте себе аккаунт (учетную запись) Google и войдите в него: https://accounts.google.com

Подписи к слайдам:

Методы сбора и систематизации информации. Способы хранения информации. 10 класс.

Информация не существует сама по себе, она подразумевает наличие объекта (источника), отражающего информацию, и субъекта (приемника, потребителя), воспринимающего ее. Всякое событие, всякое явление служит источником информации.

Первоначально «информация» - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств и т.д.) Информация - сведения, воспринимаемые человеком или специальными устройствами как отражение фактического мира в процессе коммуникации.

Информационные процессы Процессы, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и использованием информации, называются информационными процессами.

Исторически сложилось так, что исследованием непосредственно информации занимаются две комплексные отрасли науки - кибернетика и информатика Исследования смыслового содержания информации основываются на комплексе научных теорий под общим названием семиотика

По способу восприятия:

По способу восприятия: Визуальная - воспринимаемая органами зрения. Аудиальная - воспринимаемая органами слуха. Тактильная - воспринимаемая тактильными рецепторами. Обонятельная - воспринимаемая обонятельными рецепторами. Вкусовая - воспринимаемая вкусовыми рецепторами.

По форме представления:

По форме представления: Текстовая - передаваемая в виде символов, предназначенных обозначать лексемы языка. Числовая - в виде цифр и знаков, обозначающих математические действия. Графическая - в виде изображений, предметов, графиков. Звуковая - устная или в виде записи и передачи лексем языка аудиальным путём. Видеоинформация - передаваемая в виде видеозаписи.

Качество информации это степень развитости свойств информации, определяющая ее практическую пригодность для исследования. Качество информации зависит от следующих характеристик: достоверность; относимость; своевременность; полнота; важность.

Классификация информационных процессов Поиск Сбор Хранение Передача Обработка Использование Защита

Поиск информации Поиск информации - это извлечение информации. Понять, что искать, столкнувшись с той или иной жизненной ситуацией, осуществить процесс поиска – эти умения необходимы каждому человеку в наше время.

Методы поиска информации

Методы поиска информации непосредственное наблюдение; общение со специалистами по интересующему вас вопросу; чтение соответствующей литературы; просмотр видео, телепрограмм; прослушивание радиопередач, аудиокассет; работа в библиотеках и архивах; запрос к информационным системам, базам и банкам компьютерных данных; другие методы.

2. Сбор информации Сбор информации не является самоцелью. Чтобы полученная информация могла использоваться, причем многократно, необходимо ее хранить. Методы: записи (в том числе электронные документы), зарисовки, схемы, конспекты, списки литературы и другие.

3. Хранение информации Хранение информации (Что это?) – содержание в течение некоторого времени в неизменном (первоначальном) виде. Хранение информации (Где?) – во внутренней памяти человека (компьютера) или во внешней памяти.

3. Хранение информации Хранение информации - это способ распространения информации в пространстве и времени. Способ хранения информации зависит от ее носителя (книга - библиотека, картина - музей, фотография- альбом).

Хранение информации человеком

Хранение информации компьютером Сканер (буфер) Сервер ((память) Справочник телефона (память) Гибкие дискеты (носитель информации)

Информационные системы Информационная система - это хранилище информации, снабженное процедурами ввода, поиска и размещения и выдачи информации. Наличие таких процедур- главная особенность информационных систем, отличающих их от простых скоплений информационных материалов.

Информационные системы Например, личная библиотека, в которой может ориентироваться только ее владелец, информационной системой не является. В публичных же библиотеках порядок размещения книг всегда строго определенный. Благодаря ему поиск и выдача книг, а также размещение новых поступлений представляет собой стандартные, формализованные процедуры.

4. Передача информации Прием и передача информации осуществляется: между людьми; между человеком и техническим устройством (компьютером); между техническими устройствами (компьютерами, автоматами). Прием и передача информации осуществляется по каналам связи.

Пример схемы передачи информации Телефонный звонок? ? ?

5. Обработка информации Обработка информации - упорядочение собранных материалов путем их систематизации с целью сделать обозримыми, компактными, пригодными для анализа, т. е. приведения их к виду, когда фактические данные начинают "говорить". Систематизация информации - организация информации в виде, удобном для работы, хранения и последующего обращения к ней.

Интерпретация информации Интерпретация представляет собой заключительную стадию собственно информационного исследования. Задача интерпретации - установить смысл, значение собранной - информации фактов, цифр, документов. Без этого информация не может служить основой для принятия решений, практических действий. Любой отдельный факт - лишь фрагмент общей картины, а осмысленные решения, как правило, могут приниматься на основании картины в целом.

Примеры обработки информации Примеры Входная информация Выходная информация Правило Таблица умножения Множители Произведение Правила арифметики Определение времени полета рейса "Москва-Ялта" Время вылета из Москвы и время прилета в Ялту Время в пути Математическая формула Отгадывание слова в игре "Поле чудес" Количество букв в слове и тема Отгаданное слово Формально не определено Получение секретных сведений Шифровка от резидента Дешифрованный текст Свое в каждом конкретном случае Постановка диагноза болезни Жалобы пациента + результаты анализов Диагноз Знание + опыт врача

6. Использование Информация используется при принятии решений. Достоверность, полнота, объективность полученной информации обеспечат вам возможность принять правильное решение. Ваша способность ясно и доступно излагать информацию пригодится в общении с окружающими. Умение общаться, то есть обмениваться информацией, становится одним главных умений человека в современном мире.

