Как работать в программе directum. Рекомендации по установке системы DIRECTUM. Структура страниц объектов
ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С СИСТЕМОЙ DIRECTUM ЧЕРЕЗ WEB-ДОСТУПУ
(для пользователей СЭД )
Вход на сайт web-доступа 3
Проводник web-доступа 3
Списки объектов 5
Структура страниц объектов 5
Предопределенные папки 6
Работа с папками 7
Работа с документами 7
Работа с задачами и заданиями 8
Общие сведения 9
Порядок выполнения задания 9
Поиск объектов 10
Порядок выполнения поисков 10
Выход с сайта web-доступа 11
Назначение веб-доступа
Сервер веб-доступа позволяет работать с системой DIRECTUM через браузеры и предназначен для организации доступа к системе в следующих случаях:
По сети Internet.
По локальной сети:
с компьютеров, на которых нет возможности установить клиентскую часть системы DIRECTUM, например, компьютер имеет маломощные аппаратные средства или на нем установлена неподходящая операционная система;
для пользователей, которым не нужен весь функционал клиентской части системы DRECTUM, например, для пользователей, которые просматривают документы или выполняют задания.
Инструкция предназначена для пользователей, ознакомленных с базовыми навыками работы в СЭД (Инструкцией по работе с системой Directum).
Поддерживаемые браузеры
Работать с системой «Directum» через web-доступ, можно из следующих браузеров: FireFox 3.6 и выше, Internet Explorer 6.0 и выше, Opera 10.0 и выше, Safari 4.05 и выше.В остальных браузерах работоспособность системы не гарантируется.
Вход на сайт web-доступа
Для того чтобы войти на сайт web-доступа, сделайте следующее:
Откройте браузер и перейдите по адресу: directum.isu.ru. Откроется страница входа в систему.
В полях «Пользователь» и «Пароль» введите соответственно имя и пароль пользователя системы «Directum».
Нажмите кнопку Войти .
В результате откроется проводник web-доступа.
Проводник web-доступа
Проводник web-доступа имеет следующую структуру:Панель инструментов
Информационная секция
Дерево папок
Область содержимого папки
Информационная секция . В информационной секции отображается название системы, название организации и имя текущего пользователя.
Панель инструментов . На панели инструментов находятся кнопки, предназначенные для выполнения основных действий в проводнике.
Состав кнопок на панели инструментов фиксирован и не зависит от содержимого других секций проводника.
Дерево папок . На верхнем уровне дерева папок находятся четыре предопределенные папки. Эти папки пользователь видит всегда. На других
уровнях дерева расположены папки, созданные пользователями системы. Пользователь видит только те папки, на которые у него есть права. Названия папок являются ссылками. При переходе по ссылке содержимое папки отображается в области содержимого папок.
Область содержимого папок . В области содержимого папок отображаются ссылки на те объекты, вложенные в текущую папку, на которые у пользователя есть права доступа. Область содержимого папок представляет собой список объектов.
Списки объектов
Область фильтрацииЭлемент списка
Область сортировки
Списки объектов в web-доступе имеют следующий вид:
Строка заголовка. В строке заголовка отображаются названия полей. Состав полей зависит от типа объектов, отображаемых в списке.
Область фильтрации . В области фильтрации находится поле для ввода значения, по которому следует отфильтровать список. До ввода значения в этом поле отображается подсказка.
Слева от поля фильтрации располагается флажок, который используется для массового выделения либо снятия выделения всех элементов. Если установлен фильтр, то выделяются только отфильтрованные элементы.
Элементы списка . Каждый элемент списка содержит общую информацию об одном объекте.
Структура страниц объектов
Страницы папок, документов, задач, заданий и записей справочников имеют следующую структуру:
Информационная секция . В информационной секции отображается название системы, название организации и имя текущего пользователя.
Панель инструментов . На панели находятся кнопки, предназначенные для выполнения основных действий с объектом.
Область закладок . Состав закладок зависит от типа страницы.
Область содержимого закладки . В области содержимого отображается содержимое активной закладки из области закладок.