6. Использование Информационная культура пользователя включает в себя: понимание закономерностей информационных процессов; знание основ компьютерной грамотности; технические навыки взаимодействия с компьютером; эффективное применение компьютера как инструмента; привычку своевременно обращаться к компьютеру при решении задач из любой области, основанную на владении компьютерными технологиями; применение полученной информации в практической деятельности.

7. Защита информации Защитой информации называется предотвращение: доступа к информации лицам, не имеющим соответствующего разрешения (несанкционированный, нелегальный доступ); непредумышленного или недозволенного использования, изменения или разрушения информации. Под защитой информации, в более широком смысле, понимают комплекс организационных, правовых и технических мер по предотвращению угроз информационной безопасности и устранению их последствий.

Информация - Информационная работа - Качество информации - Отбор информации. Накопление информации - Хранение информации - Обработка информации - Выдача информации - Обработка информации - Отбор и обработка материалов по теме исследования - Документирование -

Источники информации http://www.iis.nsk.su/solver/sheredek.html Гринюк Е.В. Информационный процесс. Обработка информации. http://www.univer.omsk.su/omsk/Edu/infpro/1/infor/inf2.html http://www.fio.by/vypusk/Potok_63/group_4/user_7/pages/inf3.htm

РОЛЬ ФОРМИРОВАНИЯ УМЕНИЙ СИСТЕМАТИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИИ В КУРСЕ ИНФОРМАТИКИ ОСНОВНОЙ ШКОЛЫ

Беликова Екатерина Ивановна
МБОУ СОШ №4
Россия, г.Мытищи
e-mail: [email protected]

Современное общество находится на информационном этапе развития, что накладывает отпечаток на требования, которые предъявляются к члену общества. В частности важным для успешной социализации человека является умение эффективно работать с потоками разнородных данных и большими массивами информационных ресурсов. Одним из аспектов данного умения выступает умение оптимальным образом систематизировать информацию, исходя из требований решаемой задачи. Анализ показывает, что, с точки зрения психологии мышление человека (восприятие, запоминание, преобразование информации и иные интеллектуальные операции) ориентировано на работу с систематизированной информацией. Например, процесс запоминания проходит более эффективно, если при получении информации человеку удаётся предельно рационально её структурировать. Особенности коммуникативных процессов таковы, что важную роль играет систематизированное представление передаваемой информации. В этом случае интерпретация ее получателем будет более адекватной тому, что хотел передать источник информации (по сравнению с передачей хаотично организованных и плохо структурированных сведений). По сути, систематизация и структурирование информации – психологические механизмы, позволяющие человеку работать с большими потоками информации. Важно научить школьников осознано использовать эти механизмы. Обучение должно быть построено так, чтобы воспринятая обучаемым информация не только стала знанием, но чтобы отдельные элементы знания выстроились в систему, которая является необходимым условием успешного оперирования этими знаниями в практической деятельности при работе с реальными объектами-системами.

Вообще все учебные курсы предоставляют обучаемым тот или иной опыт работы с информацией, знакомят со специфическими методами её поиска, анализа, формализации, систематизации, запоминания, применения и т.п. Но курс информатики стоит особняком в этом ряду, поскольку методы работы с информацией и сами информационные структуры для него не столько методические приёмы и средства, сколько важная составная часть содержания обучения. С одной стороны, цели и задачи самого курса, зафиксированные в Образовательном стандарте, во многом, связаны с формированием умений работать с информацией, что невозможно без владения методами ее организации, структурирования, упорядочивания и тому подобное. С другой стороны, умение грамотно систематизировать информацию является также надпредметным умением, формируемым курсом информатики. В этом, в частности, проявляется интегративная и метапредметная роль информатики.

Курс информатики очень динамичен. Содержание обучения постоянно приходится адаптировать к новым научным идеям и техническим разработкам, которые быстро и прочно входят в повседневную жизнь и профессиональную деятельность людей. Вслед за содержанием приходится корректировать методы, формы и средства обучения. Другая особенность связана с тем, что сегодня напряженность общеобразовательного курса крайне велика. Одним из путей расширения содержания в рамках того же учебного времени, но без резкого увеличения интенсивности обучения, является выявление в разных разделах курса сходных вопросов; определение для них общей теоретической базы; объединение их на этой общей основе в самостоятельные модули. Такой подход позволяет избежать различных толкований одних и тех же объектов в разных разделах, избежать дублирования учебного материала и, главное, обеспечить формирование системного взгляда на изучаемые проблемы. Все это непосредственно относится к изучению в рамках общеобразовательного курса информатики закономерностей, методов, средств систематизации и структурирования информации.