Предопределенные папки
На верхнем уровне в дереве папок находятся четыре предопределенные папки:Избранное – предназначена для хранения ссылок на документы, нужных текущему пользователю;
Папки «Входящие», «Исходящие» и «Избранное» являются личными папками пользователя. Их структуру и содержимое каждый пользователь изменяет по своему усмотрению. Папка «Общая папка» является общей для всех пользователей. Ее структуру и содержимое, как правило, изменяют один или несколько ответственных пользователей.
Работа с папками
На сайте web-доступа с папками можно выполнять следующие действия:
создавать папки;
просматривать и изменять карточки папок;
просматривать и изменять содержимое папок.
Остальные действия, доступные через desktop-клиент, выполнять нельзя. Например, нельзя просматривать историю работы с папками.
Работа с документами
На сайте web-доступа с документами можно выполнять следующие действия:
Просматривать и изменять карточки документов. Список карточек, доступных через web-доступ, настраивает администратор.
Просматривать и изменять тексты документов.
Настраивать права доступа к документу.
Экспортировать документы в файлы и импортировать из файлов.
Создавать версии документа путем импорта в новую версию.
Связывать документы.
Просматривать историю работы с документами.
Все другие действия, доступные через win-интерфейс, выполнять нельзя. Например, нельзя шифровать документы и просматривать зашифрованные документы, нельзя удалять версии и сами документы, нельзя изменять стадию жизненного цикла документа.
Желательно не создавать документы через web-доступ. Данная процедура весьма проблематична.
Работа с задачами и заданиями
На сайте web-доступа с задачами и заданиями можно выполнять следующие действия:
создавать задачи;
выполнять задания;
создавать подзадачи;
работать с вложениями задач и заданий;
прекращать и рестартовать задачи;
настраивать права доступа к задачам и заданиям;
просматривать состояние задач и заданий;
просматривать историю работы с задачами и заданиями.
Общие сведения
В ходе обработки маршрутов задач исполнителям приходят задания. Ссылки на задания автоматически помещаются в папку «Входящие» исполнителей. Задания могут быть следующих типов:После того как все исполнители выполнят задания, инициатору приходит задание-контроль. Ссылка на задание-контроль автоматически помещается в папку «Входящие» инициатора задачи.
Порядок выполнения задания
Для того чтобы выполнить задание, сделайте следующее:В результате задание перейдет в состояние «Выполнено».
Поиск объектов
Для доступа к объектам системы, которые не вложены ни в одну папку или заранее неизвестно, в какую папку вложены объекты, предназначены поиски.На сайте стандартного web-доступа можно использовать стандартные поиски документов, задач, заданий и общий поиск.
Общий поиск позволяет одновременно искать документы, задачи, задания и папки по одним и тем же критериям.
Порядок выполнения поисков
Для того чтобы выполнить поиск документов, заданий или задач, сделайте следующее:
В проводнике веб-доступа, на панели инструментов нажмите на одну из следующих кнопок:
В области дерева папок откроется форма для задания критериев. Состав критериев зависит от типа поиска. Например, форма для задания критериев поиска документов выглядит так:
Заполните критерии.
В результате в области содержимого папок откроется список объектов, удовлетворяющих введенным условиям. В списке будут только те объекты, на которые у текущего пользователя есть права.
Выход с сайта web-доступа
Для того чтобы выйти с сайта web-доступа, закройте проводник web-доступа. Для этого перейдите по ссылке «Выход» , расположенной в информационной секции проводника.
В результате текущий сеанс работы завершится и откроется страница входа в систему. Страницу входа можно просто закрыть в браузере.
Коротко расскажем о возможностях DirectumRX, позволяющих легко начать работать в системе.
1. Видеоролики
Если вы новый сотрудник или к вам в компанию пришел новичок, то для знакомства с DirectumRX лучше всего использовать видеоролики и справку. Предложите ему выделить в первый день 40 минут на знакомство и дальше еще несколько дней по 15 минут на повторение и изучение разделов справки, с которыми будет работать сотрудник.
Опытному пользователю тоже полезно заглянуть в видео. Оно обновляется по возможностям новых версий и пополняется рекомендациями, например, «Приемы работы с заданиями» или «Задания замещаемого сотрудника».
2. Умная справка
Смело нажимайте F1 в любом месте системы (из списка или карточки и т.д.), и сразу откроется справка по нужной теме. Например, если вы находитесь в списке «Реестр договоров», то откроется раздел справки с его описанием и возможными действиями плюс полезные рекомендации по фильтрации.
3. Виджеты
Кликните на самый верхний уровень «Мой DIRECTUM» и вы увидите область виджетов, они кликабельны и наглядны - каждый сотрудник может настроить виджеты под себя. Совет: переходите с виджета «Мои задания» к списку заданий на сегодня.
4. Папки потоков
У пользователей преднастроены папки , в которые автоматически попадают входящие задания по определенным критериям, их удобно использовать при большом потоке заданий. У сотрудников чаще всего используются папки «На согласование», «На исполнение».
Если вам удобнее работать только с папкой «Входящие», снимите флажок «Скрывать» в области фильтраций. Все задания будут отображаться в одной папке «Входящие»
5. Недавние документы
Список предназначен для поиска документов, которые вы просматривали, изменяли или создавали в течение определенного периода времени. Например, с его помощью можно:
- найти документ, который вы создали несколько дней назад, но не поместили ссылку на него ни в одну из папок;
- получить перечень документов, просмотренных за сегодняшний день;
- посмотреть все документы, с которыми вы работали вчера.
6. Drag"n"Drop
Если к вам пришел документ по электронной почте или вы хотите загрузить документ с рабочего стола компьютера, достаточно открыть нужную папку и перетащить файл из письма или папки с компьютера. Система автоматически откроет карточку, занесет «тело» документа и заполнит поле *Содержание , исходя из наименования документа, вам останется заполнить остальные поля.
7. Никаких дублей при создании входящих счетов
При заполнении полей *Номер счета, *Дата счета, *Сумма, *Валюта и *Контрагент в карточке нового счета происходит проверка на наличие дублей. Если дубли найдены, то появится предупреждение. Для просмотра дублей в карточке входящего счета на вкладке Поиск в группе Дубли нажмите на кнопку «Показать дубли» .
8. Списки - удобнейшая штука
Реестр договоров, входящие счета, документы к возврату - все это списки. Настраивайте и группируйте столбцы, фильтруйте информацию в них по нужным параметрам так, как вам удобно.
Так, отфильтровав список «Реестр договоров» по необходимым критериям, например, *Контрагент, *Состояние или *Категория , мы можем сформировать необходимый нам список договорных документов, а затем выгрузить его в Excel для печати или дальнейшей обработки.
9. Поиск
Не забывайте, что в системе доступен поиск по фрагменту текста для документов, задач, заданий, папок и объектов - используйте поле поиска над списком или закладку Поиск в ленте.
Как говорится «На ошибках учатся». Чтобы не блуждать в поисках ответа, загляните для начала в список часто задаваемых вопросов и ответов, они собраны в и легко находятся в справке по кнопке F1.
Лайфхаки для продвинутых пользователей ждите в следующей публикации. Делитесь своими любимыми советами для новичков в комментариях.
Инструкции администратораИнструкция по установке и удалению системы DIRECTUM
Установка серверной части системы DIRECTUM
Установку серверной части необходимо выполнять на компьютере, исполняющем роль сервера базы данных. Сервером базы данных является компьютер, на котором установлена серверная часть Microsoft © SQL Server :
· Шаг 1. Начните установку серверной части системы DIRECTUM. Для этого запустите утилиту развертывания системы DIRECTUM H:\SERVER\SASystemActivator.exe;
· Шаг 2. Окно «Выбор режима работы»:
· выбрать режим работы Восстановление из резервной копии ;
· нажать на кнопку Далее > ;
· Шаг 3. Окно «Параметры соединения с развертываемой системой»:
· в поле *Сервер указать имя SQL-сервера, на который осуществляется установка серверной части системы DIRECTUM;
· в поле *База данных указать имя базы данных. Если такой базы данных еще нет на SQL-сервере, то она будет создана. Если указанная база данных существует, то резервная копия будет восстановлена в существующую базу данных, при этом предыдущее содержимое базы будет утеряно;
· в полях *Пользователь и Пароль указать имя пользователя и его пароль для подключения к SQL-серверу. Пользователь должен обладать правами системного администратора SQL-сервера;
· нажать на кнопку Далее > .