Изучение информатики и информационных технологий во многом связано с вопросами систематизированного представления информации. Эти вопросы изучаются сегодня разрозненно – для каждого типа задач и каждого вида программных сред изучаются те способы систематизации и те структуры данных, которые свойственны конкретному программному средству и/или конкретной информационной технологии. В результате получается, что некоторые частные вопросы нередко дублируются в разных разделах курса, а общие закономерности структурирования данных выпадают из поля внимания.

Как показывает опыт, многие старшеклассники, даже при решении несложных задач, испытывают большие затруднения с анализом условий, если данные представлены бессистемно. Они не всегда могут выделить существенные для данной задачи условия и данные, а также отделить их от второстепенных или вовсе лишних. Они не могут построить адекватную структуру таблицы при знакомстве с реляционными базами данных. При изучении программирования путаются в типах данных и не соотносят их с изученными ранее способами кодирования информации в компьютере. Понятие «структура данных» ассоциируется у учащихся в основном с реляционной, иерархической и сетевой моделями структур данных и никак не согласуется со структурированными типами данных в программировании. «Тип данных» в электронных таблицах никак не связывается с «типом данных» в программировании или в базах данных. Часто не видится различие между «типом данных» и «форматом данных». Этот список можно продолжать и дальше.

Наиболее наглядно это проявляется, когда приступаем к изучению различных сфер применения информационных технологий. Например, при изучении геоинформационных систем и технологий приходилось вначале вновь подробно рассматривать способы двоичного кодирования, форматы представления и хранения данных, различия между атрибутивными и пространственными данными при описании объектов и т.п. Естественно, что при таком подходе времени хватает только на самое общее знакомство с методами и задачами непосредственно ГИС, а, следовательно, у учащихся вновь остается только поверхностное представление о них. На наш взгляд, во многом это следствие того, что проблемы систематизации информации и структурирования данных в курсе информатики системно не рассматриваются.

Способом разрешения этих проблем может быть объединение всех вопросов курса информатики, так или иначе относящихся к систематизации и структурированию информации, в единый модуль. При этом можно руководстводствоваться принципом двойного вхождения Вадима Семеновича Леднева о том, что каждая из базисных содержательных линий должна входить в общую структуру содержания двояко — как отдельный самостоятельный модуль (рассматриваться как объект изучения ), так и в качестве “сквозной” линии по отношению ко всем другим модулям.

В настоящее время различные процедуры систематизации и структурирования применяются при изучении большинства тем информатики. То есть, как сквозная линия курса данные вопросы в содержании курса присутствуют. Но их важность для формирования умения работы с информацией так велика, что целесообразно рассматривать их и как объект изучения. Для этого необходимо выделить самостоятельный модуль, в котором можно целенаправленно изучать общие методы систематизации, базовые структуры данных, связь систематизации с моделированием и кодированием и т.п. В качестве общей методологической базы построения методики обучения систематизации и структурированию информации целесообразно выбрать системный подход, как наиболее соответствующий целям и видам учебной деятельности.

Итак, что в результате целенаправленного изучения основ систематизации информации мы можем добиться:

более глубокого понимания :

смысла основных для информатики понятий: «информация», «данные», «формат данных», «тип данных», «файловая структура» и т.п.;
назначения и особенностей существующих способов систематизации информации (упорядочивания, классификации, структурирования, типологизации);
сходства и различий в употреблении таких часто встречающихся в информатике словосочетаний, как «тип данных», «тип информации», «формат данных», «формат файлов», «тип файлов», «сортировка данных», «упорядочивание данных», «структура данных», «структура документа», «организация информационных ресурсов в сети» и т.п.

более прочных знаний :

основных способов организации разнородной информации;
способов организации файловых структур, данных в базах данных, информационных ресурсов сети;
основных структур данных и способов их представления средствами электронных таблиц, баз данных, программирования, геоинформационных систем;
основных типов и форматов данных в различных программных средах.
умений :
выбирать оптимальную для решения конкретной задачи структуру данных;
приводить данные к выбранной структуре;
организовывать поиск нужных сведений и данных в зависимости от способа их организации и формата представления в конкретном программном средстве или конкретной поисковой системе.

В итоге это у обучаемых формируются следующие качества:

понимание того, что решение любой задачи должно начинаться с анализа имеющихся сведений, с оценки свойств данных, содержащихся в этих сведениях (полноты, полезности, достоверности, актуальности и т.п.);
опыт выделения существенных для решения задачи данных и существующих между ними связей;
понимание того, что каждое программное средство рассчитано на определенный набор способов организации, структурирования, представления данных, и это необходимо учитывать при организации процесса решения задачи с помощью компьютерных средств;
умения осознанно выбирать модель структур данных, адекватных условиям задачи и возможностям программной среды, с одной стороны, и позволяющих применить наиболее эффективный метод решения задачи, с другой (быстрее осуществить поиск информации, точнее провести расчеты, экономнее хранить данные и т.п.);
опыт поиска недостающих для решения задачи сведений путем обращения к словарям, справочникам, базам данных, ресурсам Сети и т.п.