· Шаг 4. Окно «Восстановление из резервной копии»:
При восстановлении на Microsoft SQL Server 2000:
При восстановлении на Microsoft SQL Server 2005 и выше:
При восстановлении на Microsoft SQL Server 2005 и выше, если отключена возможность выполнения хранимой процедуры xp _ cmdshell :
· в поле *Файл резервной копии указать полный путь до файла эталонной резервной копии базы данных системы DIRECTUM. Эталонная резервная копия базы данных системы DIRECTUM находится в одной папке с утилитой развертывания системы DIRECTUM. Если восстановление происходит на локальный SQL -сервер, путь до файла резервной копии будет H :\ Server \ directum . dat ;
· в полях *Файл данных и *Файл журнала транзакций указать полные пути соответствующих файлов базы данных системы DIRECTUM, по умолчанию папка хранения файлов баз данных выбранного SQL-сервера;
· в поле *Полнотекстовый каталог указать полный путь полнотекстового каталога базы данных системы DIRECTUM, по умолчанию папка хранения файлов баз данных выбранного SQL-сервера (данное поле будет доступно только при восстановлении резервной копии на Microsoft SQL Server версии 2005 или выше);
· нажать на кнопку Далее > .
Примечание . Если папки, указанные для хранения файла данных и файла журнала транзакций, не существуют, то утилита развертывания системы DIRECTUM предложит создать эти папки. Папки будут созданы на компьютере, на котором установлен выбранный SQL-сервер.
Примечание . При восстановлении резервной копии на Microsoft SQL Server версии 2005 или выше, рекомендуется включить возможность выполнения хранимой процедуры xp _ cmdshell . Если эта возможность отключена, не производятся проверки параметров восстановления базы данных (файл данных, файл журнала транзакции и т.д.).
· Шаг 5. Окно «Администратор системы»:
· установить галочку Изменить пароль пользователя Administrator , если требуется изменить пароль пользователя Administrator , или этого пользователя еще нет на SQL -сервере;
· в полях *Пароль и *Подтверждение указать пароль предопределенного пользователя Administrator системы DIRECTUM или поставить галочку Пустой пароль для задания пользователю Administrator пустого пароля. При восстановлении резервной копии на Microsoft© SQL Server 2005 и выше пароль пользователя Administrator должен отвечать политике безопасности компьютера;
· нажать на кнопку Далее > .
Примечание . Во избежание несанкционированного доступа к данным, не рекомендуется оставлять пустым пароль пользователя Administrator. Такая возможность оставлена для удобства входа в систему DIRECTUM в период ее начальной настройки. После окончания начальной настройки для пользователя Administrator следует указать не пустой пароль.
· Шаг 6. Окно «Настройки системы»:
· в поле *Код системы указать код системы разворачиваемой базы данных (например, DIRECTUM). Значения полей Служба Workflow и Сервер сеансов оставить без изменений;
· нажать на кнопку Далее > ;
· Шаг 7. Окно «Параметры развертывания системы успешно заданы»:
· ознакомиться со списком изменений, которые будут произведены утилитой развертывания;
ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С СИСТЕМОЙ DIRECTUM ЧЕРЕЗ WEB-ДОСТУПУ (для пользователей СЭД) Оглавление Назначение веб-доступа......................................................................................................................... 3 Поддерживаемые браузеры................................................................................................................... 3 Вход на сайт web-доступа..................................................................................................................... 3 Проводник web-доступа......................................................................................................................... 4 Списки объектов..................................................................................................................................... 5 Структура страниц объектов.............................................................................................................. 6 Предопределенные папки........................................................................................................................ 7 Работа с папками................................................................................................................................... 7 Работа с документами.......................................................................................................................... 8 Работа с задачами и заданиями............................................................................................................ 9 Общие сведения....................................................................................................................................... 9 Порядок выполнения задания...............................................................................................................10 Поиск объектов.....................................................................................................................................10 Порядок выполнения поисков...............................................................................................................10 Выход с сайта web-доступа................................................................................................................11 2 Назначение веб-доступа Сервер веб-доступа позволяет работать с системой DIRECTUM через браузеры и предназначен для организации доступа к системе в следующих случаях: 1. По сети Internet. 2. По локальной сети: с компьютеров, на которых нет возможности установить клиентскую часть системы DIRECTUM, например, компьютер имеет маломощные аппаратные средства или на нем установлена неподходящая операционная система; для пользователей, которым не нужен весь функционал клиентской части системы DRECTUM, например, для пользователей, которые просматривают документы или выполняют задания. Функциональные возможности сервера веб-доступа по сравнению с winинтерфейсом ограничены. Инструкция предназначена для пользователей, ознакомленных с базовыми навыками работы в СЭД (Инструкцией по работе с системой Directum). Поддерживаемые браузеры Работать с системой «Directum» через web-доступ, можно из следующих браузеров: FireFox 3.6 и выше, Internet Explorer 6.0 и выше, Opera 10.0 и выше, Safari 4.05 и выше. В остальных браузерах работоспособность системы не гарантируется. Вход на сайт web-доступа Для того чтобы войти на сайт web-доступа, сделайте следующее: 1. Откройте браузер и перейдите по адресу: directum.isu.ru. Откроется страница входа в систему. 3 2. В полях «Пользователь» и «Пароль» введите соответственно имя и пароль пользователя системы «Directum». 3. Нажмите кнопку Войти. При необходимости изменить пароль входа в систему, перейдите по ссылке «Изменить пароль». В результате откроется проводник web-доступа. Проводник web-доступа Проводник web-доступа имеет следующую структуру: Панель инструментов Информационная секция Дерево папок Область содержимого папки Информационная секция. В информационной секции отображается название системы, название организации и имя текущего пользователя. В правой части находится гиперссылка «Выход» для завершения работы с проводником. 4 Панель инструментов. На панели инструментов находятся кнопки, предназначенные для выполнения основных действий в проводнике. Состав кнопок на панели инструментов фиксирован и не зависит от содержимого других секций проводника. Дерево папок. На верхнем уровне дерева папок находятся четыре предопределенные папки. Эти папки пользователь видит всегда. На других уровнях дерева расположены папки, созданные пользователями системы. Пользователь видит только те папки, на которые у него есть права. Названия папок являются ссылками. При переходе по ссылке содержимое папки отображается в области содержимого папок. Область содержимого папок. В области содержимого папок отображаются ссылки на те объекты, вложенные в текущую папку, на которые у пользователя есть права доступа. Область содержимого папок представляет собой список объектов. Списки объектов Списки объектов в web-доступе имеют следующий вид: Область сортировки Область фильтрации Элемент списка 5 Строка заголовка. В строке заголовка отображаются названия полей. Состав полей зависит от типа объектов, отображаемых в списке. Область фильтрации. В области фильтрации находится поле для ввода значения, по которому следует отфильтровать список. До ввода значения в этом поле отображается подсказка. Слева от поля фильтрации располагается флажок, который используется для массового выделения либо снятия выделения всех элементов. Если установлен фильтр, то выделяются только отфильтрованные элементы. Элементы списка. Каждый элемент списка содержит общую информацию об одном объекте. Структура страниц объектов Страницы папок, документов, задач, заданий и записей справочников имеют следующую структуру: Информационная секция. В информационной секции отображается название системы, название организации и имя текущего пользователя. В правой части находится ссылка «Закрыть» для закрытия страницы объекта. Панель инструментов. На панели находятся кнопки, предназначенные для выполнения основных действий с объектом. Область закладок. Состав закладок зависит от типа страницы. Область содержимого закладки. В области содержимого отображается содержимое активной закладки из области закладок. 6 Предопределенные папки На верхнем уровне в дереве папок находятся четыре предопределенные папки: Входящие – содержит ссылки на задания, адресованные текущему пользователю; Исходящие – содержит ссылки на задачи, инициатором которых является текущий пользователь; Избранное – предназначена для хранения ссылок на документы, нужных текущему пользователю; Общая папка – содержит ссылки на документы, нужные большинству пользователей системы DIRECTUM. Папки «Входящие», «Исходящие» и «Избранное» являются личными папками пользователя. Их структуру и содержимое каждый пользователь изменяет по своему усмотрению. Папка «Общая папка» является общей для всех пользователей. Ее структуру и содержимое, как правило, изменяют один или несколько ответственных пользователей. Работа с папками На сайте web-доступа с папками можно выполнять следующие действия: 1. создавать папки; 2. просматривать и изменять карточки папок; 3. просматривать и изменять содержимое папок. Остальные действия, доступные через desktop-клиент, выполнять нельзя. Например, нельзя просматривать историю работы с папками. 7 Работа с документами На сайте web-доступа с документами можно выполнять следующие действия: 1. Просматривать и изменять карточки документов. Список карточек, доступных через web-доступ, настраивает администратор. 2. Просматривать и изменять тексты документов. 3. Настраивать права доступа к документу. 4. Экспортировать документы в файлы и импортировать из файлов. 5. Создавать версии документа путем импорта в новую версию. 6. Связывать документы. 7. Просматривать историю работы с документами. Все другие действия, доступные через win-интерфейс, выполнять нельзя. Например, нельзя шифровать документы и просматривать зашифрованные документы, нельзя удалять версии и сами документы, нельзя изменять стадию жизненного цикла документа. Желательно не создавать документы через web-доступ. Данная процедура весьма проблематична. 8 Работа с задачами и заданиями На сайте web-доступа с задачами и заданиями можно выполнять следующие действия: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. создавать задачи; выполнять задания; создавать подзадачи; работать с вложениями задач и заданий; прекращать и рестартовать задачи; настраивать права доступа к задачам и заданиям; просматривать состояние задач и заданий; просматривать историю работы с задачами и заданиями. Все другие действия, доступные через win-интерфейс, выполнять нельзя. Например, нельзя возобновлять или удалять задачи, нельзя подписывать задачи и задания ЭЦП. Общие сведения В ходе обработки маршрутов задач исполнителям приходят задания. Ссылки на задания автоматически помещаются в папку «Входящие» исполнителей. Задания могут быть следующих типов: Задание – исполнитель должен выполнить работы, описанные в тексте задачи, и после этого выполнить задание в системе; Уведомление – исполнитель может просто принять к сведению информацию, изложенную в тексте задачи, и не выполнять в системе никаких действий. 9 После того как все исполнители выполнят задания, инициатору приходит задание-контроль. Ссылка на задание-контроль автоматически помещается в папку «Входящие» инициатора задачи. Порядок выполнения задания Для того чтобы выполнить задание, сделайте следующее: 1. Откройте страницу задания. 2. Отразите в тексте задания информацию о выполненных работах. 3. На панели инструментов нажмите на кнопку (Выполнить). В результате задание перейдет в состояние «Выполнено». Поиск объектов Для доступа к объектам системы, которые не вложены ни в одну папку или заранее неизвестно, в какую папку вложены объекты, предназначены поиски. На сайте стандартного web-доступа можно использовать стандартные поиски документов, задач, заданий и общий поиск. Общий поиск позволяет одновременно искать документы, задачи, задания и папки по одним и тем же критериям. Порядок выполнения поисков Для того чтобы выполнить поиск документов, заданий или задач, сделайте следующее: 1. В проводнике веб-доступа, на панели инструментов нажмите на одну из следующих кнопок: для поиска документов; для поиска задач; для поиска заданий. В области дерева папок откроется форма для задания критериев. Состав критериев зависит от типа поиска. Например, форма для задания критериев поиска документов выглядит так: 2. Заполните критерии. 10 3. Нажмите на кнопку. В результате в области содержимого папок откроется список объектов, удовлетворяющих введенным условиям. В списке будут только те объекты, на которые у текущего пользователя есть права. Выход с сайта web-доступа Для того чтобы выйти с сайта web-доступа, закройте проводник web-доступа. Для этого перейдите по ссылке «Выход», расположенной в информационной секции проводника. В результате текущий сеанс работы завершится и откроется страница входа в систему. Страницу входа можно просто закрыть в браузере. 11
